Résumé
Découvrez quelques astuces de formatage de données qui peuvent servir à formater votre fichier avant de l’importer dans MindBridge.
Aperçu vidéo
Format de date
MindBridge peut traduire toutes sortes de formats de date ; tant qu’Excel reconnaît une date, MindBridge le peut également.
Vérifiez si votre date est correctement formatée
- Appliquez un filtre aux données dans Excel.
-
Utilisez le menu Filtrer par date pour voir comment Excel interprète les données.
Le format de date doit être regroupé comme illustré dans l’image ci-dessous.
Reformater la date
- Si les données doivent être reformatées, cliquez sur la fonction Texte en colonnes dans Excel, qui se trouve dans l’onglet Données.
- Cliquez sur Délimité et cliquez sur Suivant.
- À l’étape 2 sur 3, dans la section Délimiteur, cochez la case à côté de Autre, puis saisissez « / » (barre oblique) dans le champ de texte .
Remarque : Si vous utilisez un délimiteur personnalisé, assurez-vous d’insérer le nombre approprié de nouvelles colonnes après la colonne de date d’origine à l’avance. Ces nouvelles colonnes seront utilisées pour délimiter la date.
Sinon, utilisez le délimiteur de Date (étape 3 sur 3). Assurez-vous que le format de date du menu déroulant correspond au format de date de votre fichier.
- Pour regrouper la date, collez la formule suivante dans une colonne vide :
=DATE(Colonne Année, Colonne Mois, Colonne Jour)
- Allez dans l’onglet Nombre dans le ruban Accueil.
- Utilisez le menu déroulant pour sélectionner Short Date (Date courte).
Voici une image avant et après affichant le format de date préféré de AAAA-MM-JJ.
Formater le montant ou les valeurs de débit et de crédit
Les colonnes Montant ou Débit et Crédit ne doivent pas contenir de caractères spéciaux. Le moyen le plus simple de s’en assurer est de formater les colonnes au format numérique.
-
Dans l’onglet Nombre du ruban Accueil, utilisez le menu déroulant pour sélectionner Nombre.
Cela supprimera les caractères spéciaux (tels que « $ ») de vos colonnes.
Extraire un identifiant de transaction d’un numéro de compte
-ou-
Séparer la description du compte du numéro de compte
- Insérez une colonne après celle dans laquelle vous travaillez et renommez-la.
- Il existe deux façons de séparer les données en deux champs :
- Utilisez Texte en colonnes en suivant les étapes ci-dessus pour séparer les données si des délimiteurs sont utilisés.
- Utilisez Visual Basic pour extraire les données en suivant les étapes 3 et suivantes.
- Accédez à l’onglet Développeur.
-
Ouvrez l’éditeur Visual Basic.
- Dans l’éditeur Visual Basic, sélectionnez Insérer > module.
-
Copiez et collez le texte ci-dessous dans l’espace blanc qui apparaît et cliquez sur Enregistrer (si une invite apparaît, cliquez sur Oui).
Function TextOnly(pWorkRng As Range) As String
'Updateby20140515
Dim xValue As String
Dim OutValue As String
xValue = pWorkRng.Value
For xIndex = 1 To VBA.Len(xValue)
If Not VBA.IsNumeric(VBA.Mid(xValue, xIndex, 1)) Then
OutValue = OutValue & VBA.Mid(xValue, xIndex, 1)
End If
Suivant
TextOnly = OutValue
End Function
Formatage de fichier
L’importation de fichiers volumineux dans MindBridge prend un peu de temps, mais vous pouvez faire certaines choses pour accélérer le processus.
Enregistrez le fichier au format .csv
L’enregistrement du fichier avec l’extension .csv réduit la taille du fichier afin qu’il soit plus facile à formater et à importer dans MindBridge.
Supprimez les lignes vides
Renommez les en-têtes pour qu’ils correspondent à ceux de MindBridge. Cela permettra d’accélérer le processus d’importation.
- Identifiant de compte
- Nom du compte
- Date de publication
- Mémo
- Identifiant de transaction
- Transaction Type (Type de transaction) (si vous l’avez)
- Amount (Montant), ou Debit and Credit (Débit et crédit)
- Source (si vous l’avez)
- User ID (Identifiant d’utilisateur) (si vous l’avez)
Remplissez les numéros et noms de compte (fichiers groupés)
- Sélectionnez la ou les colonne(s) que vous souhaitez remplir.
- Ouvrez l’onglet Modification dans le ruban Accueil.
- Ouvrez le menu Trouver et sélectionner.
-
Sélectionnez Aller à l’option spéciale...
- Sélectionnez Cellules vides.
-
Sélectionnez OK.
Cette sélection met en surbrillance les cellules vides et rend la première cellule vide blanche.
- Appuyez sur F2 sur votre clavier pour saisir des valeurs dans la cellule blanche.
- Lorsque l’indicateur de type clignote, saisissez = puis la cellule ci-dessus (par exemple, « =K1 »).
- Appuyez sur Ctrl+Entrée sur votre clavier.
Toutes vos cellules doivent maintenant être remplies. - Copiez et collez les valeurs dans cette cellule pour supprimer la formule.
Concaténez des fichiers
Si le fichier se trouve dans les limites d’Excel, il suffit de copier et coller les fichiers ensemble sans les en-têtes du deuxième fichier sur une seule feuille de calcul.
Si le fichier dépasse les limites d’Excel, apprenez à fusionner plusieurs fichiers sur une feuille de calcul dans MindBridge.
Considérations supplémentaires
Lorsque vous formatez vos données, faites attention à ces points clés :
- Les fichiers de balance des comptes doivent toujours contenir des comptes uniques, car les comptes redondants entraîneront des erreurs. Découvrez comment résoudre ce problème.
- Il est toujours recommandé d’importer un format de fichier « non groupé » dans MindBridge. En savoir plus sur les formats de fichiers groupés et non groupés.
- Si vous souhaitez filtrer votre analyse avec les valeurs trouvées dans une colonne particulière, ajoutez cette colonne pendant le mappage des colonnes. Découvrez comment ajouter une colonne pour le filtrage.
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