Résumé

Découvrez comment dissocier un fichier de données en remplissant plusieurs colonnes pour produire un fichier pris en charge par MindBridge. Il s’agit d’un problème courant dans de nombreuses exportations de données provenant de systèmes de comptabilité tels que QuickBooks. 

Cette méthode peut même être utilisée si toutes les colonnes n’ont pas une valeur sur la première ligne du groupe, et pour remplir les numéros de compte vides lorsque la description du compte est présente mais que le numéro de compte ne l’est pas.

Remarque : Si possible, essayez d’abord de configurer un connecteur direct ou demandez à votre client de se connecter pour extraire les données directement dans MindBridge, ou suivez ces instructions pour exporter à partir de QuickBooks en ligne ou de QuickBooks Desktop afin d’éviter d’avoir à dissocier les données. Ce guide est destiné aux situations dans lesquelles il est impossible de configurer un connecteur direct ou d’obtenir une meilleure exportation.

Résolution

Considérez l’extrait suivant d’un fichier du grand livre général QuickBooks :

Les problèmes

1. Ce fichier est groupé par transaction ; la date, le type de transaction, le numéro et le nom ne sont présents que sur la première ligne du groupe de transactions et doivent être glissés vers le bas.
2. Le numéro de compte n’est pas toujours présent (voir par exemple les lignes 8, 13, 17, 25), mais le compte, lui, est présent. Le compte peut être mis en correspondance avec l’identifiant du compte, mais le numéro de compte ne peut pas l’être à moins de remplir les champs vides.
3. Il y a des lignes de sous-total de transaction inutiles (9, 14, 19, 26)

La solution (formatage nécessaire)

1. Faites glisser Date, Type de transaction, N° et Nom vers le bas jusqu’à chaque ligne de transaction
2. Remplissez le numéro de compte vide avec la valeur dans Compte
3. Exclure les lignes externes totales/sous-totales/vides (9, 14, 19, 26) et les lignes externes (lignes 1 à 4) au-dessus de la ligne d’en-tête (ligne 5)

Nous plaçons les colonnes révisées à la fin du fichier.

• La Date et le Type de transaction sont toujours présents sur la première ligne du groupe de transactions, mais le N° et le Nom sont parfois vides pour un groupe. Voir les 3e et 4e groupes de transactions commençant sur les lignes 16 et 21.
• Notre logique consiste à prendre la valeur de la colonne d’origine si nous sommes sur la première ligne de la transaction, ou la valeur précédente que nous avons trouvée si nous ne sommes pas sur la première ligne de la transaction.

Date de révision : Cellule L6 et inférieure

=IF(LEN($B6)>0,IF(LEN(B6)>0,B6,""),L5)

• LEN($B6)>0

  teste l’existence d’une valeur dans la colonne B en vérifiant si la longueur est supérieure à 0. Comme nous l’avons observé, la Date est toujours présente sur la première ligne du groupe de transactions, cela nous sert de vérification si nous sommes sur la première ligne de la transaction. Nous avons placé le signe $ devant le B pour faciliter la copie de la formule dans le reste des colonnes en faisant glisser vers le bas (Type, N°, Nom de transaction), car nous vérifions toujours la présence de la Date pour savoir si nous sommes sur la première ligne de la transaction

• IF(LEN(B6)>0,B6,"")

  renvoie la date si elle est présente, "" (chaîne vide) si elle ne l’est pas. Cela peut être simplifié en B6 pour la colonne de Date, car la Date est toujours présente sur la première ligne du groupe de transactions, mais cette logique est utilisée pour pouvoir copier et coller les mêmes formules pour le N° et le Nom, qui, comme mentionné ci-dessus, ne sont pas toujours présents. Comme Excel affiche 0 au lieu de vide lors du référencement d’une cellule vide, nous devons lui dire de renvoyer "" pour qu’il affiche une cellule vide.

TRIM(CLEAN(SUBSTITUTE(B6,CHAR(160)," ")))

=IF(LEN(TRIM(CLEAN(SUBSTITUTE($B6,CHAR(160)," "))))>0,IF(LEN(TRIM(CLEAN(SUBSTITUTE(B6,CHAR(160)," "))))>0,B6,""),L5)

Type de transaction révisé, N°, Nom

Copiez et collez et faites glisser la formule trouvée pour la date révisée.

Les formules des cellules M6, N6 et O6 doivent être les suivantes :

=IF(LEN($B6)>0,IF(LEN(C6)>0,C6,""),M5)
=IF(LEN($B6)>0,IF(LEN(D6)>0,D6,""),N5)
=IF(LEN($B6)>0,IF(LEN(F6)>0,F6,""),O5)

N° de compte révisé

Notre logique pour remplir les espaces vides pour le N° de compte dans la colonne P est de prendre le N° de compte original de la colonne H s’il est présent (longueur supérieure à 0), ou le Compte de la colonne I s’il ne l’est pas (longueur non supérieure à 0) :

=IF(LEN(H6)>0,H6,I6)

Filtrer pour conserver uniquement les lignes de transaction

Nous observons que chaque ligne de transaction dans le fichier d’origine a un Compte. Donc, avec les filtres activés, filtrez pour enlever les blancs de la colonne I (Compte) :

Copier et coller des valeurs dans un nouveau classeur

Sélectionnez ensuite la ligne d’en-tête et les lignes de transaction sélectionnées (c.-à-d., ligne 5 et suivantes dans l’affichage filtré - vous pouvez commencer à la cellule B5, appuyer sur Ctrl-Maj-Fin pour arriver à la fin du fichier et rectifier la position si nécessaire), puis copiez et collez des valeurs spéciales dans un nouveau classeur.

Quelque chose d’autre vous vient à l’esprit ?

Rejoignez la communauté pour faire part de vos réflexions et demandes de renseignements ! Vous pouvez également discuter avec nous ou soumettre une demande d’assistance supplémentaire.

Articles connexes

• Guide sur le formatage des données : Dissociation des fichiers : dissocier et fractionner
• Guide sur le formatage des données : Dissociation et vérification du déséquilibre
• Rapport de journal - QuickBooks en ligne
• Rapport de journal - QuickBooks Desktop
• Connecteurs de données : Connectez-vous
• Connecteurs de données : Inviter un client à se connecter
• FAQ : Connecteurs directs