Résumé

Trouvez des réponses aux principales questions sur l'utilisation d'une connexion directe pour importer vos données dans MindBridge pour des analyses.

L'autorisation expire-t-elle ? Combien de temps aurai-je accès aux données PGI de mon client ?

Si vous vous connectez vous-même, vous aurez accès au PGI de votre client pendant 7 jours.

Lors de l'invitation d'un client à se connecter, vous pouvez demander que l'accès soit accordé pour une durée de 1 à 180 jours. Après la durée déterminée, vous devez réautoriser la connexion pour prolonger votre accès.

Quels types de données peuvent être extraits du PGI de mon client ?

Selon le PGI utilisé, le tableau ci-dessous montre les PGIs actuellement pris en charge par MindBridge, ainsi que les données associées qui peuvent être extraites dans MindBridge via une connexion directe.

journalreport

ledgerdetails

journals

balancesheetdetailreport

openclosingbalances

trialbalancereport

openclosingbalances

trialbalancereport

account

ledgerAccounts

accounts

TransactionListByVendor

apDetails

agedpayabledetailreport

agedpayabledetailreport

Vendor

vendors

TransactionListByCustomer

arDetails

agedreceivabledetailreport

arAging

agedreceivabledetailreport

arAging

Customer

 customers

À quelle fréquence les données sont-elles extraites dans MindBridge ?

Les données ne peuvent être extraites dans MindBridge que sur instruction d'un utilisateur. Complétez ce processus en sélectionnant Synchroniser sur les données PGI dans la connexion directe.

MindBridge ne poussera jamais de données dans votre PGI.

Comment puis-je accéder aux logiciels PGI de mon client ?

Les identifiants du système final sont nécessaires pour accéder au PGI. Il existe deux façons différentes de le faire :

• En tant qu'auditeur, vous devez avoir accès en tant que "comptable". Votre client doit créer un compte utilisateur "comptable" pour que vous puissiez vous connecter.
• Lorsque vous êtes sur place avec votre client, vous pouvez les guider à travers le flux de travail et leur faire entrer leurs identifiants comme autorisation.
  
  

Mon client peut-il empêcher ou révoquer l'accès à tout moment ? En quoi consiste ce processus ?

Votre client peut empêcher ou révoquer l'accès au PGI à tout moment. Le PGI de votre client aura une section pour gérer et désactiver les connexions ou les applications. Pour désactiver l'accès, votre client doit sélectionner Déconnecter à côté de l'application MindBridge.

Comment puis-je redémarrer des importations de fichiers uniques ou multiples sans impacter d'autres importations de fichiers ?

Si vous devez resynchroniser un ou plusieurs fichiers, voici les étapes à suivre :

1. La connexion au PGI doit être active.
2. Sélectionnez Configurer la source de données sur l'analyse cible.
3. Sélectionnez le(s) fichier(s) que vous souhaitez réimporter.
4. Sélectionnez Synchroniser.
   
   

Que faire si mon client n'a pas un ensemble de données complet disponible ?

Pour que les données soient extraites, elles doivent d'abord être accessibles par un point de terminaison (par exemple, dans QuickBooks, nous utilisons le point de terminaison "journal" pour extraire les données de détail du grand livre général). Les points de terminaison configurés garantissent que nous extrayons uniquement les données appropriées pour chaque fichier requis et non des données supplémentaires inutilisées. Le système se comportera normalement après l'extraction des données. Si les données n'existent pas dans le système source ou ne sont pas accessibles via le point de terminaison, aucun enregistrement ne sera extrait.

Par exemple, si vous configurez le système pour extraire des données du 1er janvier 2022 au 31 décembre 2022, et que les données de mai 2022 n'existent pas dans le système source ou ne sont pas accessibles via le point de terminaison, aucun enregistrement ne sera extrait pour le mois de mai. Tous les autres mois avec des données seront extraits normalement, à condition qu'ils soient présents et accessibles.

Puis-je extraire des écritures de redressement en utilisant la connexion directe ?

Oui, vous pouvez extraire des écritures de redressement. Si des écritures de redressement ont été postées en tant qu'écritures de journal dans des périodes précédentes, elles sont traitées comme une écriture de journal régulière avec le type approprié, écritures de redressement, et seront extraites.

Les écritures de redressement dans la période actuelle sont fournies par l'auditeur pour clôturer la mission. Lorsque les utilisateurs postent ces écritures en tant que journaux, elles seront accessibles pour de futures extractions de données.

Comment utiliser la fonctionnalité de connexion directe lorsque j'ai plusieurs entités ou audits consolidés ?

Cela dépend de la façon dont les entités sont configurées dans leurs systèmes de comptabilité. Il existe deux cas d'utilisation différents :

• Si chaque filiale est configurée comme sa propre organisation dans QB, chaque organisation devra être autorisée et les données devront être exécutées dans des analyses distinctes
• Si les états financiers sont consolidés, les fichiers extraits sont laissés à l'étape de mapper les colonnes de l'assistant d'importation afin que des filtres catégoriels puissent encore être appliqués à la source de données.
  
  

Puis-je extraire des données de colonne supplémentaires de l'ERP de mon client (par exemple, des colonnes de référence supplémentaires, des codes de département, des codes d'état, etc.) ?

Toutes les données de colonne disponibles sont automatiquement extraites de l'ERP de votre client. Vous avez ensuite la possibilité de mapper et/ou de manipuler sélectivement les données de colonne disponibles pour répondre à vos exigences d'analyse. Si un champ n'existe pas dans les données ciblées de l'ERP de votre client, MindBridge ne pourra pas extraire les informations manquantes.

Comment inclure les parties liées dans le module CC/CF ?

Si les parties liées ne sont pas présentes dans les données sources de l'ERP, vous pouvez suivre ces étapes pour inclure les parties liées dans votre analyse des CC/CF :

1. Importez le fichier fournisseur/client en utilisant la connexion directe.
2. Exportez ce rapport depuis MindBridge.
3. Insérez les informations des parties liées dans une colonne supplémentaire.
4. Réimportez manuellement le fichier mis à jour depuis votre disque local en utilisant le glisser-déposer ou en le recherchant sur votre ordinateur.
   
   

Mon client peut-il voir quelles données j'ai extraites de la connexion directe ? Quel est le journal d'audit ?

Dans le système ERP, il n'y a aucune indication lorsque des fichiers sont spécifiquement extraits dans MindBridge une fois l'autorisation accordée. Les importations de données sont horodatées quelle que soit la source (c'est-à-dire, connexion directe ou disque local).

Existe-t-il un moyen de modifier ma cartographie des colonnes ou la sélection des codes de transaction après avoir importé mes données ?

Pour apporter des écritures de redressement à vos paramètres d'importation de données, vous devrez redémarrer/ré-synchroniser l'importation du fichier respectif. Pour compléter ce processus en utilisant la fonctionnalité de connexion directe, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez Configurer la source de données à côté de l'analyse contenant l'importation de fichier respectif que vous souhaitez redémarrer ou mettre à jour.
2. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez ré-synchroniser dans la liste des options de fichiers de données ERP.
3. Sélectionnez Synchroniser.

Pour compléter ce processus manuellement, sélectionnez Actions > Remplacer à côté de l'importation de fichier respectif et procédez à re-télécharger votre fichier de données depuis l'étape initiale du processus d'importation.

Quelles sont les limitations de l'utilisation de cette fonctionnalité pour différentes autorisations d'accès MindBridge ?

Une fois que vous avez accès à une mission en tant qu'auditeur ou gestionnaire, vous aurez la possibilité de commencer les workflows d'autorisation et de synchronisation des données. Tous les utilisateurs supplémentaires ayant accès à la mission pourront compléter les mêmes workflows.

Les données chargées dans MindBridge sont-elles automatiquement mises à jour avec les modifications apportées dans l'ERP de mon client ?

Toutes les modifications appliquées aux données dans le logiciel ERP de votre client ne seront pas automatiquement mises à jour dans MindBridge avec la connexion directe. Vous devez ré-synchroniser vos données importées pour appliquer les mises à jour récentes apportées aux données dans le logiciel ERP de votre client.

Les données de mon client restent-elles dans MindBridge après avoir été supprimées de notre ERP ?

Une fois les données chargées dans MindBridge en utilisant la connexion directe, ces données restent importées en tant que fichier téléchargeable .csv. Vous pouvez supprimer individuellement les fichiers de données chargés, ou vous pouvez supprimer toutes les importations de données au niveau de l'analyse, de la mission ou de l'organisation en fonction de vos autorisations d'accès.

Comment extraire plusieurs années de données à la fois en utilisant la connexion directe ?

Avant d'importer depuis votre source de données, assurez-vous d'ajouter toutes les périodes supplémentaires à votre configuration d'analyse.

Le nombre de périodes précédentes ajoutées déterminera combien de périodes de données deviennent disponibles à extraire de votre logiciel ERP. Pour extraire les données des périodes précédentes, sélectionnez tous les fichiers que vous souhaitez extraire pour chaque période.

Que se passe-t-il si mon client est passé à un autre logiciel ERP ? Puis-je charger les données des années précédentes en utilisant ERP A (ERP précédent) et les données de l'année en cours en utilisant ERP B (version la plus récente) ?

Vous ne pouvez vous connecter qu'à 1 source de données par analyse lors de l'utilisation de la connexion directe. Pour importer les données des périodes précédentes à partir de différents logiciels ERP, veuillez compléter le workflow suivant :

1. Créez plusieurs analyses au sein de votre mission en fonction du nombre de logiciels ERP à partir desquels vous avez besoin de données.
2. Connectez chaque analyse à leur logiciel ERP respectif.
3. Complétez le processus d'extraction automatisée de chaque logiciel ERP pour chaque période de données.
4. Téléchargez chaque fichier de données des périodes précédentes une fois importé depuis leur source de données respective.
5. Ajoutez les périodes précédentes à votre analyse de l'année en cours, puis procédez à l'importation manuelle de chaque fichier téléchargé dans chaque période respective.
   
   

La connexion directe fonctionne-t-elle de la même manière pour les bibliothèques personnalisées que pour les bibliothèques par défaut de MindBridge ?

Pour les bibliothèques personnalisées

Vous avez la possibilité d'importer un plan comptable depuis votre logiciel ERP s'il contient des données qui lient les codes du grand livre général aux regroupements des comptes appliqués à votre mission. Si ces données ne sont pas disponibles dans votre logiciel ERP, vous devrez compléter le processus de mises en correspondance des comptes séparément en utilisant la méthode d'importation manuelle.

Pour les bibliothèques par défaut de MindBridge

Vous devrez compléter le processus de mises en correspondance des comptes pour vos codes de comptes du grand livre général manuellement en raison de l'absence de codes MAC dans votre logiciel ERP.

Y a-t-il un paragraphe que je peux copier et coller à mon client pour qu'il comprenne la sécurité derrière le transfert de données en utilisant une connexion directe ?

Voici un aperçu de la manière dont le workflow de connexion directe dans MindBridge maintient la conformité SOC2 Type 2 et RGPD.

• Un utilisateur de MindBridge initie le workflow d'autorisation de la connexion directe
• L'autorisation est accordée pour la connexion directe et le jeton d'autorisation est stocké en fonction de la durée approuvée
• Avec la connexion autorisée, vous pouvez configurer et initier une synchronisation des données avec MindBridge
• Les données sources circulent dans MindBridge et sont formatées en un document .csv
  
  

Tous les fichiers de mon analyse doivent-ils être importés en utilisant la connexion directe ? Puis-je importer certains fichiers manuellement ?

Pour chaque fichier d'analyse, vous avez la possibilité d'importer manuellement depuis votre disque local, ou automatiquement via la connexion directe. pour compléter votre analyse. Lors de l'utilisation de la connexion directe, vous pouvez être sélectif sur les fichiers exacts que vous souhaitez extraire en utilisant les cases à cocher ci-dessous.

La connexion directe se déconnecte-t-elle lorsque je me déconnecte de MindBridge ? Mes données continueront-elles à être importées si je pars ?

Le processus d'importation est alimenté par nos serveurs basés sur le cloud, vous pouvez donc vous déconnecter de MindBridge sans annuler une importation de données.

Pourquoi l'indicateur "ERP Connecté" a-t-il disparu à côté d'un fichier que j'avais précédemment importé en utilisant la connexion directe ? Ces données ne sont-elles plus valides ?

L'indicateur "ERP Connecté" n'apparaîtra que à côté des fichiers qui ont été mis à jour (ré-synchronisés) le plus récemment en utilisant la connexion directe. Appliquer une mise à jour/ré-synchronisation partielle à certains fichiers dans votre analyse n'affectera pas l'intégrité des autres fichiers importés.

Comment redémarrer une seule importation de fichier ? Si je ré-synchronise/réimporte seulement un de mes fichiers importés, cela annulera-t-il les progrès que j'ai réalisés sur mes autres importations de fichiers ?

Pour redémarrer ou ré-synchroniser un téléchargement de fichier, veuillez compléter les étapes suivantes :

1. Sélectionnez Configurer la source de données à côté de l'analyse contenant l'importation de fichier respectif que vous souhaitez redémarrer ou mettre à jour.
2. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez ré-synchroniser dans la liste des options de fichiers de données ERP.
3. Sélectionnez Synchroniser.

Vous observerez le processus d'importation redémarrer pour les fichiers spécifiques que vous avez sélectionnés, tandis que les autres fichiers importés resteront inchangés.

Les données de mon client nécessitent-elles un formatage supplémentaire une fois extraites du logiciel ERP ?

La connexion directe importe efficacement les données du logiciel ERP sans nécessiter de formatage supplémentaire des données. La connexion directe ingère automatiquement toutes les données de colonne disponibles dans votre logiciel ERP pour chaque type de source de fichier. Une fois les données ERP extraites, le processus d'ingestion restant permet aux utilisateurs de mapper et de manipuler les données de colonne disponibles, d'appliquer des codes de transaction personnalisés et de spécifier les paramètres préliminaires des points de contrôle.

Mes coéquipiers peuvent-ils télécharger les fichiers de données que j'ai extraits dans MindBridge s'ils n'ont pas eux-mêmes l'autorisation ?

La connexion directe extrait les données sous forme de fichiers .csv. Ces fichiers sont disponibles au téléchargement depuis la mission par toute personne ayant accès à la mission une fois le processus de téléchargement initial terminé.

Dois-je demander une autorisation pour l'ERP du client pour chaque nouvelle mission ?

Oui, vous devrez demander une autorisation pour chaque nouvelle mission. Mais si vous souhaitez télécharger quatre années de données, vous n'aurez peut-être pas besoin de créer quatre missions. Vous pouvez simplement créer une mission et ajouter les données des périodes précédentes dans la même analyse.

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