Résumé

Découvrez les actions à mener avant de soumettre une demande de formatage de données à MindBridge.

Effectuer une vérification rapide de l’intégrité

L’équipe en charge de la mission doit toujours vérifier les données du client avant de soumettre une demande de formatage de données.

Vérifiez l’intégrité des données pour que votre demande de formatage de données soit traitée le plus rapidement possible et pour limiter le risque d’erreur.

1. Examinez les données pour un contrôle d’intégrité de base.
2. Vérifiez si les données sont équilibrées (c.-à-d., totaux de débit = totaux de crédit).
   • Si le grand livre n'est pas équilibré alors qu'il devrait l’être, indiquez-le dans le ticket.
   • Si le grand livre n’est pas équilibré mais que cela est jugé acceptable (par exemple, si le seuil d’importance relative n’est pas dépassé), indiquez-le dans le ticket et fournissez le plus d’informations possible.
     • Nous effectuons un contrôle d’intégrité de base après le formatage pour nous assurer que les données sont équilibrées. Si le fichier n’est pas équilibré, nous prendrons le temps d’en déterminer la raison.
3. Déterminez si le grand livre a un moyen d’identifier les écritures comptables qui vont dans une transaction (identifiant de transaction). 

4. Assurez-vous que le grand livre contient tous les champs obligatoires (numéro de compte, montant/débit/crédit, dates).

5. Assurez-vous que le grand livre peut être formaté (c.-à-d. qu’il s’agit d’un type de fichier pris en charge, et non d’un fichier PDF).
   • Les colonnes doivent pouvoir être distinguées de manière systématique (c’est-à-dire qu’il doit y avoir un moyen clair de savoir où commence ou finit une valeur dans le texte – il ne doit pas y avoir de valeurs débouchant aléatoirement sur les colonnes suivantes).
6. Les numéros de compte doivent être identiques dans le grand livre, la balance des comptes et les fichiers du plan comptable.
   • Si les numéros de compte du grand livre ressemblent à 01-23456-78-9 tandis que ceux de la balance des comptes ou du plan comptable sont 1-23456, MindBridge les lira littéralement et les traitera comme des comptes différents.
   • Dans certains cas, vous pouvez utiliser nos fonctionnalités de colonnes fractionnées, de colonnes jointes et/ou de colonnes dupliquées pour rendre les numéros de compte cohérents (voir les conseils pro ci-dessous).
   • Si vous avez besoin de l’aide du service client pour standardiser les numéros de compte (y compris le mappage des numéros de compte à partir des descriptions de compte des grands livres généraux qui n’ont que de descriptions de compte et aucun numéro de compte), dites-nous quel format vous souhaitez utiliser et comment convertir dans ce format, au besoin.
   • Remarque : Si le système de votre client ne génère pas de numéros de compte, vous pouvez simplement mapper la description du compte à l’identifiant de compte pendant le mappage des colonnes. Les descriptions de compte devront rester cohérentes entre le grand livre, la balance des comptes et le plan comptable.
7. L’équipe chargée de la mission doit vérifier qu’elle dispose des bons fichiers de balance des comptes d’ouverture et de clôture.
   • Tous les comptes de résultats des balances des comptes d’ouverture doivent être mis à zéro et comptabilisés dans les bénéfices non répartis. Ce processus garantira l’exactitude du rapport de contrôle de complétude.
   • La balance des comptes de clôture doit être le solde final avant la clôture des comptes de résultats aux bénéfices non répartis.
8. Le grand livre ne doit pas contenir d’entrées de journal d’ouverture ou de clôture (c.-à-d. ne doit inclure aucune entrée de journal reportant les montants ou clôturant les comptes de résultats aux bénéfices non répartis).
   
   

Conseils de pro

• Demandez à votre client les données du grand livre et de la balance des comptes dès que possible. Cela réduira les risques de conflit entre votre demande de formatage de données et les demandes d’autres utilisateurs.

  • Si nous recevons beaucoup de demandes de formatage de données, le traitement de votre demande prendra plus de temps.

  • Recevoir les données plus tôt vous donnera également plus de temps pour exécuter les contrôles d’intégrité et revenir vers votre client pour obtenir de meilleures données si nécessaire.

• Déterminez quel système de gestion financière votre client utilise et sélectionnez cet ERP dans les paramètres de votre mission.

• Conseil : si votre ERP ne figure pas dans la liste déroulante « Système de gestion financière », vous pouvez le saisir directement. Assurez-vous simplement d’appuyer sur Entrée ou Retour sur votre clavier pour enregistrer votre saisie.

• Si une équipe en charge de la mission doit combiner plusieurs fichiers :

  • Si un formatage supplémentaire est nécessaire (par exemple, dissociation), envoyez tous les fichiers concernés ensemble, une fois que vous êtes raisonnablement sûr qu’il s’agit de la version que vous souhaitez importer. L’envoi de plusieurs révisions ralentira le processus.

  • Chaque fichier doit avoir les mêmes colonnes dans le même ordre. Les différences ralentiront considérablement le processus, car l’équipe en charge des données essaiera de faire correspondre les colonnes manuellement, en faisant parfois les meilleures suppositions. Si possible, indiquez quelles colonnes d’un ensemble de données doivent correspondre à celles des autres, en particulier s’il existe des différences importantes (par exemple, lorsque le client a changé de système ERP en milieu d’année).

  • Utilisez le nouvel outil Fusionner pour combiner plusieurs fichiers s’ils n’ont pas besoin d’un autre formatage !

• Si une mission a des fichiers volumineux et/ou des fichiers avec de nombreuses colonnes, indiquez quelles colonnes vous souhaitez conserver. Si vous savez quelles colonnes doivent être mappées (en particulier les colonnes obligatoires comme le numéro de compte, le montant, la date, l'identifiant de transaction), indiquez-le dans le ticket.

• Essayez d’obtenir une exportation avec des en-têtes. MindBridge s’attend à ce que la première ligne de chaque fichier du grand livre et de la balance des comptes soit une ligne d’en-tête avec des noms de colonne.

• Extrayez l’identifiant de compte/la description de compte d’une colonne et placez-les dans leurs propres colonnes, extrayez des sous-comptes de numéros de compte plus longs, fusionnez différents numéros de sous-compte de différentes colonnes en un numéro de compte ou extrayez un identifiant de transaction unique avec les outils fusionner les colonnes, fractionner les colonnes, dupliquer les colonnes.

  • Découvrez comment dissocier et fractionner des colonnes dans Excel : Guide sur le formatage des données : Dégroupement des fichiers : dégroupement et fractionnement.

  • Si vous ne pouvez pas extraire tous les numéros de compte avec les mesures ci-dessus, veuillez indiquer dans votre demande de formatage de données quelle(s) colonne(s) contien(nen)t les données du numéro de compte et à quoi doit ressembler le numéro de compte (par exemple, « extraire les 3e à 6e chiffres du numéro de compte, ajouter un caractère « - », ajouter les deux derniers caractères dans la colonne suivante, » etc.)

• Si le grand livre n’est pas équilibré, la meilleure approche consiste à obtenir les totaux par compte et à les comparer aux sous-totaux du grand livre (le cas échéant, et ils existent généralement), ou à obtenir le total par mois/trimestre si le client a envoyé les fichiers par mois/trimestre.

  • Voir Guide de formatage des données : Dissociation et vérification du déséquilibre pour obtenir des instructions étape par étape sur la manière de procéder
  • Pour plus d’informations : consultez le Guide de formatage des données pour obtenir un guide sur la façon de formater vos propres fichiers dans Excel
    
    

Erreurs courantes

• Les grands livres dont les dates sont largement hors plage, à l’instar des années 1900 ou 2200, sont probablement des fautes de frappe ou des dates manquantes qui ont été converties dans certains systèmes.

• Colonne Débit/Crédit/Montant non formatée comme un nombre ou avec des signes incorrects

  • Par exemple : Avec des parenthèses, <>des « s », des signes négatifs à la fin, des symboles monétaires, des formats non nord-américains, au lieu de décimales et du « . » comme séparateur de milliers.

  • Les montants doivent être un solde positif par défaut s’il existe des colonnes de débit et de crédit distinctes, mais les débits doivent être positifs et les crédits négatifs s’il n’y a qu’une seule colonne de montant. Consultez ce guide pour obtenir des instructions sur la manière d’inverser des signes pour une gamme de comptes dans Excel : Guide sur le formatage des données : Inversion de signes pour une gamme de comptes ou en fonction de la/des condition(s).

• Colonne de date non formatée comme date

  • Dans certains cas, le format change au milieu du fichier (par exemple, la plupart des dates sont au format AAAA-MM-JJ, mais une section dispose de dates numériques Excel).

  • Certains de ces problèmes de date, ainsi que les problèmes de débit/crédit/montant susmentionnés, peuvent indiquer des colonnes décalées ou des lignes discontinues dans certaines parties du fichier.
    
    

Un autre problème ? Discutez avec nous ou soumettez une demande d’assistance supplémentaire.

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