Résumé

Cet article vous aidera à formater tout fichier Quickbooks avec la structure de compte suivante : 

La caractéristique déterminante de ce type de fichier est que les comptes et sous-comptes Quickbooks sont présentés sous forme de niveaux ou de cellules distinctes. Pour évaluer l’activité du grand livre, seul le niveau de compte le plus détaillé est requis. Dans la capture d’écran ci-dessus, « 5110-00 - Staff Wages » (Salaires du personnel) se trouve au niveau du compte le plus détaillé. Nous devons uniquement formater le fichier du grand livre pour consulter le numéro de compte et la description les plus détaillés, plutôt que les comptes « parents » et les descriptions précédentes. 

Table des matières

• Partie 1 : Création d’une nouvelle colonne et d’un nouvel en-tête « Comptes »
• Partie 2 : Formatage des données de la colonne
• Partie 3 : Mise en surbrillance des cellules vides de la colonne
• Partie 4 : Concaténation des colonnes existantes dans la nouvelle
• Partie 5 : Vérification de la partie 4
• Partie 6 : Faire un copier-coller des valeurs dans la colonne
• Partie 7 : Sélection des cellules vierges de la colonne
• Partie 8 : Ajout d’une nouvelle formule
• Partie 9 : Suppression des colonnes inutiles
• Partie 10 : Ajout d’une colonne « Description du compte »
• Partie 11 : Identification et définition du délimiteur

1. Pour commencer, nous devons donner un en-tête à la colonne la plus à droite contenant un sous-compte (dans ce cas, la colonne E). Nous nommerons l’en-tête « Account » (Compte).  
   
   
   
2. Sélectionnez la ligne entière en cliquant sur l’en-tête des colonnes.
   
   
   
3. Une fois mis en surbrillance, l’en-tête de la colonne sera vert et la colonne entière, à l’exception de la première cellule, sera grisée. 
   
   
   
4. Saisissez le nom de votre en-tête (dans ce cas, « Compte ») dans la barre de formule et appuyez sur Entrée. Cela créera un en-tête pour l’ensemble de la colonne, plutôt que des données pour la cellule.  
   

1. Maintenant que la colonne a un en-tête, mettez en surbrillance la colonne entière en utilisant la même méthode que ci-dessus.
   
   
   
2. Dans le menu déroulant de la section Number (Nombre) de l’onglet Home (Accueil), modifiez le format en General (s’il n’est pas déjà défini sur Général). 
   
   
   
3. Une fois modifié, ouvrez l’outil Text to Columns (Texte en colonnes) dans la section Data Tools (Outils de données) de l’onglet Data (Données).
   
   
   
4. L’assistant Convertir le texte en colonnes s’affiche à l’écran. Sélectionnez Delimited (Délimité) et cliquez sur Finish (Terminer) pour appliquer la modification à l’ensemble de la colonne.
   

1. Une fois encore, mettez en surbrillance toute la colonne E. 
   
   
   
2. Dans la section Modification de l’onglet Accueil, cliquez sur Find & Select (Rechercher et sélectionner) et sélectionnez Go To Special (Aller à l’option spéciale) dans la liste déroulante. 
   
   
   
3. La fenêtre Aller à l’option spéciale s’affiche à l’écran. Sélectionnez Blanks (Cellules vides) et cliquez sur OK. Cela mettra en surbrillance toutes les cellules vides de la nouvelle colonne.
   

1. Maintenant que toutes les cellules vides sont en surbrillance, saisissez la formule suivante dans la barre de formule (assurez-vous que toutes les colonnes E sont en surbrillance) : =CONCAT(B2, C2, D2)
   
   
   
2. Appuyez ensuite sur Ctrl+Entrée pour ajouter cette formule à toutes les cellules de la colonne. Cette formule ajoute les données de toutes les colonnes restantes de la nouvelle colonne à notre nouvelle colonne. Ainsi, chaque compte et numéro de compte est consolidé dans notre nouvelle ligne.
   
   
   REMARQUE :selon la complexité de la structure de votre compte, vous devrez peut-être ajouter plus de colonnes à la formule ci-dessus.
3. Une fois cette manœuvre terminée, vous ne verrez que les écritures comptables des colonnes B, C et D dans notre nouvelle colonne Comptes.
   

1. Pour vous assurer que vous avez terminé la dernière étape avec succès, cliquez sur la liste déroulante Filter (Filtre) dans la section Modification de l’onglet Accueil et sélectionnez Filter (Filtre).
   
   
   
2. Cela ajoutera à toutes vos colonnes un bouton « filtre » dans leur en-tête.
   
   
   
3. Cliquez sur le bouton Filtre de la colonne Compte. Une liste des filtres disponibles s’affiche, y compris tous les comptes de la colonne. Utilisez cette liste pour vous assurer que tous les comptes sont présents.
   

1. Une fois cette vérification effectuée, mettez à nouveau en surbrillance l’ensemble de la colonne E et copiez-la.  
   
   
   
2. Une fois la colonne copiée, utilisez Paste Values (Coller les valeurs) pour la coller à nouveau en tant que « valeurs ». Cela supprimera la formule que nous avons utilisée pour concatener nos colonnes et ne laissera que la valeur (compte) dans la cellule. (Consultez les Raccourcis spéciaux Coller Excel pour référence.)
   
   
   
3. Laissez la colonne E en surbrillance, utilisez à nouveau la fonction Texte en colonnes et cliquez sur Terminer pour marquer nos cellules « vides » à leur état supposé (Excel ne les reconnaîtra pas comme étant vraiment vides tant que vous n’aurez pas terminé cette étape).
   

1. Là encore, avec l’ensemble de la colonne Comptes en surbrillance, cliquez sur Rechercher et sélectionner dans l’onglet Accueil et sélectionnez Aller à l’option spéciale. 
   
   
   
2. Sélectionnez Cellules vides et cliquez sur OK. Cela sélectionnera les cellules vides restantes dans notre colonne Comptes (colonne E).
   

1. Dans la première cellule vide, saisissez la formule suivante : =E2
   
   
   
2. Appuyez sur Ctrl+Entrée pour saisir la formule dans chaque cellule vide sélectionnée, comme dans la partie 4. Cela ajoute le numéro et la description des comptes dans chaque poste de notre colonne Comptes.
   
   
   
3. De la même manière que nous avons supprimé la dernière formule de la partie 6, mettez en surbrillance la colonne entière, copiez-la et collez les valeurs. Maintenant, la formule (=E2) sera supprimée et seule la valeur (numéro de compte et description) restera. 

1. Maintenant que tous nos comptes figurent dans une colonne, supprimez toutes les colonnes à gauche de la nouvelle colonne Comptes (dans ce cas, les colonnes A, B, C et D).
   

   

1. Une fois les colonnes inutiles supprimées, insérez une nouvelle colonne à droite de votre colonne Compte.
   

1. Mettez en surbrillance et copiez uniquement le point qui sépare le numéro de compte de sa description dans notre colonne Compte.
   
   
   
2. Une fois le point copié, mettez en surbrillance l’ensemble de la colonne Compte (qui était auparavant la colonne E, mais maintenant la colonne A).
   
   
   
3. Revenez à la fonction Texte en colonnes dans la section Outils de données de l’onglet Données. Assurez-vous que Délimité est sélectionné, puis cliquez sur Suivant.
   
   
   
4. Collez le point que vous avez copié dans la case « Autre » pour l’utiliser comme délimiteur et cliquez sur Terminer.
   
   
   
5. Cela déplacera toutes les descriptions de compte depuis notre colonne Comptes vers la nouvelle colonne B, en séparant les numéros de compte et les descriptions dans leurs propres colonnes respectives. 
   
   
   
6. Ajoutez un en-tête à la nouvelle colonne (comme indiqué ci-dessus) et nommez-la « Account Description » (Description du compte).
   
   
   
7. Utilisez à nouveau Trier et filtrer dans la colonne Date de votre ensemble de données pour afficher uniquement les lignes vides et les supprimer toutes. Vous disposerez ainsi d’un ensemble complet de données non regroupées, prêt pour le traitement. 

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