Résumé
Un GL fourni ne contiendra pas toujours toutes les données requises. Il peut être nécessaire de rechercher et d’extraire les données requises d’un autre fichier, par exemple en cas de présence de descriptions de comptes uniquement sans aucun numéro de compte.
Résolution
Prenons l’exemple de l’extrait suivant :
La première chose à faire dans cette situation est de demander au client une autre exportation avec des numéros de compte. L’Identifiant de compte est un champ obligatoire dans MindBridge.
Mais il arrive qu’il ne soit pas possible d’obtenir des numéros de compte car c’est ainsi que le client tient sa comptabilité. Si vous pouvez obtenir un plan comptable (ou une balance des comptes) avec des numéros de compte et des descriptions dans un format similaire à celui de l’exemple suivant, vous pouvez utiliser les formules INDEX()/MATCH() pour extraire les numéros de compte dans le fichier du grand livre.
Ajoutez la feuille de calcul du plan comptable dans votre classeur GL, puis ajoutez une colonne Identifiant de compte (colonne F ci-dessous).
Dans la cellule F2,
=INDEX(ChartOfAccounts!$A:$A,MATCH(C2,ChartOfAccounts!$B:$B,0))
correspond à la description de compte en C2 dans la colonne B de la feuille de calcul ChartOfAccounts, puis tire la valeur correspondante dans la colonne A de cette ligne.
Remarque : Cette méthode est similaire à VLOOKUP(), mais elle est plus flexible car elle n’exige pas que la colonne dans laquelle vous recherchez la valeur connue (la description de compte dans ce cas) soit à gauche de la colonne dans laquelle vous extrayez la valeur correspondante (le numéro de compte dans ce cas), et la formule se met automatiquement à jour même si les colonnes du plan comptable sont déplacées ou si des colonnes supplémentaires sont insérées.
Si vous ne parvenez pas à faire correspondre la description de compte avec le numéro de compte, vous devrez faire correspondre la description de compte avec l’identifiant de compte. Dans ce cas, assurez-vous que les descriptions de compte sont cohérentes dans tous les fichiers (c’est-à-dire qu’elles apparaissent exactement de la même manière dans les fichiers GL, balance des comptes et plan comptable).
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