Zusammenfassung
Finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen zur Verwendung eines direkten Konnektors, um Ihre Daten zur Analyse in MindBridge zu importieren.
Läuft die Autorisierung ab? Wie lange habe ich Zugriff auf die ERP-Daten meines Kunden?
Wenn Sie selbst eine Verbindung herstellen, haben Sie 7 Tage lang Zugriff auf das ERP Ihres Kunden.
Wenn Sie einen Kunden zum Herstellen einer Verbindung einladen, können Sie beantragen, dass der Zugriff für 1 bis 180 Tage gewährt wird. Nach Ablauf des festgelegten Zeitraums müssen Sie die Verbindung erneut autorisieren, um Ihren Zugriff zu verlängern.
Welche Datentypen können aus dem ERP meines Kunden abgerufen werden?
Je nach verwendetem ERP zeigt die folgende Tabelle die derzeit von MindBridge unterstützten ERPs sowie die zugehörigen Daten, die über den direkten Konnektor in MindBridge abgerufen werden können.
| Datendatei | Quickbooks | Sage Intacct | Xero |
| Analyse des Hauptbuchs | |||
| Hauptbuch | |
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| Eröffnungssaldo | |
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✗ |
| Schlusssaldo | |
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| Kontenplan | |
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Wie oft werden Daten in MindBridge abgerufen?
Daten können nur dann in MindBridge abgerufen werden, wenn dies von einem Benutzer veranlasst wird. Schließen Sie diesen Vorgang ab, indem Sie bei den ERP-Daten im direkten Konnektor die Option Synchronisieren auswählen.
MindBridge überträgt niemals Daten in Ihr ERP.
Wie erhalte ich Zugriff auf die ERP-Software meines Kunden?
Für den Zugriff auf das ERP sind Anmeldedaten des Endsystems erforderlich. Hierfür gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten:
- Sie als Prüfer müssen Zugriff als „Buchhalter oder Accountant“ haben. Ihr Kunde muss für Sie ein Benutzerkonto als „Buchhalter oder Accountant“ erstellen, mit dem Sie sich anmelden können.
- Während Sie vor Ort bei Ihrem Kunden sind, können Sie ihn durch den Arbeitsablauf führen und ihn seine Anmeldedaten zur Autorisierung eingeben lassen.
Kann mein Kunde den Zugriff jederzeit verhindern oder widerrufen? Was umfasst dieser Vorgang?
Ihr Kunde kann den Zugriff auf das ERP jederzeit verhindern oder widerrufen. Im ERP Ihres Kunden gibt es einen Bereich zum Verwalten und Deaktivieren von Verbindungen oder Anwendungen. Um den Zugriff zu deaktivieren, muss Ihr Kunde neben der MindBridge-Anwendung Verbindung trennen auswählen.
Wie starte ich den Import einzelner oder mehrerer Dateien neu, ohne andere Dateiimporte zu beeinträchtigen?
Wenn Sie eine oder mehrere Dateien erneut synchronisieren müssen, gehen Sie wie folgt vor:
- Die Verbindung zum ERP muss aktiv sein.
- Wählen Sie in der Zielanalyse Datenquelle konfigurieren aus.
- Wählen Sie die Datei(en) aus, die Sie erneut importieren möchten.
- Wählen Sie Synchronisieren aus.
Was passiert, wenn meinem Kunden kein vollständiger Datensatz zur Verfügung steht?
Damit Daten abgerufen werden können, müssen sie zunächst über einen Endpunkt zugänglich sein (z. B. verwenden wir in QuickBooks den Endpunkt „journal“, um Daten mit Details zum Hauptbuch abzurufen). Die konfigurierten Endpunkte stellen sicher, dass wir nur die für jede erforderliche Datei geeigneten Daten und keine zusätzlichen, nicht verwendeten Daten abrufen. Nach Abschluss des Datenabrufs verhält sich das System wie gewohnt. Wenn Daten im Quellsystem nicht vorhanden oder über den Endpunkt nicht zugänglich sind, werden keine Datensätze abgerufen.
Wenn Sie das System beispielsweise so konfigurieren, dass Daten vom 1. Januar 2022 bis zum 31. Dezember 2022 abgerufen werden, und Daten für Mai 2022 im Quellsystem nicht vorhanden oder über den Endpunkt nicht zugänglich sind, werden für den Monat Mai keine Datensätze abgerufen. Alle anderen Monate mit vorhandenen und zugänglichen Daten werden wie gewohnt abgerufen.
Kann ich Berichtigungsbuchungen über den direkten Konnektor abrufen?
Ja, Sie können Berichtigungsbuchungen abrufen. Wenn Berichtigungsbuchungen in früheren Zeiträumen als Buchungen gebucht wurden, werden sie als reguläre Buchungen mit dem entsprechenden Typ „Berichtigungsbuchungen“ behandelt und abgerufen.
Berichtigungsbuchungen im aktuellen Zeitraum werden vom Prüfer zum Abschluss des Auftrags bereitgestellt. Wenn Benutzer diese Buchungen als Journale buchen, sind sie für zukünftige Datenabrufe verfügbar.
Wie verwende ich die Funktion für den direkten Konnektor, wenn ich mehrere Unternehmen oder konsolidierte Prüfungen habe?
Dies hängt davon ab, wie die Unternehmen in ihren Buchhaltungssystemen eingerichtet sind. Es gibt zwei verschiedene Anwendungsfälle:
- Wenn jede Tochtergesellschaft in QB als eigene Organisation eingerichtet ist, muss jede Organisation autorisiert werden und die Daten müssen in separaten Analysen verarbeitet werden.
- Wenn die Finanzdaten konsolidiert sind, werden abgerufene Dateien im Schritt „Spalten zuordnen“ des Importassistenten belassen, damit weiterhin kategoriale Filter auf die Datenquelle angewendet werden können.
Kann ich zusätzliche Spaltendaten aus dem ERP meines Kunden abrufen (z. B. zusätzliche Referenzspalten, Abteilungscodes, Bundeslandcodes usw.)?
Alle verfügbaren Spaltendaten werden automatisch aus dem ERP Ihres Kunden abgerufen. Anschließend können Sie die verfügbaren Spaltendaten selektiv zuordnen und/oder bearbeiten, um sie an Ihre Analyseanforderungen anzupassen. Wenn ein Feld in den Zieldaten im ERP Ihres Kunden nicht vorhanden ist, kann MindBridge die fehlenden Informationen nicht extrahieren.
Wie nehme ich verbundene Parteien in das Modul „Forderungen/Verbindlichkeiten“ auf?
Wenn verbundene Parteien in den ERP-Quelldaten nicht vorhanden sind, können Sie die folgenden Schritte ausführen, um verbundene Parteien in Ihre Analyse der Forderungen/Verbindlichkeiten aufzunehmen:
- Importieren Sie die Lieferanten-/Kundendatei über den direkten Konnektor.
- Exportieren Sie diesen Bericht aus MindBridge.
- Fügen Sie die Informationen zu den verbundenen Parteien in einer zusätzlichen Spalte ein.
- Importieren Sie die aktualisierte Datei manuell von Ihrem lokalen Laufwerk erneut, indem Sie sie per Drag-and-drop ablegen oder auf Ihrem Computer danach suchen.
Kann mein Kunde sehen, welche Daten ich über den direkten Konnektor abgerufen habe? Wie sieht der Prüfpfad aus?
Im ERP-System gibt es keinen Hinweis darauf, wann Dateien nach erfolgter Autorisierung speziell in MindBridge abgerufen wurden. Datenimporte werden unabhängig von der Quelle (d. h. direkter Konnektor oder lokales Laufwerk) mit einem Zeitstempel versehen.
Gibt es eine Möglichkeit, meine Spaltenzuordnung oder die Auswahl der Transaktions-ID nach dem Import meiner Daten zu ändern?
Um Anpassungen an Ihren Datenimporteinstellungen vorzunehmen, müssen Sie den Import der jeweiligen Datei neu starten bzw. erneut synchronisieren. Führen Sie diesen Vorgang über die Funktion für den direkten Konnektor wie folgt aus:
- Wählen Sie neben der Analyse, die den jeweiligen Dateiimport enthält, den Sie neu starten oder aktualisieren möchten, die Option Datenquelle konfigurieren aus.
- Wählen Sie aus der Liste der ERP-Datendateioptionen die Datei aus, die Sie erneut synchronisieren möchten.
- Wählen Sie Synchronisieren aus.
Um diesen Vorgang manuell abzuschließen, wählen Sie neben dem jeweiligen Dateiimport Aktionen > Ersetzen aus und laden Sie Ihre Datendatei ab dem ersten Schritt des Importvorgangs erneut hoch.
Welche Einschränkungen gelten bei der Verwendung dieser Funktion für unterschiedliche MindBridge-Zugriffsberechtigungen?
Sobald Sie als Prüfer oder Manager Zugriff auf einen Auftrag erhalten, können Sie mit den Autorisierungs- und Datensynchronisierungsabläufen beginnen. Alle weiteren Benutzer mit Zugriff auf den Auftrag können dieselben Abläufe durchführen.
Werden die in MindBridge geladenen Daten automatisch mit Änderungen im ERP meines Kunden aktualisiert?
Änderungen an Daten in der ERP-Software Ihres Kunden werden bei Verwendung des direkten Konnektors nicht automatisch in MindBridge aktualisiert. Sie müssen Ihre importierten Daten erneut synchronisieren, um kürzlich an den Daten in der ERP-Software Ihres Kunden vorgenommene Aktualisierungen zu übernehmen.
Bleiben die Daten meines Kunden in MindBridge erhalten, nachdem sie aus unserem ERP gelöscht wurden?
Sobald Daten über den direkten Konnektor in MindBridge geladen wurden, bleiben sie als herunterladbare .csv-Datei importiert. Sie können einzelne geladene Datendateien löschen oder ganze Datenimporte auf Analyse-, Auftrags- oder Organisationsebene löschen, abhängig von Ihren Zugriffsberechtigungen.
Wie rufe ich mehrere Datenjahre gleichzeitig über den direkten Konnektor ab?
Bevor Sie Daten aus Ihrer Datenquelle importieren, müssen Sie alle zusätzlichen Zeiträume zu Ihrer Analyseeinrichtung hinzufügen.
Die Anzahl der hinzugefügten Vorzeiträume bestimmt, wie viele Datenzeiträume zum Extrahieren aus Ihrer ERP-Software verfügbar sind. Um Daten aus früheren Zeiträumen zu extrahieren, wählen Sie für jeden Zeitraum alle Dateien aus, die Sie abrufen möchten.
Was passiert, wenn mein Kunde zu einer anderen ERP-Software gewechselt hat? Kann ich Daten aus vergangenen Jahren mit ERP A (früheres ERP) und die Daten des aktuellen Jahres mit ERP B (aktuellste Version) laden?
Bei Verwendung des direkten Konnektors können Sie nur eine Datenquelle pro Analyse verbinden. Um Daten aus früheren Zeiträumen aus verschiedenen ERP-Systemen zu importieren, führen Sie den folgenden Arbeitsablauf aus:
- Erstellen Sie innerhalb Ihres Auftrags mehrere Analysen, abhängig von der Anzahl der ERP-Systeme, aus denen Sie Daten benötigen.
- Verbinden Sie jede Analyse mit dem jeweiligen ERP-System.
- Schließen Sie für jeden Datenzeitraum den automatisierten Extraktionsprozess aus jedem ERP-System ab.
- Laden Sie jede Datendatei eines früheren Zeitraums herunter, sobald sie aus der jeweiligen Datenquelle importiert wurde.
- Fügen Sie die früheren Zeiträume zu Ihrer Analyse des aktuellen Jahres hinzu und importieren Sie anschließend jede heruntergeladene Datei manuell in den jeweiligen Zeitraum.
Funktioniert der direkte Konnektor bei benutzerdefinierten Bibliotheken genauso wie bei den Standardbibliotheken von MindBridge?
Für benutzerdefinierte Bibliotheken
Sie haben die Möglichkeit, einen Kontenplan aus Ihrer ERP-Software zu importieren, wenn dieser Daten enthält, die die Hauptbuchcodes mit den auf Ihren Auftrag angewendeten Kontengruppierungen verknüpfen. Wenn diese Daten in Ihrer ERP-Software nicht verfügbar sind, müssen Sie die Kontenzuordnung separat über die manuelle Importmethode durchführen.
Für MindBridge-Standardbibliotheken
Aufgrund des Fehlens von MAC-Codes in Ihrer ERP-Software müssen Sie die Kontenzuordnung für Ihre Hauptbuchkontencodes manuell durchführen.
Gibt es einen Absatz, den ich kopieren und meinem Kunden senden kann, damit er die Sicherheit der Datenübertragung über einen direkten Konnektor versteht?
Nachfolgend finden Sie einen Überblick darüber, wie der Arbeitsablauf des direkten Konnektors in MindBridge die Einhaltung von SOC2 Type 2 und DSGVO gewährleistet.
- Ein MindBridge-Benutzer startet den Autorisierungsablauf für den direkten Konnektor.
- Die Autorisierung für den direkten Konnektor wird erteilt und das Autorisierungstoken wird basierend auf der genehmigten Dauer gespeichert.
- Mit der autorisierten Verbindung können Sie eine Datensynchronisierung mit MindBridge konfigurieren und starten.
- Die Quelldaten fließen in MindBridge und werden in ein .csv-Dokument formatiert.
Müssen alle Dateien für meine Analyse über den direkten Konnektor importiert werden? Kann ich einige Dateien manuell importieren?
Für jede Analysedatei haben Sie die Möglichkeit, sie manuell von Ihrem lokalen Laufwerk oder automatisch über den direkten Konnektor zu importieren, um Ihre Analyse abzuschließen. Bei Verwendung des direkten Konnektors können Sie mithilfe der folgenden Kontrollkästchen genau die Dateien auswählen, die Sie extrahieren möchten.
Wird die Verbindung zum direkten Konnektor getrennt, wenn ich mich von MindBridge abmelde? Wird mein Datenimport fortgesetzt, wenn ich die Sitzung verlasse?
Der Importvorgang wird von unseren cloudbasierten Servern ausgeführt. Daher können Sie sich von MindBridge abmelden, ohne einen Datenimport abzubrechen.
Warum ist die Anzeige „ERP verbunden“ neben einer Datei verschwunden, die ich zuvor über den direkten Konnektor importiert habe? Sind diese Daten nicht mehr gültig?
Die Anzeige „ERP verbunden“ wird nur neben Dateien angezeigt, die zuletzt über den direkten Konnektor aktualisiert (erneut synchronisiert) wurden. Eine teilweise Aktualisierung/erneute Synchronisierung bestimmter Dateien in Ihrer Analyse hat keinen Einfluss auf die Integrität anderer importierter Dateien.
Wie starte ich den Import einer einzelnen Datei neu? Werden durch die erneute Synchronisierung bzw. den erneuten Import nur einer meiner importierten Dateien meine Fortschritte bei den anderen Dateiimporten rückgängig gemacht?
Führen Sie zum Neustarten oder erneuten Synchronisieren eines Datei-Uploads die folgenden Schritte aus:
- Wählen Sie neben der Analyse, die den jeweiligen Dateiimport enthält, den Sie neu starten oder aktualisieren möchten, die Option Datenquelle konfigurieren aus.
- Wählen Sie aus der Liste der ERP-Datendateioptionen die Datei aus, die Sie erneut synchronisieren möchten.
- Wählen Sie Synchronisieren aus.
Sie werden beobachten, dass der Importvorgang für die von Ihnen ausgewählten Dateien neu gestartet wird, während andere importierte Dateien unverändert bleiben.
Müssen die Daten meines Kunden nach dem Abruf aus der ERP-Software zusätzlich formatiert werden?
Der direkte Konnektor importiert Daten aus der ERP-Software effektiv, ohne dass eine zusätzliche Datenformatierung erforderlich ist. Der direkte Konnektor übernimmt automatisch alle verfügbaren Spaltendaten aus Ihrer ERP-Software für jeden Quelldateityp. Nach der Extraktion der ERP-Daten können Benutzer im verbleibenden Aufnahmeprozess die verfügbaren Spaltendaten benutzerdefiniert zuordnen und bearbeiten, benutzerdefinierte Transaktions-IDs anwenden und vorläufige Einstellungen für Kontrollpunkte festlegen.
Können meine Teammitglieder Datendateien herunterladen, die ich in MindBridge abgerufen habe, wenn sie selbst keine Autorisierung haben?
Der direkte Konnektor extrahiert Daten in Form von .csv-Dateien. Diese Dateien können nach Abschluss des ersten Upload-Vorgangs von jedem Benutzer mit Zugriff auf den Auftrag aus dem Auftrag heruntergeladen werden.
Muss ich für jeden neuen Auftrag eine Autorisierung für das ERP des Kunden anfordern?
Ja, Sie müssen für jeden neuen Auftrag eine Autorisierung anfordern. Wenn Sie jedoch Daten aus vier Jahren hochladen möchten, müssen Sie möglicherweise nicht vier Aufträge erstellen. Sie können einfach einen Auftrag erstellen und Daten aus früheren Zeiträumen in derselben Analyse hinzufügen.
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