Resumen

Encuentre respuestas a las principales consultas sobre organizaciones.

¿La autorización caduca? ¿Durante cuánto tiempo tendré acceso a los datos de ERP de mi cliente?

Si se conecta usted, tendrá acceso al sistema de gestión financiera de su cliente durante 7 días.

Si invita a un cliente a conectarse, puede solicitar que se le conceda acceso desde 1 día hasta 180 días. Una vez transcurrido el periodo establecido, deberá volver a autorizar la conexión para prolongar su acceso.

¿Qué tipos de datos pueden extraerse del sistema ERP de mi cliente?

Dependiendo del sistema ERP que se utilice, la siguiente tabla muestra los sistemas compatibles actuales y los datos asociados que se pueden extraer a través del conector directo.

informediario

detalleslibromayor

diarios

informedetallebalancegeneral

saldoinicialcierre

informesaldocomprobación

saldoinicialcierre

informesaldocomprobación

cuenta

cuentaslibromayor

cuentas

ListaTransaccionesPorProveedor

Detallescuentasporpagar

informedetallecuentaporpagarantiguo

informedetallecuentaporpagarantiguo

Proveedor

proveedores

ListaTransaccionesPorCliente

Detallescuentasporcobrar

informedetallecuentaporcobrarantiguo

Antigüedadcuentaporcobrar

informedetallecuentaporcobrarantiguo

Antigüedadcuentaporcobrar

Cliente

 clientes

¿Con qué frecuencia se introducen datos en MindBridge?

Los datos solo pueden introducirse en MindBridge cuando lo indique un usuario. Complete este proceso seleccionando Sincronizar en los datos de ERP en el conector directo.

MindBridge nunca introducirá datos en su sistema ERP.

¿Cómo puedo acceder al software ERP de mi cliente?

Se necesitan las credenciales del sistema final para poder acceder al sistema ERP. Hay dos formas diferentes de hacerlo:

• Usted, como auditor, debe tener acceso como “tenedor de libros o contable”. Su cliente debe crear una cuenta de usuario de “tenedor de libros o contable” para que usted pueda iniciar sesión
• Cuando esté trabajando in situ con su cliente, puede explicarle el flujo de trabajo y pedirle que introduzca sus credenciales a modo de autorización
  
  

¿Puede mi cliente impedir o revocar el acceso en cualquier momento? ¿Qué implica este proceso?

Su cliente puede evitar o revocar el acceso al sistema ERP en cualquier momento. El sistema ERP de su cliente tendrá una sección para gestionar y deshabilitar conexiones o aplicaciones. Para deshabilitar el acceso, el cliente debe seleccionar el botón Desconectar junto a la aplicación MindBridge.

¿Cómo se reinician las importaciones de archivos individuales o múltiples sin afectar a otras importaciones de archivos?

Si necesita volver a sincronizar uno o varios archivos, siga estos pasos:

1. La conexión con el sistema ERP debe estar activa.
2. Seleccione Configurar fuente de datos en el análisis objetivo.
3. Seleccione los archivos que desea volver a importar.
4. Seleccione Sincronizar.
   
   

¿Qué sucede si mi cliente no tiene disponible un conjunto de datos completo?

Para extraer los datos, es necesario que un punto final tenga acceso a ellos (es decir, en QB, estamos utilizando el punto final “diario” para extraer los datos detallados del libro mayor). Los puntos finales configurados garantizan que solo extraigamos los datos adecuados para cada archivo requerido y no extraigamos otros datos no utilizados. El sistema se comportará con normalidad una vez que se haya completado la extracción de datos. Si los datos no existen en el sistema de origen o no se puede acceder a ellos a través del punto final, no se extraerá ningún registro.

Por ejemplo, si configura el sistema para extraer datos del 1 de enero de 2020 al 31 de diciembre de 2020 y no existen datos de mayo de 2020 en el sistema de origen o no se puede acceder a ellos a través del punto final, no se extraerá ningún registro del mes de mayo. Todos los demás meses con datos se extraerán con normalidad, siempre que estén presentes y sean accesibles.

¿Puedo extraer asientos de ajuste mediante el conector directo?

Sí, puede extraer asientos de diario de ajuste. Si los asientos de diario de ajuste se han anotado como asientos en el diario en periodos anteriores, se tratarán como un asiento en el diario normal con el tipo adecuado, asientos de diario de ajuste, y se extraerán.

El auditor proporciona los asientos de diario de ajuste del período actual para concluir la interacción. Si los usuarios anotan estos asientos como diarios, estarán accesibles para futuras extracciones de datos.

¿Cómo utilizo la función de conector directo cuando tengo diversas entidades o auditorías consolidadas?

Esto dependerá de cómo estén configuradas las entidades en sus sistemas de contabilidad. Hay dos casos de uso diferentes:

• Si cada filial está configurada como una organización propia en QB, cada organización deberá tener su autorización y hacer que los datos se ejecuten en análisis distintos
• Si los datos financieros están consolidados, los archivos extraídos se dejan en el paso de asignar columnas del asistente de importación para que los filtros categóricos puedan seguir aplicándose a la fuente de datos.
  
  

¿Puedo extraer datos de otras columnas del sistema ERP de mi cliente (por ejemplo, columnas de referencia adicionales, códigos de departamento, códigos de estado, etc.)?

Todos los datos de columna disponibles se extraen automáticamente del sistema ERP de su cliente. A continuación, se le da la oportunidad de asignar y/o manipular selectivamente los datos de columna disponibles para ajustarse a sus requisitos de análisis. Si no existe un campo en los datos objetivo dentro del sistema ERP de su cliente, MindBridge no podrá extraer la información que falta.

¿Cómo incluyo partes vinculadas en el módulo de cuentas por cobrar/cuentas por pagar?

Si no hay partes vinculadas presentes en los datos de origen del sistema ERP, puede seguir estos pasos para incluirlas en su análisis de cuentas por cobrar/cuentas por pagar:

1. Importe el archivo del cliente/proveedor mediante el conector directo.
2. Exporte este informe desde MindBridge.
3. Inserte la información de la parte vinculada en una columna adicional.
4. Vuelva a importar manualmente el archivo actualizado desde su unidad local mediante la función de arrastrar y soltar o búsquelo en su ordenador.
   
   

¿Puede ver mi cliente qué datos he extraído del conector directo? ¿Qué es el registro de auditoría?

Dentro del sistema ERP , no hay ninguna indicación específica de cuándo se introducen los archivos en MindBridge una vez que se concede la autorización. Las importaciones de datos llevan una marca de fecha, independientemente de la fuente (ya sea el conector directo o la unidad local).

¿Hay alguna forma de cambiar mi correlación de columnas o la selección del identificador de la transacción después de haber importado mis datos por completo?

Para realizar ajustes en la configuración de la importación de datos, deberá reiniciar/volver a sincronizar la importación del archivo correspondiente. Para llevar a cabo este proceso mediante la función de conector directo, siga estos pasos:

1. Seleccione el botón Configurar fuente de datos situado junto al análisis que contiene la importación del archivo correspondiente que desea reiniciar o actualizar.
2. Seleccione el archivo que desea volver a sincronizar de la lista de opciones de archivo de datos ERP.
3. Seleccione Sincronizar.

Para llevar a cabo este proceso manualmente, seleccione Acciones > Reemplazar junto a la importación del archivo correspondiente y proceda a volver a cargar el archivo de datos desde el paso inicial del proceso de importación.

¿Cuáles son las limitaciones de utilizar esta función para diferentes permisos de acceso de MindBridge?

Una vez que obtenga acceso a una interacción como auditor o gestor, tendrá la oportunidad de comenzar los procesos de autorización y sincronización de datos. Cualquier usuario adicional que tenga acceso a la interacción podrá lleva a cabo los mismos procesos.

¿Los datos cargados en MindBridge se actualizan automáticamente al efectuar cambios en el sistema ERP de mi cliente?

Cualquier cambio aplicado a los datos dentro del software ERP de su cliente no se actualizará automáticamente en MindBridge con el conector directo. Deberá volver a sincronizar los datos importados para aplicar las últimas actualizaciones efectuadas en los datos del software ERP de su cliente.

¿Los datos de mi cliente permanecen en MindBridge después de eliminarlos de nuestro sistema ERP?

Una vez que los datos se cargan en MindBridge con el conector directo, permanecen importados como un archivo .csv descargable. Puede eliminar individualmente los archivos de datos cargados, o bien puede eliminar importaciones de datos completas a nivel de análisis, interacción u organización, dependiendo de sus permisos de acceso.

¿Cómo puedo extraer varios años de datos a la vez mediante el conector directo?

Antes de importar desde su fuente de datos, asegúrese de añadir todos los periodos adicionales a la configuración de su análisis.

El número de periodos anteriores añadidos determinará cuántos periodos de datos estarán disponibles para extraer de su software ERP. Para extraer datos de periodos anteriores, seleccione todos los archivos que desee extraer de cada periodo.

¿Qué ocurre si mi cliente se ha pasado a otro software ERP? ¿Puedo cargar datos del año pasado mediante el software ERP A (versión anterior) y datos del año actual mediante el software ERP B (versión más reciente)?

Solo puede conectarse a 1 fuente de datos por análisis si utiliza el conector directo. Para importar datos de periodos anteriores desde distintas versiones de software ERP, siga este proceso:

1. Cree múltiples análisis dentro de su interacción, dependiendo del número de versiones de software ERP de los que necesite extraer datos.
2. Conecte cada análisis a su software ERP respectivo.
3. Complete el proceso de extracción automatizado de cada software ERP para cada periodo de datos.
4. Descargue cada archivo de datos de periodos anteriores una vez importado desde su fuente de datos respectiva.
5. Añada períodos anteriores a su análisis del año actual y, a continuación, proceda a importar manualmente cada descarga de archivo en su periodo respectivo.
   
   

¿El conector directo funciona igual para las bibliotecas personalizadas que para las bibliotecas predeterminadas de MindBridge?

Para bibliotecas personalizadas

Tiene la opción de importar un plan de cuentas desde su software ERP si contiene datos que vinculan los códigos del libro mayor a las agrupaciones de cuentas aplicadas a su interacción. Si estos datos no están disponibles en su software ERP, deberá completar el proceso de asignación de cuentas por separado utilizando el método de importación manual.

Para bibliotecas predeterminadas de MindBridge

Tendrá que completar manualmente el proceso de asignación de cuentas para sus códigos de cuenta del libro mayor debido a la ausencia de códigos MAC en su software ERP.

¿Hay algún párrafo que pueda copiar y pegar a mi cliente para que conozca el nivel de seguridad que ofrece la transferencia de datos mediante un conector directo?

A continuación, se describe cómo cumplen los procesos del conector directo en MindBridge con la norma SOC2 Tipo 2 y con el RGPD.

• Un usuario de MindBridge inicia el proceso de autorización del conector directo
• Se concede la autorización para el conector directo y el token de autorización se almacena en función del plazo aprobado 
• Con la conexión autorizada, puede configurar e iniciar una sincronización de datos con MindBridge
• Los datos de origen fluyen hacia MindBridge y se formatean en un documento .csv
  
  

¿Tengo que importar todos los archivos de mi análisis mediante el conector directo? ¿Puedo importar algunos archivos manualmente?

Para cada archivo de análisis, tiene la opción de importar manualmente desde su unidad local o automáticamente a través de un conector directo para completar el análisis. Si utiliza el conector directo, puede seleccionar los archivos exactos que desea extraer marcando las casillas siguientes.

¿Se desconecta el conector directo cuando cierro sesión en MindBridge? ¿Se seguirán importando mis datos si salgo del sistema?

El proceso de importación se lleva a cabo con nuestros servidores basados en la nube, por lo que puede cerrar sesión en MindBridge sin cancelar una importación de datos.

¿Por qué ha desaparecido el indicador “Software ERP conectado” junto a un archivo que ya había importado mediante el conector directo? ¿Ya no son válidos estos datos?

El indicador “Software ERP conectado” solo aparecerá junto a los archivos que se han actualizado (sincronizados de nuevo) más recientemente mediante el conector directo. La actualización/nueva sincronización parcial de determinados archivos de su análisis no afectará a la integridad de otros archivos importados.

¿Cómo se reinicia la importación de un solo archivo? Si vuelvo a sincronizar/importar solo uno de mis archivos importados, ¿se cancelará el proceso de importación de mis otros archivos?

Para reiniciar o volver a sincronizar una carga de archivo, siga estos pasos:

1. Seleccione el botón Configurar fuente de datos situado junto al análisis que contiene la importación del archivo correspondiente que desea reiniciar o actualizar.
2. Seleccione el archivo que desea volver a sincronizar de la lista de opciones de archivo de datos ERP.
3. Seleccione Sincronizar.

Observará cómo se reinicia el proceso de importación de los archivos específicos que ha seleccionado, mientras que otros archivos importados no se ven modificados.

¿Los datos de mi cliente requieren algún formateo adicional una vez que se extraen del software ERP?

El conector directo importa datos de forma eficaz desde el software ERP sin necesidad de aplicar un formateo adicional a los datos. El conector directo ingiere automáticamente todos los datos de columna disponibles en su software ERP para cada tipo de origen de archivo. Una vez extraídos los datos del software ERP, el proceso de ingestión restante permite a los usuarios asignar y manipular los datos de columna disponibles, aplicar identificadores de transacción personalizados y especificar ajustes de puntos de control preliminares.

¿Pueden los miembros de mi equipo descargar archivos de datos que he introducido en MindBridge si no cuentan con su propia autorización?

El conector directo extrae datos en forma de archivos .csv. Estos archivos pueden ser descargados de la interacción por cualquier persona con acceso a esta una vez completado el proceso de carga inicial.

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