Résumé
MindBridge s’appuie sur les identifiants de transaction pour évaluer précisément les flux monétaires en termes de risque.
Si une colonne Identifiant de transaction n’existe pas dans l’ensemble de données, apprenez à identifier les colonnes de vos clients qui reflètent le mieux l’identifiant de transaction et comment les appliquer aux analyses du grand livre MindBridge.
Comment puis-je savoir ce que mon client utilise comme identifiant de transaction ?
L’identifiant de transaction varie en fonction du système comptable et des procédures de comptabilité. Dans une comptabilité à double entrée, les transactions doivent être équilibrées et ne doivent pas couvrir plusieurs dates.
La méthode la plus efficace pour identifier la colonne qui reflète l’identifiant de transaction consiste à filtrer les données et à vérifier le solde du montant qui en résulte, avec des valeurs d’identifiant de transaction uniques donnant un résultat net de zéro.
Termes communs pour l’identifiant de transaction
Les identifiants de transaction peuvent être appelés différemment d’un logiciel à l’autre. Voici quelques alternatives courantes :
- Numéro de document
- Numéro de journal
- Transaction
- Référence / Numéro de référence / Réf / Numéro de référence
- ID
Difficultés courantes
- Les écritures comptables ne peuvent pas être enregistrées sous forme de transactions (c.-à-d., les enregistrements sont dans des lots mensuels)
- Certains systèmes ne fournissent pas facilement un identifiant de transaction
- Les transactions sont parfois enregistrées en tant que grands lots lorsqu’elles sont importées d’un système à un autre
Identifiant de transaction et intégrité des données
Lorsque vous traitez des transactions par grands lots, il est important de comprendre les lots afin de pouvoir déterminer s’ils peuvent et doivent être décomposés.
Certains lots n’ont pas besoin d’être décomposés (par exemple, dans la paie, les débits sur crédits forment une relation un-à-plusieurs ou plusieurs-à-un [ou une relation de quelques-à-plusieurs ou de plusieurs-à-peu]), tandis que d’autres lots pourraient avoir besoin d’être décomposés (par exemple, un lot de 1 000 écritures comptables comprenant 500 paires correspondantes d’écritures comptables doubles).
Posez-vous les questions suivantes :
- Est-il approprié de décomposer davantage les transactions ?
- Les transactions peuvent-elles être décomposées avec une combinaison de colonnes personnalisée ?
- Les transactions peuvent-elles être décomposées avec une approche du résultat cumulé personnalisé ?
- Si ce n’est pas le cas, les données pourraient-elles être décomposées par ordre de tri particulier ?
- Si ce n’est pas le cas, est-il approprié d’utiliser le séparateur intelligent ?
J’ai identifié l’identifiant de transaction dans les données, quelle est la prochaine étape ?
Maintenant que vous avez déterminé la ou les colonnes que vous souhaitez utiliser pour identifier les transactions, vous pouvez importer les données dans MindBridge. L’identifiant de transaction est appliqué à l’étape Examiner les données du processus d’importation de données.
Appliquer l’identifiant de transaction
À l’étape Examiner les données, MindBridge tentera de créer des regroupements logiques basés sur les données disponibles, et recommandera ce qu’il considère comme le regroupement le plus fort.
Pour modifier les colonnes utilisées pour identifier l’identifiant de transaction :
- Ouvrez le menu Sélectionner l’identifiant de transaction pour sélectionner la ou les colonnes de données à utiliser comme identifiant de transaction.
Lorsque vous faites des sélections, le graphique de droite génère automatiquement une visualisation de la structure de transaction à l’aide de cet identifiant. - Si la colonne Identifiant de transaction souhaitée ne figure pas dans la liste, sélectionnez la combinaison Personnalisée.
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Utilisez le menu Sélectionner une colonne pour sélectionner la ou les colonnes que vous souhaitez utiliser pour regrouper les transactions dans le grand livre.
Par exemple, regrouper des écritures comptables avec le même numéro de transaction et la même date de transaction. La combinaison de plusieurs éléments d’identification aide à décomposer des transactions plus importantes et crée une représentation plus précise des transactions individuelles qui ont eu lieu. - Utilisez l’icône + pour ajouter une colonne.
Utilisez l’icône — pour supprimer une colonne. - Cliquez sur Générer un aperçu pour mettre à jour le graphique à droite.
- Lorsque vous êtes satisfait, cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante du processus d’importation.
Graphique Résumé de la durée de la transaction
Les barres de ce graphique représentent le nombre d’entrées que chaque transaction contient dans les conditions appliquées (c.-à-d. l’identifiant de transaction appliqué). Le nombre d’écritures comptables indique la granularité de l’identifiant de transaction sélectionné, c.-à-d. si l’identifiant représente des structures de transaction plus petites et plus précises, ou des structures de transaction par lots plus grandes et moins précises.
Il est recommandé d’essayer d’atteindre un niveau élevé de granularité et de réduire le nombre de transactions par lots très importantes. Par conséquent, la plupart des transactions devraient être composées de 2 à 4 écritures comptables, et les transactions à une seule écriture comptable devraient être évitées.
Contrôles d’intégrité des données
Les contrôles d’intégrité des données affichés sous le graphique de transaction peuvent vous permettre de vérifier que l’identifiant de transaction correct a été appliqué. Ces vérifications indiquent la présence de transactions à écriture comptable unique, de déséquilibres transactionnels, de dates d’enregistrement multiples, etc. Ils mettent également en évidence tout déséquilibre global ou toute information manquante dans l’ensemble de données, ce qui aura un impact sur votre analyse.
Sélectionnez un identifiant de transaction qui génère des coches vertes pour les 6 contrôles d’intégrité des données :
- Votre grand livre a des débits et des crédits équilibrés
- Votre grand livre ne contient pas de transactions à une seule écriture comptable
- Votre grand livre ne contient pas de transactions à écritures comptables multiples non équilibrées
- Votre grand livre ne contient pas de transactions très importantes
- Aucune transaction ne couvre plus d’une date de la transaction
-
Votre grand livre contient toutes les informations obligatoires pour tous les dossiers
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