Résumé

Découvrez quoi faire avant de soumettre une demande de formatage de données à MindBridge.

Effectuer une vérification rapide de l'intégrité

L'équipe de mission doit toujours vérifier les données du client avant de soumettre une demande de formatage de données.

Vérifiez l'intégrité des données afin que votre demande de formatage de données puisse être traitée le plus rapidement possible et pour minimiser les risques d'erreur.

1. Examinez les données pour une vérification de base de la cohérence.
2. Vérifiez si les données équilibrent (c'est-à-dire, les totaux des Dt = les totaux des Ct).
   • Si le grand livre ne s'équilibre pas et qu'il devrait, indiquez-le dans le ticket.
   • Si le grand livre ne s'équilibre pas et que cela est jugé acceptable (par exemple, si cela est en dessous du seuil de matérialité), indiquez-le dans le ticket et fournissez autant de détails que possible.
     • Nous effectuons une vérification de base de la cohérence après le formatage pour nous assurer que les données équilibrent. Si le fichier ne s'équilibre pas, nous passerons du temps à enquêter sur les raisons possibles.
3. Déterminez si le grand livre général a un moyen d'identifier les écritures qui appartiennent à chaque transaction (ID de transaction).

4. Assurez-vous que le grand livre général contient tous les champs requis (numéro de compte, montant/Dt et Ct, dates).

5. Assurez-vous que le grand livre général peut être formaté (c'est-à-dire, qu'il s'agit d'un type de fichier pris en charge, et non d'un pdf.).
   • Les colonnes doivent être distinguables de manière systématique (c'est-à-dire, il doit y avoir un moyen clair de savoir où commence ou se termine une valeur dans le texte — il ne doit pas y avoir de valeurs se déversant aléatoirement dans les colonnes suivantes).
6. Les numéros de compte sont cohérents entre le grand livre général, la balance de vérification et les fichiers du plan comptable.
   • Si les numéros de compte dans le grand livre général ressemblent à 01-23456-78-9 tandis que ceux dans la balance de vérification ou le plan comptable sont 1-23456, MindBridge les lira littéralement et les traitera comme des comptes différents.
   • Dans certains cas, vous pouvez utiliser nos fonctionnalités de colonnes divisées, fusionner des colonnes, et/ou colonnes dupliquées pour rendre les numéros de compte cohérents (voir conseils pro ci-dessous).
   • Si vous avez besoin de l'assistance clientèle pour standardiser les numéros de compte (y compris la cartographie des numéros de compte à partir des descriptions de compte des grands livres généraux qui n'ont que des descriptions de compte et pas de numéros de compte), faites-nous savoir quel format vous souhaitez utiliser et comment convertir dans ce format si applicable.
   • Remarque : Si le système de votre client ne génère pas de numéros de compte, vous pouvez simplement cartographier la description du compte à ID du compte lors de la cartographie des colonnes. Les descriptions de compte doivent toujours être cohérentes entre le grand livre général, la balance de vérification et le plan comptable.
7. L'équipe de mission doit vérifier qu'elle dispose des fichiers de balance de vérification d'ouverture et de clôture corrects, si elle les inclut.
   • La balance de vérification d'ouverture doit avoir tous les comptes de résultat mis à zéro et postés aux bénéfices non répartis. Ce processus garantira que le rapport de vérification de l'exhaustivité est précis.
   • La balance de vérification de clôture doit être le solde final avant de clôturer les comptes de résultat aux bénéfices non répartis.
8. Le grand livre général ne doit pas contenir d'écritures de journal d'ouverture ou de clôture (c'est-à-dire, ne pas inclure d'écritures de journal reportant des montants ou clôturant des comptes de résultat aux bénéfices non répartis).
   
   

Conseils pro

• Demandez à votre client le grand livre général et les données de la balance de vérification dès que possible. Cela réduira les risques de conflit entre votre demande de formatage de données et celles d'autres utilisateurs.

  • Si nous avons un arriéré de trop nombreuses demandes de formatage de données, il nous faudra plus de temps pour traiter votre demande.

  • Recevoir les données plus tôt vous donnera également plus de temps pour effectuer les vérifications de cohérence et revenir vers votre client pour obtenir de meilleures données si nécessaire.

• Déterminez quel ERP votre client utilise et sélectionnez cet ERP dans vos paramètres de mission.

• Conseil : Si votre ERP n'apparaît pas dans le menu, tapez-le dans le champ et appuyez sur entrer ou retour sur votre clavier pour l'ajouter.

• Lorsqu'une équipe de mission doit combiner plusieurs fichiers :

  • Si un formatage supplémentaire est nécessaire (par exemple, dégroupage), envoyez tous les fichiers pertinents ensemble, une fois que vous êtes raisonnablement sûr qu'ils sont la version que vous souhaitez importer. L'envoi de plusieurs révisions ralentira le processus.

  • Chaque fichier doit avoir les mêmes colonnes dans le même ordre. Les différences ralentiront considérablement le processus, car l'équipe de données tentera de faire correspondre les colonnes manuellement, parfois en faisant des suppositions. Si possible, indiquez quelles colonnes dans un ensemble de données doivent correspondre à celles des autres, surtout s'il y a des différences substantielles (par exemple, si le client a changé de système ERP en cours d'année).

  • Utilisez l'outil Fusionner pour combiner plusieurs fichiers s'ils n'ont pas besoin d'un autre formatage !

• Si une mission a de gros fichiers et/ou des fichiers avec de nombreuses colonnes, indiquez quelles colonnes vous souhaitez conserver. Si vous savez quelles colonnes doivent être cartographiées (surtout celles requises comme numéro de compte, montant, date, ID de transaction), indiquez cette information dans le ticket.

• Essayez d'obtenir une exportation avec en-têtes. MindBridge s'attend à ce que la première rangée de chaque fichier de grand livre général et de balance de vérification soit une rangée d'en-tête avec des noms de colonnes.

• Extrayez l'ID du compte/la description du compte d'une colonne et placez-les dans leurs propres colonnes, extrayez les sous-comptes des numéros de compte plus longs, fusionnez différents numéros de sous-comptes dans différentes colonnes en un seul numéro de compte, ou extrayez des ID/identifiants de transactions uniques avec les outils de fusionner, diviser, et dupliquer des colonnes.

  • Apprenez à dégroupper et diviser des colonnes dans Excel : Guide de formatage des données : Dégroupper et diviser les numéros et descriptions de compte.

  • Si vous ne parvenez pas à extraire tous les numéros de compte avec les mesures ci-dessus, veuillez indiquer dans votre demande de formatage de données quelles colonnes contiennent les données des numéros de compte et à quoi le numéro de compte devrait ressembler (par exemple, "extraire les 3e à 6e chiffres du numéro de compte, ajouter un caractère -, ajouter les deux derniers caractères dans la colonne suivante," etc...)

• Si le grand livre général ne s'équilibre pas, la meilleure approche est d'obtenir les totaux par compte et de les comparer avec les sous-totaux dans le grand livre général (si présents, et ils le sont souvent), ou d'obtenir le total par mois/trimestre si le client a envoyé les fichiers par mois/trimestre.

  • Voir Guide de formatage des données : Dégroupage et vérification du déséquilibre pour des instructions étape par étape sur la façon de procéder
  • Pour plus d'informations, voir le Guide de formatage des données sur la façon de formater vos propres fichiers dans Excel
    
    

Problèmes courants

• Les grands livres généraux avec des dates largement hors de portée dans les années (par exemple, des dates dans les années 1900 ou 2200) sont probablement des fautes de frappe ou des dates manquantes qui ont été converties dans un certain système.
• Colonne Débit/Crédit/Montant non formatée en tant que nombre ou avec des signes incorrects
  • Par exemple : Avec des parenthèses, <>s, des signes négatifs à la fin, des symboles monétaires, des formats non nord-américains, au lieu de point décimal et . comme séparateur de milliers.
  • Les montants doivent être par défaut des soldes positifs s'il y a des colonnes de débit et de crédit séparées, mais les débits doivent être positifs et les crédits négatifs s'il n'y a qu'une seule colonne Montant. Voir ce guide pour des instructions sur la façon d'inverser les signes pour une gamme de comptes dans Excel : Guide de formatage des données : Inverser les signes pour une gamme de comptes ou en fonction de condition(s).
• Colonne Date non formatée en tant que date
  • Dans certains cas, le format change en cours de fichier (par exemple, la plupart des dates sont au format AAAA-MM-JJ mais une section a des dates numériques Excel).
  • Certains de ces problèmes de date, ainsi que les problèmes de débit/crédit/montant discutés ci-dessus, peuvent indiquer des colonnes décalées ou des lignes brisées dans certaines parties du fichier.
    
    

Autre chose en tête ? Discutez avec nous ou soumettez une demande pour obtenir de l'aide supplémentaire.

Articles connexes

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