Résumé
Trouvez les réponses aux principales questions concernant l’utilisation d’un connecteur direct pour importer vos données dans MindBridge aux fins d’analyse.
L’autorisation expire-t-elle? Pendant combien de temps aurai-je accès aux données ERP de mon client?
Si vous vous connectez vous-même, vous aurez accès au système ERP de votre client pendant 7 jours.
Lorsque vous invitez un client à se connecter, vous pouvez demander que l’accès soit accordé pour une période de 1 à 180 jours. Une fois cette période écoulée, vous devez réautoriser la connexion pour prolonger votre accès.
Quels types de données peuvent être extraits du système ERP de mon client?
Selon le système ERP utilisé, le tableau ci-dessous présente les systèmes ERP actuellement pris en charge par MindBridge, ainsi que les données correspondantes qui peuvent être importées dans MindBridge au moyen du connecteur direct.
| Fichier de données | Quickbooks | Sage Intacct | Xero |
| Analyse du grand livre | |||
| Grand livre | |
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| Solde d’ouverture | |
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✗ |
| Solde de clôture | |
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| Plan comptable | |
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À quelle fréquence les données sont-elles importées dans MindBridge?
Les données peuvent être importées dans MindBridge uniquement lorsqu’un utilisateur le demande. Pour ce faire, sélectionnez Synchroniser sur les données ERP dans le connecteur direct.
MindBridge n’enverra jamais de données à votre système ERP.
Comment puis-je accéder au logiciel ERP de mon client?
Les identifiants du système source sont requis pour accéder au système ERP. Il existe deux façons différentes de procéder :
- En tant qu’auditeur, vous devez avoir un accès en tant que « teneur de livres ou comptable ». Votre client doit créer un compte utilisateur « teneur de livres ou comptable » pour que vous puissiez vous connecter.
- Lorsque vous êtes sur place avec votre client, vous pouvez le guider dans le processus et lui demander de saisir ses identifiants aux fins d’autorisation.
Mon client peut-il empêcher ou révoquer l’accès à tout moment? En quoi consiste ce processus?
Votre client peut empêcher ou révoquer l’accès au système ERP à tout moment. Le système ERP de votre client comportera une section permettant de gérer et de désactiver les connexions ou les applications. Pour désactiver l’accès, votre client doit sélectionner Déconnecter à côté de l’application MindBridge.
Comment puis-je redémarrer l’importation d’un ou de plusieurs fichiers sans affecter les autres importations?
Si vous devez resynchroniser un ou plusieurs fichiers, suivez les étapes ci-dessous :
- La connexion au système ERP doit être active.
- Sélectionnez Configurer la source de données dans l’analyse cible.
- Sélectionnez le ou les fichiers que vous souhaitez importer de nouveau.
- Sélectionnez Synchroniser.
Que se passe-t-il si mon client ne dispose pas d’un ensemble complet de données?
Pour pouvoir être importées, les données doivent d’abord être accessibles par un point de terminaison (p. ex., dans QuickBooks, nous utilisons le point de terminaison « journal » pour importer les données détaillées du grand livre). Les points de terminaison configurés garantissent que nous importons uniquement les données appropriées pour chaque fichier requis et aucune donnée supplémentaire ou inutilisée. Le système fonctionnera normalement une fois l’importation des données terminée. Si les données n’existent pas dans le système source ou ne sont pas accessibles par l’intermédiaire du point de terminaison, aucun enregistrement ne sera importé.
Par exemple, si vous configurez le système pour importer les données du 1er janvier 2022 au 31 décembre 2022 et que les données de mai 2022 n’existent pas dans le système source ou ne sont pas accessibles par l’intermédiaire du point de terminaison, aucun enregistrement ne sera importé pour le mois de mai. Tous les autres mois pour lesquels des données sont disponibles seront importés normalement, pourvu que ces données soient présentes et accessibles.
Puis-je importer des écritures de régularisation au moyen du connecteur direct?
Oui, vous pouvez importer des écritures de journal de régularisation. Si des écritures de journal de régularisation ont été comptabilisées comme des écritures de journal dans des périodes antérieures, elles sont traitées comme des écritures de journal normales avec le type approprié, soit « écritures de régularisation », et seront importées.
Les écritures de journal de régularisation de la période en cours sont fournies par l’auditeur pour finaliser la mission. Lorsque les utilisateurs comptabilisent ces écritures comme des journaux, elles sont accessibles pour les importations de données futures.
Comment utiliser la fonctionnalité de connecteur direct lorsque j’ai plusieurs entités ou que je réalise des audits consolidés?
Cela dépend de la façon dont les entités sont configurées dans leurs systèmes de tenue de livres. Il existe deux cas d’utilisation différents :
- Si chaque filiale est configurée comme sa propre organisation dans QB, chaque organisation devra être autorisée et les données devront être traitées dans des analyses distinctes.
- Si les états financiers sont consolidés, les fichiers importés sont laissés à l’étape de mappage des colonnes de l’assistant d’importation afin que des filtres catégoriels puissent encore être appliqués à la source de données.
Puis-je importer des données de colonnes supplémentaires du système ERP de mon client (par exemple, des colonnes de référence supplémentaires, des codes de service, des codes d’État, etc.)?
Toutes les données de colonnes disponibles sont automatiquement importées du système ERP de votre client. Vous avez ensuite la possibilité de mapper et/ou de manipuler sélectivement les données de colonnes disponibles afin de répondre aux exigences de votre analyse. Si un champ n’existe pas dans les données ciblées du système ERP de votre client, MindBridge ne pourra pas extraire les informations manquantes.
Comment inclure les parties liées dans le module CC/CF?
Si les parties liées ne sont pas présentes dans les données sources du système ERP, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour les inclure dans votre analyse des comptes clients et des comptes fournisseurs :
- Importez le fichier des fournisseurs/clients au moyen du connecteur direct.
- Exportez ce rapport depuis MindBridge.
- Insérez les renseignements sur les parties liées dans une colonne supplémentaire.
- Réimportez manuellement le fichier mis à jour depuis votre lecteur local par glisser-déposer ou en le recherchant sur votre ordinateur.
Mon client peut-il voir quelles données j’ai importées au moyen du connecteur direct? Quelle est la piste d’audit?
Dans le système ERP, rien n’indique précisément quand les fichiers sont importés dans MindBridge une fois l’autorisation accordée. Les importations de données sont horodatées, quelle que soit leur source (c.-à-d. connecteur direct ou lecteur local).
Est-il possible de modifier le mappage de mes colonnes ou la sélection de l’identifiant de transaction après avoir importé mes données?
Pour modifier les paramètres d’importation de vos données, vous devrez redémarrer ou resynchroniser l’importation du fichier concerné. Pour effectuer cette opération au moyen de la fonctionnalité de connecteur direct, suivez les étapes ci-dessous :
- Sélectionnez Configurer la source de données à côté de l’analyse contenant l’importation du fichier concerné que vous souhaitez redémarrer ou mettre à jour.
- Sélectionnez dans la liste des fichiers de données ERP le fichier que vous souhaitez resynchroniser.
- Sélectionnez Synchroniser.
Pour effectuer cette opération manuellement, sélectionnez Actions > Remplacer à côté de l’importation du fichier concerné, puis recommencez le téléversement de votre fichier de données depuis la première étape du processus d’importation.
Quelles sont les limites de l’utilisation de cette fonctionnalité selon les autorisations d’accès à MindBridge?
Une fois que vous avez accès à une mission en tant qu’auditeur ou gestionnaire, vous pouvez commencer les processus d’autorisation et de synchronisation des données. Tout autre utilisateur ayant accès à la mission pourra effectuer les mêmes processus.
Les données chargées dans MindBridge sont-elles automatiquement mises à jour lorsque des modifications sont apportées au système ERP de mon client?
Les modifications apportées aux données dans le logiciel ERP de votre client ne seront pas automatiquement mises à jour dans MindBridge au moyen du connecteur direct. Vous devez resynchroniser vos données importées pour appliquer les dernières mises à jour apportées aux données dans le logiciel ERP de votre client.
Les données de mon client restent-elles dans MindBridge après avoir été supprimées de notre système ERP?
Une fois les données chargées dans MindBridge au moyen du connecteur direct, elles restent importées sous forme de fichier .csv téléchargeable. Vous pouvez supprimer individuellement les fichiers de données chargés ou supprimer des importations de données entières au niveau de l’analyse, de la mission ou de l’organisation, selon vos autorisations d’accès.
Comment importer plusieurs années de données à la fois au moyen du connecteur direct?
Avant d’importer des données depuis votre source de données, assurez-vous d’ajouter toutes les périodes supplémentaires à la configuration de votre analyse.
Le nombre de périodes antérieures ajoutées déterminera le nombre de périodes de données pouvant être extraites de votre logiciel ERP. Pour extraire les données des périodes antérieures, sélectionnez tous les fichiers que vous souhaitez importer pour chaque période.
Que se passe-t-il si mon client passe à un autre logiciel ERP? Puis-je charger les données des années antérieures au moyen de l’ERP A (ancien ERP) et les données de l’année en cours au moyen de l’ERP B (version la plus récente)?
Vous ne pouvez vous connecter qu’à 1 source de données par analyse lorsque vous utilisez le connecteur direct. Pour importer des données de périodes antérieures provenant de différents logiciels ERP, veuillez suivre le processus ci-dessous :
- Créez plusieurs analyses dans votre mission, selon le nombre de logiciels ERP dont vous devez extraire les données.
- Connectez chaque analyse au logiciel ERP correspondant.
- Effectuez le processus d’extraction automatisé à partir de chaque logiciel ERP pour chaque période de données.
- Téléchargez chaque fichier de données d’une période antérieure une fois qu’il a été importé depuis sa source de données respective.
- Ajoutez les périodes antérieures à votre analyse de l’année en cours, puis importez manuellement chaque fichier téléchargé dans la période correspondante.
Le connecteur direct fonctionne-t-il de la même façon pour les bibliothèques personnalisées et les bibliothèques par défaut de MindBridge?
Pour les bibliothèques personnalisées
Vous pouvez importer un plan comptable à partir de votre logiciel ERP s’il contient des données qui relient les codes du grand livre aux regroupements de comptes appliqués à votre mission. Si ces données ne sont pas disponibles dans votre logiciel ERP, vous devrez effectuer séparément le mappage des comptes au moyen de la méthode d’importation manuelle.
Pour les bibliothèques par défaut de MindBridge
Vous devrez effectuer manuellement le mappage des comptes pour les codes de comptes du grand livre, car les codes MAC ne sont pas disponibles dans votre logiciel ERP.
Existe-t-il un paragraphe que je peux copier-coller à mon client pour lui expliquer la sécurité du transfert de données au moyen d’un connecteur direct?
Voici un aperçu de la façon dont le processus du connecteur direct dans MindBridge assure la conformité à SOC2 Type 2 et au RGPD.
- Un utilisateur de MindBridge lance le processus d’autorisation du connecteur direct.
- L’autorisation du connecteur direct est accordée et le jeton d’autorisation est enregistré selon la période approuvée.
- Grâce à la connexion autorisée, vous pouvez configurer et lancer une synchronisation des données avec MindBridge.
- Les données sources sont transférées dans MindBridge et formatées dans un document .csv.
Tous les fichiers de mon analyse doivent-ils être importés au moyen du connecteur direct? Puis-je importer certains fichiers manuellement?
Pour chaque fichier d’analyse, vous pouvez effectuer l’importation manuellement depuis votre lecteur local ou automatiquement au moyen du connecteur direct pour terminer votre analyse. Lorsque vous utilisez le connecteur direct, vous pouvez sélectionner précisément les fichiers que vous souhaitez extraire au moyen des cases à cocher ci-dessous.
Le connecteur direct se déconnecte-t-il lorsque je me déconnecte de MindBridge? Mes données continueront-elles de s’importer si je quitte?
Le processus d’importation est exécuté par nos serveurs infonuagiques. Vous pouvez donc vous déconnecter de MindBridge sans annuler une importation de données.
Pourquoi l’indicateur « ERP connecté » a-t-il disparu à côté d’un fichier que j’avais précédemment importé au moyen du connecteur direct? Ces données ne sont-elles plus valides?
L’indicateur « ERP connecté » apparaît uniquement à côté des fichiers qui ont été mis à jour (resynchronisés) le plus récemment au moyen du connecteur direct. L’application d’une mise à jour ou d’une resynchronisation partielle à certains fichiers de votre analyse n’a aucune incidence sur l’intégrité des autres fichiers importés.
Comment redémarrer l’importation d’un seul fichier? Si je resynchronise ou réimporte un seul de mes fichiers importés, cela annulera-t-il les progrès réalisés pour mes autres importations de fichiers?
Pour redémarrer ou resynchroniser le téléversement d’un fichier, suivez les étapes ci-dessous :
- Sélectionnez Configurer la source de données à côté de l’analyse contenant l’importation du fichier concerné que vous souhaitez redémarrer ou mettre à jour.
- Sélectionnez dans la liste des fichiers de données ERP le fichier que vous souhaitez resynchroniser.
- Sélectionnez Synchroniser.
Vous verrez le processus d’importation redémarrer pour les fichiers sélectionnés, tandis que les autres fichiers importés resteront inchangés.
Les données de mon client nécessitent-elles un formatage supplémentaire une fois extraites du logiciel ERP?
Le connecteur direct importe efficacement les données du logiciel ERP sans nécessiter de formatage supplémentaire. Il ingère automatiquement toutes les données de colonnes disponibles dans votre logiciel ERP pour chaque type de source de fichier. Une fois les données ERP extraites, le reste du processus d’ingestion permet aux utilisateurs de mapper et de manipuler les données de colonnes disponibles, d’appliquer des identifiants de transaction personnalisés et de préciser les paramètres préliminaires des points de contrôle.
Les membres de mon équipe peuvent-ils télécharger les fichiers de données que j’ai importés dans MindBridge s’ils ne disposent pas eux-mêmes d’une autorisation?
Le connecteur direct extrait les données sous forme de fichiers .csv. Une fois le processus initial de téléversement terminé, ces fichiers peuvent être téléchargés depuis la mission par toute personne ayant accès à celle-ci.
Dois-je demander l’autorisation d’accéder au système ERP du client pour chaque nouvelle mission?
Oui, vous devrez demander une autorisation pour chaque nouvelle mission. Toutefois, si vous souhaitez téléverser quatre années de données, vous n’aurez peut-être pas besoin de créer quatre missions. Vous pouvez simplement créer une mission et ajouter les données des périodes antérieures dans la même analyse.
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