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Vérifier les comptes : Regroupements des comptes et mises en correspondance des comptes dans les missions (MAC v.1)

  • Mise à jour

Résumé

MindBridge a un processus en 3 étapes pour vérifier vos comptes :

  1. Regroupement des comptes (au niveau de la mission)
  2. Mises en correspondance des comptes
  3. Revue

Ce processus permet de gagner du temps en vous permettant de visualiser les soldes de compte et la hiérarchie avant de lancer une analyse, afin que vous puissiez mieux évaluer l'exactitude des regroupements des comptes et des mises en correspondance des comptes.

Apprenez comment vérifier les comptes dans votre mission avant de lancer une analyse dans MindBridge.

Remarque : Vous devez avoir importé des données avec succès dans une analyse pour pouvoir procéder à la vérification des comptes.

Aller à la page des données

  1. Sélectionnez le logo dans la barre latérale de MindBridge. 
    Vous serez dirigé vers la page des organisations.
  2. Sélectionnez Voir en ligne avec l'organisation souhaitée, ou cliquez n'importe où dans la rangée de l'organisation. 
    Vous serez dirigé vers la page des missions.
  3. Sélectionnez Voir en ligne avec la mission souhaitée, ou cliquez n'importe où dans la rangée de la mission. 
    Vous serez dirigé vers la page des données pour cette mission particulière.

Astuce : Si vous êtes déjà dans une analyse, utilisez la barre latérale ( Sidebar open-close icon ) pour aller à la page Données ( Data page icon ).

Flux de travail de vérification des comptes

Étape 1 : Ajuster et vérifier le regroupement des comptes au niveau de la mission

Le regroupement des comptes est généralement effectué par les administrateurs de l’application avant de configurer une bibliothèque, mais maintenant vous pouvez voir et re-étiqueter les regroupements des comptes au niveau de la mission. Cela vous permettra de mieux aligner MindBridge avec les états financiers de votre client, sans avoir besoin d'attendre de l'aide.

Ces regroupements des comptes mis à jour peuvent également être reportés dans de nouvelles missions.

Remarque : Les regroupements des comptes peuvent être renommés au niveau de la mission. Ces changements d'étiquettes seront reflétés dans toutes les analyses au sein de la mission à des fins de présentation. MindBridge ne réinterprétera pas les comptes en fonction des changements d'étiquettes, et ne modifiera pas la nature des comptes (c'est-à-dire, types de comptes, niveaux de regroupement, ou codes MAC associés) au niveau de la bibliothèque. Si vous souhaitez apporter des modifications matérielles aux mises en correspondance des comptes ou aux regroupements des comptes hérités, demandez conseil à votre GSC ou à un administrateur de l’application.
  1. Sélectionnez Vérifier les comptes en ligne avec le nom de l'analyse.
    Vous serez dirigé vers l'étape de regroupement des comptes.
  2. Entrez un terme de recherche ( Search icon ) ou utilisez le menu Balises de compte pour filtrer des comptes spécifiques.
    Sélectionnez Réinitialiser le filtre pour supprimer tous les filtres appliqués, y compris les termes recherchés.
  3. Utilisez le menu Affichage pour faire pivoter l'agencement de la table :
    • Liste : Affichez les comptes dans une structure plate.
    • Hiérarchie : Affichez la structure de regroupement des comptes créée au niveau des administrateurs.
      • En mode Hiérarchie, utilisez l'icône chevron ( Expand chevron ) à gauche de chaque compte pour développer les niveaux individuellement, ou ouvrez le menu Actions et sélectionnez Développer tous les regroupements ou Réduire tous les regroupements pour développer et réduire en masse.
  4. Ouvrez le menu d'actions supplémentaires ( More actions menu ) en ligne avec la structure des comptes que vous souhaitez renommer.
  5. Sélectionnez Renommer.
    Une fenêtre pop-up apparaîtra.
  6. Entrez les nouveaux noms de comptes appropriés pour les comptes souhaités.
    Sélectionnez Revert icon Par défaut à côté d'un nom de compte pour revenir au nom de compte original.
    Sélectionnez Réinitialiser tout par défaut pour revenir à tous les noms de comptes originaux dans la fenêtre.
  7. Lorsque vous êtes satisfait, Enregistrer vos modifications.
    Les comptes qui ont été mis à jour seront marqués comme Modifié dans la colonne Statut.
  8. Sélectionnez Suivant pour passer à l'étape 2 (Mises en correspondance des comptes), ou sélectionnez Passer à la revue pour aller directement à l'étape 3 (Revue).

GIF_showing_the_Account_Grouping_step_of_the_Verify_Accounts_workflow

À tout moment, vous pouvez sélectionner Annuler pour revenir à la page des données. 

Exporter les regroupements des comptes

  1. Ouvrez le menu Actions près du haut de la page.
  2. Sélectionnez Exporter.
  3. Sélectionnez la version du regroupement des comptes que vous souhaitez exporter :
    • Regroupement des comptes actuel : Le regroupement des comptes tel qu'il apparaît au niveau de la mission.
    • Regroupement des comptes par défaut : Le regroupement des comptes créé au niveau des administrateurs.
  4. Exporter votre sélection.

Réinitialiser tous les regroupements des comptes au niveau de la mission aux paramètres par défaut

  1. Ouvrez le menu Actions près du haut de la page.
  2. Sélectionnez Réinitialiser aux regroupements par défaut.
    Une fenêtre pop-up apparaîtra pour vous informer que la réinitialisation aux regroupements par défaut annulera toutes les modifications apportées au niveau de la mission.
  3. Pour procéder à la réinitialisation aux paramètres par défaut, sélectionnez Réinitialiser.
    Pour conserver vos modifications et revenir à l'écran de regroupement des comptes, sélectionnez Annuler.

Étape 2 : Ajuster et vérifier les mises en correspondance des comptes

MindBridge mappe automatiquement les comptes importés aux codes de classification des comptes MindBridge (MAC). Avant de lancer une analyse, il est important de vérifier les mises en correspondance des comptes et d'apporter des ajustements si nécessaire. Pour l'intégrité de l'analyse, chaque compte doit être mappé au code MAC correct.

Astuce : Vous pouvez gérer les mises en correspondance des comptes dans MindBridge en suivant les étapes ci-dessous, ou, vous pouvez importer un plan comptable ou mapper les comptes manuellement dans Excel.
  1. Entrez un terme de recherche ( Search_icon.svg ) ou utilisez le menu Balises de compte , le menu Statut , ou le menu Utilisation pour filtrer des comptes spécifiques.
    Sélectionnez Réinitialiser le filtre pour supprimer tous les filtres appliqués, y compris les termes recherchés.
  2. Si un remappage est nécessaire, utilisez le menu Type de compte dans le tableau pour changer la mise en correspondance d'un compte, ou ouvrez le menu Actions et sélectionnez Importer une liste de comptes pour importer une liste de comptes ou un plan comptable mis à jour.
  3. Utilisez le menu Balises de compte dans le tableau pour ajouter et supprimer des balises de compte.
    • Ajouter des balises : Sélectionnez une balise de compte dans le menu ou utilisez votre clavier pour entrer une nouvelle balise de compte.
    • Supprimer des balises : Sélectionnez l'icône X ( Close icon ) en ligne avec la balise de compte que vous souhaitez supprimer.
  4. Pour mettre à jour plusieurs comptes à la fois, cochez les cases à côté des comptes que vous souhaitez modifier, puis ouvrez le menu Actions dans la barre qui apparaît et sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Modifier le type de compte : Vous permet de remapper les comptes sélectionnés au code MAC de votre choix. 
    • Ajouter des balises de compte : Vous permet de sélectionner des balises de compte supplémentaires à ajouter aux comptes sélectionnés.
    • Supprimer des balises de compte : Vous permet de supprimer des balises de compte des comptes sélectionnés.
  5. Les comptes que vous avez mis à jour seront étiquetés avec Manuel dans la colonne Statut, indiquant qu'ils ont été mappés manuellement, plutôt qu'automatiquement en utilisant un plan comptable ou une liste de comptes.
  6. Lorsque vous êtes satisfait des mises en correspondance des comptes et des balises, sélectionnez Suivant pour passer à l'étape de revue.

GIF_showing_the_Account_Mapping_step_of_the_Verify_Accounts_workflow.gif

À tout moment, vous pouvez sélectionner Retour pour revenir à l'étape de regroupement des comptes, ou Annuler pour revenir à la page des données. 

Supprimer les mises en correspondance inutilisées

Tous les comptes doivent être mappés avant de pouvoir lancer une analyse. Si vous avez des mises en correspondance inutilisées, les supprimer vous permettra de continuer.

  1. Ouvrez le menu Actions près du haut de la page.
  2. Sélectionnez Supprimer les mises en correspondance inutilisées.
    Une fenêtre pop-up apparaîtra.
  3. Si vous êtes certain de vouloir supprimer les mises en correspondance des comptes inutilisées, sélectionnez Supprimer.
    Toutes les mises en correspondance inutilisées seront supprimées de la mission.

Remarque : Les regroupements des comptes peuvent être renommés au niveau de la mission. Ces changements d'étiquettes seront reflétés dans toutes les analyses au sein de la mission à des fins de présentation. MindBridge ne réinterprétera pas les comptes en fonction des changements d'étiquettes, et ne modifiera pas la nature des comptes (c'est-à-dire, types de comptes, niveaux de regroupement, ou codes MAC associés) au niveau de la bibliothèque.Si vous souhaitez apporter des modifications matérielles aux mises en correspondance des comptes ou aux regroupements des comptes hérités, demandez conseil à votre GSC ou à un administrateur de l’application.

Options d'exportation

L'étape de mise en correspondance des comptes offre 2 options d'exportation.

  1. Ouvrez le menu Actions près du haut de la page.
  2. Sélectionnez Exporter.
    Une fenêtre pop-up apparaîtra.
  3. Sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Liste des comptes : Une liste de tous les comptes et des mises en correspondance associées.
    • Vérification de l'exhaustivité* : Un rapport qui compare les soldes d'ouverture et l'activité du grand livre général aux soldes de clôture fournis.
  4. Sélectionnez Exporter.
    Le document sera exporté vers votre emplacement de téléchargement désigné sous forme de fichier .XLSX.
*Remarque : Vous devez importer un grand livre général, un fichier de soldes d'ouverture et un fichier de soldes de clôture pour accéder à la vérification de l'exhaustivité.

Organiser le tableau de mise en correspondance des comptes

  • Trier les colonnes dans l'ordre croissant ou décroissant en sélectionnant l'en-tête de la colonne. Le triangle plus foncé indique l'ordre de tri.
  • Réorganiser les colonnes en cliquant et en faisant glisser l'en-tête de la colonne souhaitée vers la gauche ou la droite à son nouvel emplacement.
  • Ajouter et supprimer des colonnes avec le menu Colonnes sur le côté droit du tableau. Cochez la case à côté de chaque colonne que vous souhaitez afficher.
  • Épingler une colonne pour s'assurer qu'elle reste visible lors du défilement horizontal. Ouvrez le menu ( Sidebar_open-close_icon.svg ) dans l'en-tête de la colonne que vous souhaitez épingler et sélectionnez Épingler la colonne, puis choisissez l'emplacement de l'épingle sur le tableau : Gauche, Droite ou Pas d'épingle (par défaut).

Étape 3 : Révision

Cette étape vous permet de revoir les changements de regroupement des comptes et les mises en correspondance des comptes effectuées dans les étapes précédentes, ainsi que les soldes* basés sur les fichiers importés. Si MindBridge détecte des problèmes de vérification des comptes, un message d'avertissement apparaîtra et les comptes impactés seront mis en évidence en haut du tableau.

*Remarque : Les fichiers qui n'ont pas terminé d'être importés ne peuvent pas être utilisés pour le calcul des soldes, donc MindBridge affichera à la place les anciens soldes (s'ils existent) ou aucun solde. Pour voir les chiffres les plus à jour, terminez l'importation de tous les fichiers que vous souhaitez utiliser dans l'analyse.
  1. Utilisez le menu Type de compte, le menu Balises de compte ou le menu Statut pour restreindre la portée des résultats, puis entrez un terme de recherche ( Search icon ) pour filtrer encore plus.
    Sélectionnez Réinitialiser le filtre pour supprimer tous les filtres appliqués, y compris les termes de recherche.
    • Remarque : Comme cette étape recalcule les soldes, l'utilisation des filtres avant d'appliquer les termes de recherche améliorera les temps de chargement.
  2. Si une nouvelle mise en correspondance est nécessaire, utilisez le menu Type de compte dans le tableau pour changer la mise en correspondance d'un compte, ou ouvrez le Menu d'actions et sélectionnez Importer la liste des comptes pour importer une liste de comptes mise à jour ou un plan comptable.
  3. Pour mettre à jour la mise en correspondance de plusieurs comptes à la fois, cochez les cases à côté des comptes que vous souhaitez modifier, puis ouvrez le Menu d'actions dans la barre qui apparaît, sélectionnez Modifier le type de compte. Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, sélectionnez un code MAC approprié à mettre en correspondance, puis sélectionnez Terminé. 
  4. Les comptes que vous avez mis à jour seront étiquetés avec Manuel dans la colonne Statut, indiquant qu'ils ont été mis en correspondance manuellement, plutôt qu'automatiquement en utilisant un plan comptable ou une liste de comptes.
  5. Lorsque vous êtes satisfait, sélectionnez Terminé.
    Si des comptes ne sont pas vérifiés, une fenêtre contextuelle apparaît.
    Si vous êtes satisfait de l'exactitude des regroupements des comptes et des mises en correspondance des comptes, sélectionnez Vérifier les comptes.
Remarque : Assurez-vous que chaque compte est correctement mis en correspondance. Les mises en correspondance des comptes peuvent être mises à jour, mais toutes les analyses qui utilisent les mises en correspondance des comptes existantes devront être réexécutées.

GIF_showing_the_Review_step_of_the_Verify_Accounts_workflow.gif

À tout moment, vous pouvez sélectionner Retour pour revenir à l'étape de mise en correspondance des comptes, ou Annuler pour revenir à la page des données. 

Options d'exportation

L'étape de révision offre 2 options d'exportation.

  1. Ouvrez le Menu d'actions près du haut de la page.
  2. Sélectionnez Exporter.
    Une fenêtre contextuelle apparaît.
  3. Sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Liste des comptes : Une liste de tous les comptes et des mises en correspondance associées, exportée en tant que fichier .xlsx.
    • Vérification de l'exhaustivité* : Un rapport comparant les soldes d'ouverture et l'activité du grand livre général aux soldes de clôture fournis, exporté en tant que fichier .xlsx.
  4. Sélectionnez Exporter.
    Le document sera exporté vers l'emplacement de téléchargement désigné en tant que fichier .XLSX.
*Remarque : Vous devez importer un grand livre général, un fichier de solde d'ouverture et un fichier de solde de clôture pour accéder à la vérification de l'exhaustivité.

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