Ce guide suppose que les données ont été exportées depuis QuickBooks Desktop dans le format suivant, comme détaillé dans notre guide QuickBooks Desktop/Enterprise Solutions : Exporter le grand livre.

Convertir les données

Le problème

1. Pour absorber un fichier dans MindBridge, les données doivent être au format non groupé. Cela signifie que les colonnes ont des données sur chaque ligne. Un rapport de Journal de QuickBooks Desktop est groupé par transaction, ce qui signifie que ces données manquantes doivent être renseignées.
2. L’Identifiant de compte est un champ obligatoire dans MindBridge, mais QuickBooks Desktop ne propose pas toujours de numéros de compte. Lorsque le numéro de compte n’est pas disponible, nous devons utiliser à sa place le nom du compte.
3. Le numéro de compte et le nom se trouvent dans la même colonne. Ils doivent être fractionnés en colonnes distinctes pour être utilisés comme Identifiant de compte et Description de compte dans MindBridge
4. Certaines lignes de sous-total ne peuvent pas être utilisées par MindBridge. Celles-ci doivent être supprimées.

La solution

1. Renseignez les champs Date, Type de transaction, N° et Nom avec les données pertinentes provenant des lignes ci-dessus.
2. Remplissez les valeurs vides de Numéro de compte par les valeurs provenant du Compte.
3. Fractionnez le numéro de compte et le nom du compte en deux colonnes distinctes.
4. Excluez les lignes total/sous-total/vide superflues.

Éléments à remarquer

• Nous plaçons les colonnes révisées à la fin du fichier.
• La Date et le Type sont toujours présents sur la première ligne du groupe de transactions, mais le Numéro de transaction et le Nom sont parfois vides pour un groupe.
• Notre logique consiste à prendre la valeur de la colonne d’origine si nous sommes sur la première ligne de la transaction, ou la valeur précédente que nous avons trouvée si nous ne sommes pas sur la première ligne de la transaction.

Dégrouper la date de la colonne

=SI(NBCAR($F2)>0,SI(NBCAR(F2)>0,F2,""),M1)

• NBCAR($F2)>0

  teste l’existence d’une valeur dans la colonne F en vérifiant si la longueur est supérieure à 0. Comme nous l’avons observé, la Date est toujours présente sur la première ligne du groupe de transactions, cela nous sert de vérification si nous sommes sur la première ligne de la transaction. Nous avons placé le signe $ devant le F pour faciliter la copie de la formule dans le reste des colonnes en faisant glisser vers le bas (N° de transaction, Type, Saisi/dernière modification, Dernière modification par), car nous vérifions toujours la présence de la Date pour savoir si nous sommes sur la première ligne de la transaction.

• SI(NBCAR(F2)>0,F2,"")

  renvoie la date si elle est présente, "" (chaîne vide) si elle ne l’est pas. Cela peut être simplifié en F2 pour la colonne de Date, car la Date est toujours présente sur la première ligne du groupe de transactions, mais cette logique est utilisée pour pouvoir copier et coller les mêmes formules pour le N° et le Nom, qui, comme mentionné ci-dessus, ne sont pas toujours présents. Comme Excel affiche 0 au lieu de vide lors du référencement d’une cellule vide, nous devons lui dire de renvoyer "" pour qu’il affiche une cellule vide.

• Nous devons ensuite copier cette formule, soit à l’aide de la poignée de recopie, soit en copiant la formule, en sélectionnant les cellules vides et en collant la formule.

Dégrouper les colonnes N° de transaction, Type, Saisi/dernière modification, Dernière modification par

Formules en N2, O2, P2 et Q2 comme suit :

=SI(NBCAR($F2)>0,SI(NBCAR(B2)>0,B2,""),N1)
=SI(NBCAR($F2)>0,SI(NBCAR(C2)>0,C2,""),O1)
=SI(NBCAR($F2)>0,SI(NBCAR(D2)>0,D2,""),P1)
=SI(NBCAR($F2)>0,SI(NBCAR(E2)>0,E2,""),Q1)

Numéro et nom du compte

Le numéro et le nom de compte occupent actuellement la même colonne, séparés par un délimiteur. Nous pouvons utiliser ce délimiteur dans une formule afin de fractionner le nombre et le nom en colonnes distinctes.

• =GAUCHE(J2,TROUVE("·",J2)-2)

  Cette première formule extrait le numéro de compte en prenant tous les caractères de gauche, jusqu’au délimiteur.

• =STXT(J2,TROUVE("·",J2)+2,NBCAR(J2))

  Cette formule extrait le nom du compte en utilisant le délimiteur comme point de départ et en extrayant tout le texte après ce dernier.

Remplissage des valeurs vides dans les colonnes Débit et Crédit

MindBridge ne prend pas en charge les valeurs vides laissées dans les colonnes de débit et de crédit, elles doivent être renseignées par un nombre. Afin de corriger cela, nous pouvons sélectionner toutes les cellules vides en mettant en surbrillance les colonnes K et L, en appuyant sur Ctrl+G et en cliquant sur spécial. Nous pouvons ensuite sélectionner Vides, saisir 0 et appuyer sur Ctrl+Entrée pour remplir toutes les cellules vides avec un zéro.

Filtrer pour conserver uniquement les lignes de transaction

Nous observons que chaque ligne de transaction dans le fichier d’origine a un Compte. Donc, avec les filtres activés, filtrez pour enlever les blancs de la colonne J (Compte) :

Copier et coller des valeurs dans un nouveau classeur

À partir de la cellule B1, appuyez sur Ctrl-Shift-End pour arriver à la fin du fichier, et rectifiez la position si nécessaire), puis copiez, puis collez les valeurs spéciales dans un nouveau classeur. Vous pouvez ensuite supprimer toutes les colonnes groupées en double. À la fin, il vous restera une feuille de calcul qui ressemble à ce qui suit :

La mise en forme est maintenant terminée et les données sont prêtes à être absorbées dans MindBridge. Vous trouverez ci-dessous le lien vers notre guide sur l’absorption qui vous expliquera plus en détail le mappage des colonnes et la génération d’Identifiant de transaction.

Étape précédente : QuickBooks Desktop/Enterprise Solutions : Exporter le grand livre

Étape suivante : QuickBooks Desktop/Enterprise Solutions : Importer le grand livre dans MindBridge

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