Résumé
Bien que les fichiers Microsoft Excel soient plus faciles à visualiser et à analyser, votre client peut exporter des données GL dans un fichier texte, qu'il soit CSV, délimité ou à largeur fixe. En fait, MindBridge préfère les fichiers texte CSV ou délimités, surtout lorsqu'il y a plus de rangées que les 1048576 que Excel soutiens.
Note : Les fichiers CSV sont un cas particulier de fichiers texte délimités, et utilisent des caractères tels qu'une virgule ( , ), un point-virgule ( ; ), une barre oblique ( / ) ou un pipe ( | ) pour délimiter les cellules. Des délimiteurs personnalisés peuvent également être définis lors du processus d'importation, ou ajoutés à la bibliothèque par les administrateurs de l’application.
Il est important de noter que MindBridge lit très bien ces fichiers texte délimités, et il n'est pas du tout nécessaire de les convertir au format Excel pour l'ingestion. Il n'est pas possible de convertir en un fichier Excel ingérable s'il y a plus de 1048576 rangées.
Cependant, nous réalisons que vous pourriez vouloir visualiser vos fichiers dans Excel pour vos propres analyses en dehors de MindBridge, et pour cette raison, nous fournissons ici des instructions sur la façon de convertir un fichier texte délimité ou à largeur fixe en Excel.
Résolution
Ouvrez Excel et choisissez d'ouvrir un document directement depuis Excel (appuyez sur Ctrl-O sur PC ou ⌘O sur Mac). Vous devrez peut-être sélectionner pour afficher les fichiers texte ou tous les fichiers *.*
Fichiers Texte Délimités
- Vous serez dirigé vers l'assistant d'importation de texte. Si vos données sont délimitées, assurez-vous que le bouton radio Délimité est sélectionné (voir la section suivante pour les instructions pour les fichiers texte au format à largeur fixe) :
- Ensuite, sélectionnez le caractère utilisé comme délimiteur, par exemple, Tab pour les fichiers délimités par tabulation. Pour les fichiers délimités par un caractère non listé, tapez le caractère dans la case de l'option Autre :
- L'écran suivant vous permet de spécifier le type de données de chaque colonne, ainsi que d'indiquer si une colonne ne doit pas être importée ("Ne pas importer la colonne (Ignorer)"). Le défaut est Général, ce qui permettra à Excel de deviner le format et de le convertir au type correspondant.
- Cependant, si vous souhaitez conserver le texte exactement tel qu'il est affiché, comme conserver tous les 0 de début et de fin dans les numéros de compte, sélectionnez Texte pour la colonne, car si un numéro de compte contient uniquement des chiffres et "." (caractère point/décimal), Excel l'interprétera comme un nombre et supprimera les 0 de début ainsi que les 0 de fin s'il y a un "." dans le numéro de compte. Par exemple, 0439.120 serait converti en 439.12 à moins que la colonne ne soit convertie au format Texte.
- Notez que MindBridge soutiens maintenant de plus en plus de formats de date, y compris jj-mm-aa et mm-jj-aa que Excel convertira souvent à la mauvaise date, donc certaines colonnes de date sans années à 4 chiffres devront également être importées en tant que Texte.
- Sélectionnez le bouton Terminer, et vous serez dirigé vers votre fichier converti en Excel. Pour enregistrer le fichier au format Excel, choisissez Enregistrer sous, allez dans le menu déroulant sous Format de fichier, et sélectionnez Carnet de travail Excel (.xlsx)
Fichiers Texte à Largeur Fixe
- Pour les fichiers texte au format à largeur fixe, sélectionnez "Largeur fixe" à l'étape 1 de l'assistant d'importation de texte.
- À l'étape 2, au lieu d'être invité à choisir un délimiteur, vous serez invité à spécifier où chaque colonne commence et se termine en faisant glisser, en créant ou en supprimant les flèches verticales.
- À partir de l'étape 3, c'est la même chose qu'avec un fichier délimité.
Fichiers CSV
Si l'assistant d'importation de texte n'apparaît pas lorsque vous ouvrez des fichiers CSV dans Excel, faites ce qui suit avant de suivre les étapes de la section Fichiers Texte Délimités :
- Renommez le fichier pour avoir une extension .txt au lieu de l'extension .csv
- Pour renommer l'extension d'un fichier dans Windows 10 et au-dessus :
- Ouvrez l'Explorateur de fichiers Windows
- Si vous ne voyez pas déjà les extensions dans vos fichiers : Dans le ruban Affichage, activez 'Extensions de nom de fichier'
- Ensuite, vous pourrez voir l'extension du fichier. Faites un clic droit sur le fichier et choisissez 'Renommer' pour changer le .csv en .txt
- Depuis Excel, sélectionnez pour ouvrir un fichier (appuyez sur Ctrl-O sur PC ou ⌘O sur Mac).
- L'assistant d'importation de texte devrait apparaître. Suivez toutes les étapes de la section Fichiers Texte Délimités, mais à l'étape 2, sélectionnez uniquement la virgule comme délimiteur.
Considérations supplémentaires
Les fichiers avec plus de 1048576 rangées ne peuvent pas être convertis en Excel.
De plus, même les fichiers suffisamment petits pour être convertis en Excel peuvent être lents et difficiles à ouvrir et à manipuler dans Excel s'ils ont plus d'environ 100 000 rangées et/ou de nombreuses colonnes.
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