Résumé
Votre échéance approche à grands pas. Vous venez de recevoir le grand livre de votre client et vous devez exécuter votre analyse dès que possible. Mais les données du grand livre ne sont pas dans l’un des formats ingérables. Comment obtenir les données dans un format que MindBridge peut utiliser ?
Lorsque vous soumettez une demande de formatage de données, elle est envoyée à notre équipe de données. En fonction de la complexité de votre demande et des autres demandes qui précèdent la vôtre dans la file d’attente, le traitement de votre demande peut prendre entre 1 et 4 jours ouvrables.
Découvrez comment demander de l’aide pour le formatage des données à partir de MindBridge.
Conseil : Utilisez l’outil Fusionner de MindBridge pour combiner plusieurs fichiers et concaténer des données : aucune demande de formatage n’est nécessaire !Configuration
Veillez à suivre les étapes suivantes.
- Créer une organisation
- Créer une mission
- Créer une analyse
- Importer tous les fichiers de données non formatés dans le gestionnaire de fichiers
Soumettre une demande de mise en forme de données
Si vos données doivent être formatées, vous pouvez autoriser le service client à accéder à votre mission afin qu’il puisse se pencher sur le problème. Cette option permet un transfert sécurisé des données et l’accès à une assistance pratique.
- Ouvrez la barre latérale MindBridge et développez la section Assistance.
- Sélectionnez Accorder un accès MindBride*.
- Une fenêtre contextuelle apparaît.
- Décrivez le problème auquel vous êtes confronté ou indiquez le formatage qui doit être effectué.
- Cochez la case pour accorder à l’équipe MindBridge l’accès à la Mission.
- Lorsque vous êtes satisfait(e), sélectionnez Accorder l’accès.
Ce qu’il faut inclure dans une demande de formatage de données
Lorsque vous ajoutez des commentaires à votre ticket, veillez à inclure ce qui suit :
- Indiquez que vous avez besoin d’une assistance pour le formatage des données et aidez-nous à déchiffrer votre fichier du grand livre. S’il est difficile à comprendre pour quelqu’un qui ne connaît pas bien votre client,
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Indiquez les colonnes à mapper, en particulier les colonnes obligatoires comme le numéro de compte, le montant, la date, l’identifiant de transaction.
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Indiquez les colonnes nécessaires et celles qui peuvent être supprimées, en particulier si les fichiers sont volumineux. Cela permettra également de réduire le temps nécessaire à l’exécution de l’analyse.
- Essayez d’obtenir une exportation avec une ligne d’en-tête précise. Si votre système ERP exporte des fichiers sans en-tête, mais fournit un fichier différent indiquant à qui correspond chaque colonne, veuillez également inclure ce fichier.
- Définissez le bon système de gestion financière (ou ERP) dans les paramètres de la mission avant de soumettre le ticket. Si nous disposons des bonnes informations ERP, cela nous aidera à formater rapidement vos données et nous aidera également à développer des outils pour formater vos données futures plus efficacement.
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Si vous avez essayé d'importer le fichier et que vous avez reçu une erreur, indiquez-le dans le ticket et copiez les détails de l'erreur dans le ticket.
- Pour le formatage du grand livre, spécifiez à quoi doit ressembler le numéro de compte. Par exemple, quelle colonne contient le bon numéro de compte, ou spécifiez les modifications qui doivent être appliquées (par exemple, « extraire les 6 derniers chiffres du numéro de compte, supprimer les tirets »).
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Indiquez si plusieurs fichiers ou feuilles de calcul Excel dans un classeur doivent être combinés en plus d’un autre formatage (c.-à-d. que l’outil Fusionner ne suffit pas) :
- Avant de combiner les fichiers, chaque fichier doit contenir les mêmes colonnes dans le même ordre. Les différences ralentiront considérablement le processus, car le service client tenterait de faire correspondre les colonnes manuellement, en faisant souvent les meilleures suppositions.
- Si possible, veuillez indiquer quelles colonnes d’un ensemble de fichiers doivent correspondre à celles des autres. Si vous savez quelles colonnes correspondent et doivent être conservées, partagez les mappages dans le ticket.
- Si possible, envoyez les fichiers ensemble, une fois que vous êtes raisonnablement sûr qu’il s’agit de la version définitive que vous souhaitez utiliser. L’envoi de plusieurs révisions ralentira le processus.
- Si le client a changé de système ERP au milieu de l’année, il pourrait être impossible d’obtenir des données avec des en-têtes uniformes.
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Si possible, demandez à votre client d’exporter les données avec des en-têtes uniformes.
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Si ce n’est pas le cas, envisagez d’effectuer des analyses distinctes sur les grands livres des différents ERP pour obtenir des résultats plus significatifs et gagner du temps.
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Exemples de commentaires
- « J’ai besoin de GLFileA.csv qui contient plusieurs feuilles, combinées en une seule feuille de calcul et importées en tant que fichier complet du grand livre. Enfin, j’ai besoin que mon OpeningBalance.csv soit formaté pour que MindBridge puisse le traiter. Merci beaucoup ! »
- « J’ai besoin que GLFileA.csv associé à GLFileB.csv soit téléchargé en tant que fichier de grand livre complet. Veuillez m’indiquer où je devrais importer les fichiers à combiner et à importer dans l’outil. Merci beaucoup ! »
Une fois que votre demande d’assistance pour le formatage de données a été soumise, vous verrez une notification confirmant que vous avez accordé à MindBridge l’accès à la mission. Vous recevrez également une notification par e-mail.
Le service client vous contactera pour organiser le processus d’échange de données.
Un autre problème ? Discutez avec nous ou soumettez une demande d’assistance supplémentaire.