Résumé

Découvrez pourquoi le grand livre doit contenir au moins une colonne numérique.

Qu’est-ce qu’une colonne numérique ?

Une colonne Montant, ou colonnes Débit et Crédit, sont les colonnes numériques parmi les champs requis par MindBridge pour les fichiers du grand livre. Sans colonne numérique, MindBridge ne peut pas effectuer d’analyse.

• Si la colonne Montant est utilisée, tous les débits doivent être positifs et les crédits négatifs.
• Les montants présents dans la colonne doivent également satisfaire aux critères suivants :
  • • Caractères numériques (chiffres) et symboles . (point), - (signe moins)
    • Le caractère point (.) utilisé pour indiquer la décimale (c.-à-d., pas la virgule comme c’est le cas dans certaines juridictions)
    • Le signe A- (moins/négatif) devant le numéro pour indiquer qu’il est négatif (d’autres conventions telles que (), <> ou - après le nombre ne sont pas prises en charge)
    • Tous les autres types de caractères doivent être supprimés (par exemple, les symboles monétaires, les espaces, les lettres et, de préférence, les virgules également). 
• Si des colonnes Débit et Crédit sont utilisées, les valeurs des deux doivent avoir un solde positif par défaut.
• MindBridge peut traiter des montants contenant des virgules pour séparer les milliers, mais il est plus sûr de supprimer les virgules.

Si vous avez déjà des colonnes numériques Montant ou Débit/Crédit répondant aux exigences ci-dessus, veuillez vérifier votre fichier grand livre pour repérer les problèmes potentiels suivants :

• Données étrangères : MindBridge s’attend à ce que la première ligne des fichiers du grand livre soient une ligne d’en-tête, puis que le reste du fichier soit composé de transactions, chacune étant représentée par une seule ligne. Les lignes de sous-titres, de total et de sous-total doivent être supprimées. Les colonnes Montant, Débit ou Crédit peuvent avoir des valeurs non numériques si elles sont utilisées comme colonnes de texte dans les lignes de sous-titre, total ou sous-total.

• Données corrompues ou problématiques : Comprend les cellules décalées, les champs couvrant plusieurs colonnes ou plusieurs champs par colonne.

  • Parfois, les valeurs de certaines lignes sont déplacées d’une ou plusieurs colonnes vers la droite ou la gauche de la colonne à laquelle elles appartiennent, généralement en raison d’un échappement incorrect des valeurs qui contiennent des caractères « ou \ ou « ou », ou le caractère délimiteur du fichier.
    • Dans l’exemple suivant, la colonne V, DESCRIPTION, qui est la colonne à gauche de la colonne DÉBIT (colonne W), se divise en deux aux lignes 277100 et 277101. La moitié de la DESCRIPTION s’affiche dans la colonne DÉBIT, et le montant du DÉBIT s’affiche dans la colonne TRANSACTION (colonne X) à droite de la colonne DÉBIT :
  • Parfois, les champs ne s’insèrent pas parfaitement dans une colonne. Cela peut se produire si vous essayez d’importer dans Excel un fichier texte à largeur fixe qui ne l’est pas parfaitement, de sorte que les premiers chiffres du nombre se trouvent dans une colonne et le reste dans la suivante, parfois suivi d’une partie du texte qui devrait se trouver dans une autre colonne. Cela se produit également souvent lors de la conversion de fichiers PDF. Consultez cet article pour en savoir plus sur les raisons pour lesquelles MindBridge ne prend pas en charge les fichiers PDF.
  • Chaque colonne doit contenir un seul champ : s’il y a plusieurs champs par colonne, comme le montant suivi d’un espace suivi d’un indicateur de débit/crédit, ils doivent être divisés en deux colonnes. Par exemple, « 4500 D » doit avoir 4500 dans une colonne et D dans une autre.
    
    

Articles associés

• Listes de contrôle de données : Grand livre (organisations à but lucratif et à but non lucratif)
• Formatage des données : conseils et astuces
• Validation des données : caractères spéciaux qui nécessitent un échappement