Résumé

Trouvez les réponses aux principales questions sur les organisations.

L’autorisation expire-t-elle ? Combien de temps a-t-on accès aux données ERP du client ?

Si vous vous connectez vous-même, vous aurez accès au système de gestion financière de votre client pendant 7 jours.

Lorsque vous invitez un client à se connecter, vous pouvez demander que l’accès soit accordé pour une durée allant de 1 à 180 jours. Après la durée établie, vous devrez autoriser à nouveau la connexion pour prolonger l’accès.

Quels types de données peuvent être extraits de l’ERP du client ?

Le tableau suivant indique les ERP actuellement compatibles et les données associées qui peuvent être extraites via un connecteur direct.

rapportjournal

détailsgrandlivre

journaux

rapportdétaillébilan

soldesdépartclôture

rapportbalancecomptes

soldesdépartclôture

rapportbalancecomptes

compte

comptesgrandlivre

comptes

ListeTransactionsParFournisseur

détailsCc

rapportdétailléhistoriquesommesdûes

rapportdétailléhistoriquesommesdûes

fournisseur

fournisseurs

ListeTransactionsParClient

détailsCd

rapportdétailléhistoriquecréances

historiqueCd

rapportdétailléhistoriquecréances

historiqueCd

client

 clients

À quelle fréquence les données sont-elles tirées dans MindBridge ?

Les données ne peuvent être extraites dans MindBridge que sur ordre d’un utilisateur. Ce processus est finalisé en sélectionnant Sync sur les données d’ERP dans le connecteur direct.

MindBridge n’enverra jamais de données dans votre ERP.

Comment accéder au logiciel ERP d’un client ?

Les informations d’identification du système cible sont nécessaires pour accéder à l’ERP. Il existe deux façons de procéder :

• En tant qu’auditeur, vous devez avoir accès en tant que « comptable ». Votre client doit créer un compte utilisateur « comptable » pour que vous puissiez vous connecter.
• Lorsque vous êtes sur place avec votre client, vous pouvez le guider dans le flux et lui demander de saisir ses informations d’identification en tant qu’autorisation.
  
  

Le client peut-il empêcher ou révoquer l’accès à tout moment ? En quoi consiste cette procédure ?

Votre client peut empêcher ou révoquer l’accès à l’ERP à tout moment. Celui-ci comporte en effet une section permettant de gérer et de désactiver les connexions ou les applications. Pour désactiver l’accès, votre client doit sélectionner Déconnecter à côté de l’application MindBridge.

Comment redémarrer l’importation d’un ou de plusieurs fichiers sans que cela ait un impact sur les autres importations de fichiers ?

Si vous devez resynchroniser un ou plusieurs fichiers, voici les étapes à suivre :

1. Assurez-vous que la connexion à l’ERP est active.
2. Sélectionnez Configurer la source de données dans l’analyse cible.
3. Sélectionnez le ou les fichier(s) que vous souhaitez réimporter.
4. Sélectionnez Sync.
   
   

Que faire si le client ne dispose pas d’un ensemble complet de données ?

Pour extraire les données, celles-ci doivent d’abord être accessibles par un point de terminaison (par exemple, dans QB, nous utilisons le point de terminaison « journal » pour extraire les données détaillées du grand livre). Les points de terminaison configurés garantissent que nous extrayons uniquement les données appropriées pour chaque fichier requis, et que nous n’extrayons pas de données supplémentaires inutilisées. Le système se comportera normalement une fois que l’extraction des données sera terminée. Si les données n’existent pas dans le système source ou ne sont pas accessibles via le point de terminaison, aucun élément ne sera extrait.

Par exemple, si vous configurez le système pour extraire des données du 1er janvier 2020 au 31 décembre 2020 et que les données n’existent pas dans le système source ou ne sont pas accessibles via le point de terminaison pour mai 2020, aucun élément ne sera extrait pour le mois de mai. Tous les autres mois comportant des données seront extraits normalement, à condition qu’ils soient présents et accessibles.

Peut-on saisir des rectifications via le connecteur direct ?

Oui, vous pouvez saisir des entrées de journal rectificatives. Si des entrées de journal rectificatives ont été comptabilisées comme des entrées de journal dans les périodes précédentes, elles sont traitées comme des entrées de journal ordinaires avec le type approprié, entrées de journal rectificatives, et sont extraites.

L’auditeur doit fournir les entrées de journal rectificatives de la période en cours pour conclure la mission. Lorsque les utilisateurs enregistrent ces entrées en tant que journaux, celles-ci seront accessibles pour les extractions de données futures.

Comment utiliser la fonction de connecteur direct en présence de plusieurs entités ou d’audits consolidés ?

Cela dépend de la manière dont les entités sont configurées dans leurs systèmes comptables. Il existe deux cas d’utilisation :

• Si chaque filiale est configurée comme sa propre organisation dans QB, chaque organisation devra bénéficier d’une autorisation et les données devront être exécutées dans des analyses séparées.
• Si les données financières sont consolidées, les fichiers extraits sont laissés à l’étape « Mapper les colonnes » de l’assistant d’importation afin que les filtres de catégories puissent toujours être appliqués à la source de données.
  
  

Peut-on extraire des données de colonnes supplémentaires de l’ERP du client (comme des colonnes de référence supplémentaires, des codes de département, des codes d’état, etc.) ?

Toutes les données de colonne disponibles sont automatiquement extraites de l’ERP de votre client. Vous avez ensuite la possibilité de mapper et/ou de manipuler de manière sélective les données des colonnes disponibles en fonction de vos besoins d’analyse. Si un champ n’existe pas dans les données ciblées de l’ERP de votre client, MindBridge ne sera pas en mesure d’extraire les informations manquantes.

Comment inclure les parties apparentées dans le module CD/CC ?

Si les parties apparentées ne sont pas présentes dans les données source de l’ERP, vous pouvez suivre ces étapes pour les inclure dans votre analyse CD/CC :

1. Importez le fichier fournisseur/client à l’aide du connecteur direct.
2. Exportez ce rapport depuis MindBridge.
3. Insérez les informations sur les parties apparentées dans une colonne supplémentaire.
4. Réimportez manuellement le fichier mis à jour à partir de votre disque local par glisser-déposer ou en le recherchant sur votre ordinateur.
   
   

Le client peut-il voir les données extraites du connecteur direct ? En quoi consiste la piste d’audit ?

Le système ERP ne donne aucune indication du moment où les fichiers sont spécifiquement extraits dans MindBridge une fois l’autorisation accordée. Les importations de données sont horodatées, quelle que soit la source (c’est-à-dire le connecteur direct ou le lecteur local).

Existe-t-il un moyen de modifier la sélection de mappage des colonnes ou d’ID de transaction après avoir importé complètement les données ?

Pour apporter des modifications à vos paramètres d’importation de données, vous devrez relancer/resynchroniser l’importation du fichier concerné. Pour réaliser ce processus à l’aide du connecteur direct, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez Configurer la source de données à côté de l’analyse contenant l’importation du fichier que vous souhaitez relancer ou mettre à jour.
2. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez resynchroniser dans la liste des options de fichiers de données d’ERP.
3. Sélectionnez Sync.

Pour réaliser ce processus manuellement, sélectionnez Actions > Remplacer à côté de l’importation du fichier concerné, et relancez le chargement de votre fichier de données à partir de l’étape initiale du processus d’importation.

Quelles sont les limites de l’utilisation de cette fonction pour les différentes autorisations d’accès à MindBridge ?

Une fois que vous avez accès à une mission en tant qu’auditeur ou responsable, vous avez la possibilité de commencer les processus d’autorisation et de synchronisation des données. Tout autre utilisateur ayant accès à la mission pourra effectuer les mêmes opérations.

Les données chargées dans MindBridge sont-elles automatiquement mises à jour en fonction des modifications apportées dans l’ERP du client ?

Toute modification appliquée aux données dans le logiciel ERP de votre client ne sera pas automatiquement mise à jour dans MindBridge avec le connecteur direct. Vous devez resynchroniser vos données importées pour appliquer les mises à jour récentes apportées aux données dans le logiciel ERP de votre client.

Les données du client restent-elles dans MindBridge après avoir été supprimées de l’ERP ?

Une fois les données chargées dans MindBridge via le connecteur direct, elles restent importées sous forme de fichier .csv téléchargeable. Vous pouvez supprimer individuellement les fichiers de données chargés, ou supprimer des importations de données entières au niveau de l’analyse, de la mission ou de l’organisation, en fonction de vos droits d’accès.

Comment extraire plusieurs années de données à la fois en utilisant le connecteur direct ?

Avant de procéder à l’importation à partir de votre source de données, veillez à ajouter toutes les périodes supplémentaires à votre configuration d’analyse.

Le nombre de périodes antérieures ajoutées déterminera le nombre de périodes de données disponibles à extraire de votre logiciel ERP. Pour extraire les données des périodes antérieures, sélectionnez tous les fichiers que vous souhaitez extraire pour chaque période.

Que se passe-t-il si le client est passé à un autre logiciel ERP ? Peut-on charger les données de l’année précédente via l’ERP A (ancien ERP) et les données de l’année en cours via l’ERP B (version la plus récente) ?

Vous ne pouvez vous connecter qu’à une seule source de données par analyse lorsque vous utilisez le connecteur direct. Pour importer des données de périodes antérieures à partir de logiciels ERP différents, suivez ce processus :

1. Créez plusieurs analyses dans votre mission en fonction du nombre de logiciels ERP dont vous avez besoin d’extraire des données.
2. Connectez chaque analyse à son logiciel ERP respectif.
3. Effectuez le processus d’extraction automatisé de chaque logiciel ERP pour chaque période de données.
4. Téléchargez les fichiers de données de périodes antérieures une fois importés depuis leurs sources de données respectives.
5. Ajoutez les périodes antérieures à votre analyse de l’année en cours, puis procédez à l’importation manuelle de chaque fichier téléchargé dans chaque période respective.
   
   

Le connecteur direct fonctionne-t-il de la même manière pour les bibliothèques personnalisées que pour les bibliothèques par défaut de MindBridge ?

Pour les bibliothèques personnalisées

Vous avez la possibilité d’importer un plan comptable depuis votre logiciel ERP s’il contient des données qui relient les codes du grand livre aux regroupements des comptes appliqués à votre mission. Si ces données ne sont pas disponibles dans votre logiciel ERP, vous devrez effectuer le processus de mappage des comptes séparément en utilisant la méthode d’importation manuelle.

Pour les bibliothèques MindBridge par défaut

Vous devrez effectuer manuellement le processus de mappage des comptes pour vos codes de compte du grand livre général en raison de l’absence de codes MAC dans votre logiciel ERP.

Existe-t-il un paragraphe que l’on peut copier/coller pour que le client comprenne les mesures de sécurité appliquées au transfert de données via un connecteur direct ?

Vous trouverez ci-dessous un aperçu de la manière dont le flux du connecteur direct dans MindBridge respecte les exigences SOC2 Type 2 et et du RGPD.

• Un utilisateur MindBridge initie le flux d’autorisation du connecteur direct.
• L’autorisation est accordée pour le connecteur direct et le jeton d’autorisation est stocké en fonction de la longueur approuvée. 
• Une fois la connexion autorisée, vous pouvez configurer et lancer une synchronisation des données avec MindBridge.
• Les données sources arrivent dans MindBridge et sont formatées dans un document .csv.
  
  

Tous les fichiers de l’analyse doivent-ils être importés à l’aide du connecteur direct ? Peut-on importer certains fichiers manuellement à la place ?

Pour chaque fichier d’analyse, vous avez la possibilité de réaliser une importation manuelle à partir de votre disque local, ou automatique via le connecteur direct. Lorsque vous utilisez le connecteur direct, vous pouvez sélectionner les fichiers exacts que vous souhaitez extraire en utilisant les cases à cocher ci-dessous.

Le connecteur direct se déconnecte-t-il lorsque l’on se déconnecte de MindBridge ? Les données continuent-elles à être importées ?

Le processus d’importation est alimenté par nos serveurs cloud. Vous pouvez donc vous déconnecter de MindBridge sans annuler l’importation des données.

Pourquoi l’indicateur « ERP connecté » a-t-il disparu à côté d’un fichier que précédemment importé à l’aide du connecteur direct ? Ces données ne sont-elles plus valables ?

L’indicateur « ERP connecté » apparaît uniquement à côté des fichiers qui ont été mis à jour (resynchronisés) le plus récemment en utilisant le connecteur direct. L’application d’une mise à jour/resynchronisation partielle à certains fichiers de votre analyse n’aura pas d’impact sur l’intégrité des autres fichiers importés.

Comment relancer l’importation d’un seul fichier ? Si l’on resynchronise/réimporte un seul fichier, cela annule-t-il l’avancement de l’importation des autres fichiers ?

Pour relancer ou resynchroniser une importation de fichiers, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez Configurer la source de données à côté de l’analyse contenant l’importation du fichier que vous souhaitez relancer ou mettre à jour.
2. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez resynchroniser dans la liste des options de fichiers de données d’ERP.
3. Sélectionnez Sync.

Vous constaterez que le processus d’importation redémarre pour les fichiers spécifiques que vous avez sélectionnés, tandis que les autres fichiers importés restent inchangés.

Les données de mon client nécessitent-elles un formatage supplémentaire une fois extraites du logiciel ERP ?

Le connecteur direct importe efficacement les données du logiciel ERP sans nécessiter de formatage supplémentaire. Il ingère automatiquement toutes les données de colonne disponibles dans votre logiciel ERP pour chaque type de source de fichier. Une fois les données ERP extraites, le reste du processus d’ingestion permet aux utilisateurs de mapper et de manipuler les données des colonnes disponibles, d’appliquer des ID de transaction personnalisés et de préciser les paramètres des points de contrôle préliminaires, selon leurs besoins.

Les membres d’une équipe peuvent-ils télécharger les fichiers de données extraits dans MindBridge s’ils ne disposent pas eux-mêmes d’une autorisation ?

Le connecteur direct extrait les données sous forme de fichiers .csv. Une fois le processus de téléchargement initial terminé, toute personne ayant accès à la mission peut télécharger les fichiers associés à celle-ci.

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