Resumen
Encuentra respuestas a las preguntas más frecuentes sobre el uso de un conector directo para importar tus datos a MindBridge para su análisis.
¿Caduca la autorización? ¿Durante cuánto tiempo tendré acceso a los datos del ERP de mi cliente?
Si te conectas tú mismo, tendrás acceso al ERP de tu cliente durante 7 días.
Al invitar a un cliente a conectarse, puedes solicitar que se conceda acceso durante un periodo de entre 1 y 180 días. Una vez transcurrido el periodo determinado, debes volver a autorizar la conexión para ampliar el acceso.
¿Qué tipos de datos se pueden extraer del ERP de mi cliente?
Según el ERP utilizado, en la tabla siguiente se muestran los ERP compatibles actualmente con MindBridge, así como los datos asociados que se pueden extraer a MindBridge mediante un conector directo.
| Archivo de datos | Quickbooks | Sage Intacct | Xero |
| Análisis del libro mayor | |||
| Libro mayor | |
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| Saldo inicial | |
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✗ |
| Saldo final | |
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| Plan contable | |
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¿Con qué frecuencia se extraen los datos a MindBridge?
Los datos solo se pueden extraer a MindBridge cuando un usuario lo indica. Completa este proceso seleccionando Sincronizar en los datos del ERP del conector directo.
MindBridge nunca enviará datos a tu ERP.
¿Cómo obtengo acceso al software ERP de mi cliente?
Para obtener acceso al ERP se necesitan las credenciales del sistema final. Hay dos formas diferentes de hacerlo:
- Como auditor, debes tener acceso como «contable o asesor contable». Tu cliente debe crear una cuenta de usuario de «contable o asesor contable» para que puedas iniciar sesión.
- Mientras estés en las instalaciones de tu cliente, puedes guiarle por el flujo de trabajo y hacer que introduzca sus credenciales como autorización.
¿Puede mi cliente impedir o revocar el acceso en cualquier momento? ¿Qué implica este proceso?
Tu cliente puede impedir o revocar el acceso al ERP en cualquier momento. El ERP de tu cliente tendrá una sección para gestionar y desactivar conexiones o aplicaciones. Para desactivar el acceso, tu cliente debe seleccionar Desconectar junto a la aplicación de MindBridge.
¿Cómo reinicio las importaciones de uno o varios archivos sin afectar a las demás?
Si necesitas volver a sincronizar uno o varios archivos, sigue estos pasos:
- La conexión al ERP debe estar activa.
- Selecciona Configurar fuente de datos en el análisis de destino.
- Selecciona los archivos que quieras volver a importar.
- Selecciona Sincronizar.
¿Qué ocurre si mi cliente no tiene disponible un conjunto de datos completo?
Para poder extraer los datos, primero debe ser posible acceder a ellos mediante un endpoint (por ejemplo, en QuickBooks utilizamos el endpoint «journal» para extraer los datos detallados del libro mayor). Los endpoints configurados garantizan que solo extraigamos los datos adecuados para cada archivo requerido y no datos adicionales que no se utilicen. El sistema funcionará con normalidad una vez finalizada la extracción de datos. Si los datos no existen en el sistema de origen o no se puede acceder a ellos mediante el endpoint, no se extraerá ningún registro.
Por ejemplo, si configuras el sistema para extraer datos del 1 de enero de 2022 al 31 de diciembre de 2022 y los datos de mayo de 2022 no existen en el sistema de origen o no se puede acceder a ellos mediante el endpoint, no se extraerá ningún registro del mes de mayo. Los demás meses que contengan datos se extraerán con normalidad, siempre que dichos datos estén presentes y sean accesibles.
¿Puedo extraer asientos de ajuste mediante el conector directo?
Sí, puedes extraer asientos contables de ajuste. Si los asientos contables de ajuste se han contabilizado como asientos en periodos anteriores, se tratan como un asiento contable normal con el tipo correspondiente, asientos de ajuste, y se extraerán.
El auditor proporciona los asientos contables de ajuste del periodo actual para cerrar el trabajo. Cuando los usuarios contabilizan estos asientos, estarán disponibles para futuras extracciones de datos.
¿Cómo utilizo la función de conector directo cuando tengo varias entidades o auditorías consolidadas?
Esto depende de cómo estén configuradas las entidades en sus sistemas contables. Hay dos casos de uso diferentes:
- Si cada filial está configurada como su propia organización en QB, será necesario autorizar cada organización y ejecutar los datos en análisis independientes.
- Si los estados financieros están consolidados, los archivos extraídos se dejan en el paso de asignación de columnas del asistente de importación para que se puedan seguir aplicando filtros categóricos a la fuente de datos.
¿Puedo extraer datos de columnas adicionales del ERP de mi cliente (por ejemplo, columnas de referencia adicionales, códigos de departamento, códigos de estado, etc.)?
Todos los datos de columnas disponibles se extraen automáticamente del ERP de tu cliente. A continuación, puedes asignar y/o manipular selectivamente los datos de columnas disponibles para adaptarlos a los requisitos de tu análisis. Si no existe un campo en los datos de destino del ERP de tu cliente, MindBridge no podrá extraer la información que falta.
¿Cómo incluyo partes vinculadas en el módulo de cuentas por cobrar/pagar?
Si las partes vinculadas no están presentes en los datos de origen del ERP, puedes seguir estos pasos para incluirlas en tu análisis de cuentas por cobrar/pagar:
- Importa el archivo de proveedores/clientes mediante el conector directo.
- Exporta este informe desde MindBridge.
- Inserta la información de las partes vinculadas en una columna adicional.
- Vuelve a importar manualmente el archivo actualizado desde tu unidad local mediante la función de arrastrar y soltar o buscándolo en tu ordenador.
¿Puede mi cliente ver qué datos he extraído mediante el conector directo? ¿Cuál es el registro de auditoría?
En el sistema ERP no se indica cuándo se extraen específicamente archivos a MindBridge una vez concedida la autorización. Las importaciones de datos incluyen una marca de tiempo, independientemente del origen (es decir, conector directo o unidad local).
¿Hay alguna forma de cambiar la asignación de columnas o la selección del ID de transacción después de haber importado los datos?
Para realizar ajustes en la configuración de importación de datos, deberás reiniciar o volver a sincronizar la importación del archivo correspondiente. Para completar este proceso mediante la función de conector directo, sigue estos pasos:
- Selecciona Configurar fuente de datos junto a la importación de archivo correspondiente que quieras reiniciar o actualizar.
- Selecciona el archivo que quieras volver a sincronizar en la lista de opciones de archivos de datos del ERP.
- Selecciona Sincronizar.
Para completar este proceso manualmente, selecciona Acciones > Reemplazar junto a la importación de archivo correspondiente y vuelve a cargar el archivo de datos desde el principio del proceso de importación.
¿Cuáles son las limitaciones del uso de esta función con distintos permisos de acceso a MindBridge?
Una vez que obtengas acceso a un trabajo como auditor o gerente, podrás iniciar los flujos de trabajo de autorización y sincronización de datos. Cualquier usuario adicional que tenga acceso al trabajo podrá completar los mismos flujos de trabajo.
¿Se actualizan automáticamente en MindBridge los datos cargados cuando se realizan cambios en el ERP de mi cliente?
Los cambios aplicados a los datos del software ERP de tu cliente no se actualizarán automáticamente en MindBridge mediante el conector directo. Debes volver a sincronizar los datos importados para aplicar las actualizaciones recientes realizadas en los datos del software ERP de tu cliente.
¿Permanecen los datos de mi cliente en MindBridge después de eliminarlos de nuestro ERP?
Una vez cargados los datos en MindBridge mediante el conector directo, permanecen importados como un archivo .csv descargable. Puedes eliminar individualmente los archivos de datos cargados o eliminar importaciones de datos completas en el nivel de análisis, trabajo u organización, según tus permisos de acceso.
¿Cómo extraigo varios años de datos a la vez mediante el conector directo?
Antes de importar desde tu fuente de datos, asegúrate de añadir todos los periodos adicionales a la configuración del análisis.
El número de periodos anteriores añadidos determinará cuántos periodos de datos estarán disponibles para extraer del software ERP. Para extraer datos de periodos anteriores, selecciona todos los archivos que quieras extraer para cada periodo.
¿Qué ocurre si mi cliente ha cambiado a otro software ERP? ¿Puedo cargar los datos de años anteriores mediante el ERP A (ERP anterior) y los datos del año actual mediante el ERP B (versión más reciente)?
Solo puedes conectarte a 1 fuente de datos por análisis cuando utilizas el conector directo. Para importar datos de periodos anteriores desde distintos programas ERP, completa el siguiente flujo de trabajo:
- Crea varios análisis dentro del trabajo, según el número de programas ERP de los que necesites datos.
- Conecta cada análisis con su respectivo software ERP.
- Completa el proceso de extracción automatizada desde cada software ERP para cada periodo de datos.
- Descarga cada archivo de datos de periodos anteriores una vez importado desde su respectiva fuente de datos.
- Añade los periodos anteriores al análisis del año actual y, a continuación, importa manualmente cada archivo descargado en su respectivo periodo.
¿Funciona el conector directo igual para las bibliotecas personalizadas que para las bibliotecas predeterminadas de MindBridge?
Para bibliotecas personalizadas
Tienes la opción de importar un plan contable desde el software ERP si contiene datos que vinculen los códigos del libro mayor con las agrupaciones de cuentas aplicadas a tu trabajo. Si estos datos no están disponibles en el software ERP, deberás completar el proceso de asignación de cuentas por separado mediante el método de importación manual.
Para bibliotecas predeterminadas de MindBridge
Deberás completar manualmente el proceso de asignación de cuentas para los códigos de cuenta del libro mayor debido a la ausencia de códigos MAC en el software ERP.
¿Hay algún párrafo que pueda copiar y pegar para que mi cliente entienda la seguridad de la transferencia de datos mediante un conector directo?
A continuación se muestra una descripción general de cómo el flujo de trabajo del conector directo de MindBridge mantiene el cumplimiento de SOC2 Type 2 y el RGPD.
- Un usuario de MindBridge inicia el flujo de trabajo de autorización del conector directo.
- Se concede la autorización para el conector directo y el token de autorización se almacena durante el periodo aprobado.
- Con la conexión autorizada, puedes configurar e iniciar una sincronización de datos con MindBridge.
- Los datos de origen fluyen a MindBridge y se formatean en un documento .csv.
¿Es necesario importar todos los archivos del análisis mediante el conector directo? ¿Puedo importar algunos archivos manualmente?
Para cada archivo del análisis, tienes la opción de importarlo manualmente desde tu unidad local o automáticamente mediante el conector directo para completar el análisis. Al utilizar el conector directo, puedes seleccionar exactamente los archivos que quieras extraer mediante las casillas que aparecen a continuación.
¿Se desconecta el conector directo cuando cierro sesión en MindBridge? ¿Seguirán importándose mis datos si me voy?
El proceso de importación funciona mediante nuestros servidores basados en la nube, por lo que puedes cerrar sesión en MindBridge sin cancelar una importación de datos.
¿Por qué ha desaparecido el indicador «ERP conectado» junto a un archivo que había importado anteriormente mediante el conector directo? ¿Ya no son válidos estos datos?
El indicador «ERP conectado» solo aparecerá junto a los archivos que se hayan actualizado (vuelto a sincronizar) más recientemente mediante el conector directo. Aplicar una actualización o resincronización parcial a determinados archivos del análisis no afectará a la integridad de los demás archivos importados.
¿Cómo reinicio la importación de un solo archivo? Si vuelvo a sincronizar o importar solo uno de mis archivos importados, ¿se deshará el progreso realizado en las importaciones de los demás archivos?
Para reiniciar o volver a sincronizar la carga de un archivo, completa los siguientes pasos:
- Selecciona Configurar fuente de datos junto al análisis que contiene la importación de archivo correspondiente que quieras reiniciar o actualizar.
- Selecciona el archivo que quieras volver a sincronizar en la lista de opciones de archivos de datos del ERP.
- Selecciona Sincronizar.
Observarás que el proceso de importación se reinicia para los archivos específicos que hayas seleccionado, mientras que los demás archivos importados permanecen sin cambios.
¿Es necesario aplicar algún formato adicional a los datos de mi cliente una vez extraídos del software ERP?
El conector directo importa eficazmente los datos del software ERP sin necesidad de aplicarles ningún formato adicional. El conector directo incorpora automáticamente todos los datos de columnas disponibles en el software ERP para cada tipo de fuente de archivo. Una vez extraídos los datos del ERP, el proceso de incorporación restante permite a los usuarios asignar y manipular de forma personalizada los datos de columnas disponibles, aplicar ID de transacción personalizados y especificar la configuración preliminar de los puntos de control.
¿Pueden los miembros de mi equipo descargar los archivos de datos que he extraído a MindBridge si no tienen autorización propia?
El conector directo extrae los datos en forma de archivos .csv. Estos archivos están disponibles para su descarga desde el trabajo por cualquier persona con acceso al trabajo una vez completado el proceso de carga inicial.
¿Tengo que solicitar autorización para el ERP del cliente en cada trabajo nuevo?
Sí, tendrás que solicitar autorización para cada trabajo nuevo. Sin embargo, si quieres cargar cuatro años de datos, es posible que no necesites crear cuatro trabajos. Puedes crear un solo trabajo y añadir los datos de periodos anteriores en el mismo análisis.
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