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Conseils et astuces sur la mise en forme des données

  • Mise à jour

Résumé

Cet article montre les astuces de formatage des données qui peuvent être utilisées pour formater votre fichier à des fins de traitement.


Format de date

MindBridge est capable de traduire toutes sortes de formats de date ; tant qu’Excel reconnaît une date, MindBridge le peut également.

Vérifiez si votre date est correctement formatée

  1. Appliquez un filtre aux données dans Excel.
  2. Utilisez le menu Filter by Date (Filtrer par date) pour voir comment Excel interprète la date des données.
    Le format de date doit être regroupé comme illustré dans l’image ci-dessous.
    image_-_2021-01-07T133432.841.png
 

Reformater la date

  1. Sélectionnez la fonction Texte en colonnes dans Excel, qui se trouve dans l’onglet Données.
  2. Sélectionnez Délimité, puis Suivant.
    image_-_2021-01-07T133523.729.png

  3. Utilisez le délimiteur personnalisé (étape 2 sur 3) et choisissez « / » dans le champ de texte Autre :.
    Remarque : Lorsque vous utilisez le délimiteur personnalisé, assurez-vous d’insérer le nombre approprié de nouvelles lignes après la colonne de date d’origine. Ces nouvelles colonnes seront utilisées pour délimiter la date.
    image_-_2021-01-07T133546.092.png

    Sinon, utilisez le délimiteur de date (étape 3 sur 3). Assurez-vous que le format de date du menu déroulant correspond au format de date de votre fichier.
    image_-_2021-01-07T133602.726.png

  4. Pour regrouper la date, collez la formule suivante dans une colonne vide :
    =DATE(Year Column, Month Column, Day Column)
    image_-_2021-01-07T133619.653.png

  5. Accédez à l’onglet Number (Nombre) dans le ruban Accueil.
  6. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner Short Date (Date courte). 
    image_-_2021-01-07T133642.965.png
 

Voici une image avant et après affichant le format de date préféré de AAAA-MM-JJ.

image_-_2021-01-07T133707.746.png


Formater le montant ou les valeurs de débit et de crédit

Les colonnes Montant ou Débit et Crédit ne doivent pas contenir de caractères spéciaux. Le moyen le plus simple de s’en assurer est de formater les colonnes au format numérique.

  1. Dans l’onglet Nombre du ruban Accueil, utilisez le menu déroulant pour sélectionner Nombre.
    image_-_2021-01-07T133728.736.png

    Cela supprimera les caractères spéciaux (tels que « $ ») de vos colonnes. 
    image_-_2021-01-07T133753.518.png
 

Extraire un type de transaction d’un numéro de compte
-ou-
Séparer la description du compte du numéro de compte

  1. Insérez une colonne après celle dans laquelle vous travaillez et renommez-la. 
  2. Accédez à l’onglet Développeur.
  3. Ouvrez l’éditeur Visual Basic.
    image_-_2021-01-07T133841.317.png

  4. Dans l’éditeur Visual Basic, sélectionnez Insérer > module.
    image_-_2021-01-07T133857.680.png

  5. Copiez et collez le texte ci-dessous dans l’espace blanc qui apparaît et sélectionnez Enregistrer (si une invite apparaît, sélectionnez Oui).
    Function TextOnly(pWorkRng As Range) As String
    'Updateby20140515
    Dim xValue As String
    Dim OutValue As String
    xValue = pWorkRng.Value
    For xIndex = 1 To VBA.Len(xValue)
    If Not VBA.IsNumeric(VBA.Mid(xValue, xIndex, 1)) Then
    OutValue = OutValue & VBA.Mid(xValue, xIndex, 1)
    End If
    Next
    TextOnly = OutValue
    End Function
    image_-_2021-01-07T133915.719.png


Formatage de fichier

Vous pouvez accélérer le processus de formatage et de traitement des données.

  • Enregistrez le fichier au format .CSV. Cela réduit la taille du fichier, ce qui facilite le formatage et l’importation dans MindBridge.
  • Supprimez les lignes vides.
    image_-_2021-01-07T133934.378.png
  • Renommez les en-têtes pour qu’ils correspondent à ceux de MindBridge. Cela permettra d’accélérer le processus d’importation :
    • Identifiant de compte
    • Account Name (Nom du compte)
    • Posted Date (Date de publication)
    • Memo (Mémo)
    • Transaction ID (Identifiant de transaction)
    • Transaction Type (Type de transaction) (si vous l’avez)
    • Amount (Montant), ou Debit and Credit (Débit et crédit)
    • Source (si vous l’avez)
    • User ID (Identifiant d’utilisateur) (si vous l’avez)


Remplissez les numéros et noms de compte (fichiers groupés)

  1. Sélectionnez la ou les colonne(s) que vous souhaitez remplir.
  2. Ouvrez l’onglet Modification dans le ruban Accueil.
  3. Ouvrez le menu Trouver et sélectionner.
  4. Sélectionnez Aller à l’option spéciale...
    image_-_2021-01-07T133958.240.png

  5. Sélectionnez Cellules vides.
  6. Sélectionnez OK.
    image_-_2021-01-07T134026.436.png

    Cette sélection met en surbrillance les cellules vides et rend la première cellule vide blanche.
    image_-_2021-01-07T134045.556.png

  7. Appuyez sur F2 sur votre clavier pour saisir des valeurs dans la cellule blanche.
  8. Lorsque l’indicateur de type clignote, saisissez = puis la cellule ci-dessus (par exemple, « =K1 »).
    image_-_2021-01-07T134103.823.png
  9. Appuyez sur Ctrl+Entrée sur votre clavier.
    Toutes vos cellules doivent maintenant être remplies.
  10. Copiez et collez les valeurs dans cette cellule pour supprimer la formule.


Concaténation des fichiers

Si le fichier se trouve dans les limites d’Excel, il suffit de copier et coller les fichiers ensemble sans les en-têtes du deuxième fichier.

Si le fichier dépasse les limites d’Excel, apprenez à fusionner plusieurs fichiers sur une feuille de calcul dans MindBridge.

 


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