Résumé

Ce guide vous aide à comprendre les meilleures façons de corriger un déséquilibre dans les résultats MindBridge lorsque votre fichier GL est formaté et peut être facilement ingéré dans MindBridge. 

Il s’agit d’un guide plus avancé et plus complet. Si vous ne l’avez pas encore fait, nous vous recommandons d’essayer d’abord les solutions trouvées dans cet article : Les montants ou débits et crédits ne sont pas équilibrés lors de l’importation du GL dans MindBridge

Résolution

Considérez l’extrait suivant d’un fichier du GL :

Tout d’abord, nous allons brièvement examiner comment formater ce fichier. Si vous préférez, vous pouvez passer directement à la section Correction du déséquilibre.

Les problèmes :

1. Ce fichier est groupé par compte : une seule ligne contient des informations sur le compte (lignes 6, 10, 169), suivies de toutes les transactions pour cette ligne (lignes 12 à 167, 171 et suivantes) (contraire à l’exigence 1 relative à la ligne).  
2. Le numéro de compte se trouve généralement dans la colonne B (lignes 10 et 169), mais parfois dans la colonne A (ligne 6) (contraire à l’exigence 1 relative à la colonne) (Cependant, la description du compte se trouve toujours dans la colonne E pour les lignes du compte)
3. Il existe des lignes de total/sous-total inutiles (9, 168) et des lignes vides sous les lignes de numéro de compte (contraire à l’exigence générale 2)

La solution (formatage nécessaire) :

1. Dissocier par compte (glisser les informations du compte en bas, vers chaque ligne de transaction)
2. Exclure les lignes externes de total/sous-total/vides (lignes 7 à 9, 11, 168 à 170) et les lignes externes (lignes 1 à 4) au-dessus de la ligne d’en-tête (ligne 5)

Nous ajoutons une colonne « Identifiant de compte » à la fin du fichier pour extraire le numéro de compte des lignes de compte et le faire glisser vers le bas :

Identifiant de compte : Cellule L6 et inférieure

=IF(NOT(ISERROR(SEARCH("????-??-??",B6))),B6,IF(NOT(ISERROR(SEARCH("????-??-??",A6))),A6,K5))

• SEARCH("????-??-??",B6),   SEARCH("????-??-??",A6)

  Trouvez la position dans la chaîne B6 ou A6 où une chaîne correspondant à l’expression « ????-??-?? » apparaît. Si elle est introuvable, une erreur (#VALEUR!) est renvoyée
• l’expression « ????-??-?? » utilise le caractère générique ? qui correspond à un caractère unique. Alors « ????-??-?? » désigne quatre caractères uniques, suivis de -, suivis de deux caractères uniques, suivis de -, suivis de deux caractères uniques. L’objectif est de vérifier si un numéro de compte est trouvé dans la cellule (B6 ou A6)
• Le NOT(ISERROR()) enveloppant ces expressions SEARCH() expressions indiquent simplement si les cellules B6 ou A6 contiennent des numéros de compte (c.-à-d. le modèle « ????-??-?? » a été trouvé). Alors,

  IF(NOT(ISERROR(SEARCH("????-??-??",B6))),B6,

  signifie renvoyer B6 si B6 est un numéro de compte, et le

  IF(NOT(ISERROR(SEARCH("????-??-??",A6))),A6,

  qui suit signifie que si A6 est un numéro de compte, retourner A6, et enfin, le K5 à la fin signifie renvoyer K5 (l’identifiant de compte calculé dans la ligne au-dessus, c’est-à-dire ce qui fait glisser vers le bas les numéros de compte trouvés)

Remarque : nous pourrions également ajouter une colonne « Description du compte » dans la colonne L pour extraire la description du compte, mais celle-ci n’est pas nécessaire dans le GL si elle est présente dans le plan comptable ; pour être plus concis, nous n’aborderons pas en détail l’ajout de la description du compte. Mais si nous voulions le faire, la logique serait la même que celle ci-dessus pour l’identifiant de compte. Toutefois, étant donné que la description du compte se trouve toujours dans la colonne E, si la colonne A ou la colonne B dispose d’un numéro de compte, nous utilisons la fonction OU() pour vérifier si B6 ou A6 est un numéro de compte, et retourner E6 si oui, L5 (la description du compte calculée dans la ligne au-dessus, pour faire glisser vers le bas) pour la formule suivante dans la cellule L6 :

=IF(OR(NOT(ISERROR(SEARCH("????-??-??",B6))),NOT(ISERROR(SEARCH("????-??-??",A6)))),E6,L5)

Filtrer pour conserver uniquement les lignes de transaction

Les filtres étant activés, vérifiez la colonne B (Date). Nous remarquons l’existence des dates 2020 et 1900, les autres étant les numéros de compte :

Il s’avère que dans ce fichier, les dates 1900 représentent également des données inutiles que nous ne souhaitons pas conserver, donc nous les exclurons également à l’étape suivante.

Copier et coller des valeurs dans un nouveau classeur

En notant que toutes les dates 2020 sont les lignes de transaction, sélectionnez uniquement les dates 2020 :

Sélectionnez ensuite la ligne d’en-tête et les lignes de transaction sélectionnées (c.-à-d., ligne 5 et suivantes dans l’affichage filtré - vous pouvez commencer à la cellule A5, appuyer sur Ctrl-Maj-Fin pour arriver à la fin du fichier et rectifier la position si nécessaire), puis copiez et collez des valeurs spéciales dans un nouveau classeur.

Correction du déséquilibre

Nous avons donc maintenant un fichier correctement formaté qui ressemble à ceci :

Mais nous constatons qu’il présente un déséquilibre, car les débits ne correspondent pas aux crédits !

Extraire les sous-totaux du compte

Heureusement, nous remarquons que ce fichier comporte des sous-totaux de compte (lignes qui ressemblent à la ligne 168 dans la première image en haut de cette page). Et ce qui nous permet d’identifier ces lignes de sous-total de compte est que la date (colonne B) est vide, et la variation nette (colonne I) est un nombre (c.-à-d., pas vide). 

Donc, de retour dans le fichier du GL d’origine où nous avons ajouté la formule à la colonne K pour extraire et faire glisser l’identifiant de compte vers le bas, et avec les filtres toujours activés, nous définissons le filtre sur Date (colonne B) est vide et colonne I n’est pas vide :

Notez que les colonnes réelles pour ces lignes de sous-total de compte ne correspondent pas aux en-têtes de colonne. Elles sont dans un format légèrement différent des lignes de transaction, une colonne déplacée vers la gauche. Le solde de départ se trouve en fait dans la colonne E et le solde de clôture se trouve dans la colonne I. Cependant, comme nous ne formatons pas les sous-totaux pour l’importation dans MindBridge, c’est acceptable. Il nous suffit de copier et coller les valeurs des colonnes dont nous avons besoin (colonnes E à I et K) dans une nouvelle feuille de calcul du classeur avec le GL formaté que nous utiliserons pour corriger le déséquilibre. Nous nommerons cette feuille de calcul sous-totaux et renommerons les en-têtes pour éviter toute confusion : 

Tableau croisé dynamique relatif aux données du GL formatées

Ensuite, nous créons un tableau croisé dynamique relatif aux données du GL formatées dans une nouvelle feuille de calcul, totalisant les débits et les crédits par numéro de compte :

1. Sélectionnez toutes les données formatées (vous pouvez commencer en haut et combiner les touches Ctrl-Maj-Fin pour arriver à la fin du fichier et ajuster la position au besoin), allez à Insérer -> Tableaux -> Tableau croisé dynamique

   

   Le Tableau/la plage : indiquera automatiquement la plage que vous avez sélectionnée pour les données (dans notre cas, nous avons nommé la feuille de calcul contenant les données GL formatées « FormatéesGL » et les données vont de A1 à G16519)

   

   Maintenez le bouton radio « Nouvelle feuille de calcul » sélectionné (ce qui devrait être le cas par défaut), puis cliquez sur OK

2. Cela vous redirigera vers une nouvelle feuille de calcul qui ressemble à ceci :

   

3. Nous souhaitons totaliser les débits et les crédits par identifiant de compte.

   Faites défiler la liste NOM DU CHAMP, puis cliquez sur « l’identifiant de compte » et faites-le glisser jusqu’à la section Lignes :

   

4. Faites ensuite glisser les débits et les crédits vers la section Valeurs :

   

5. Votre tableau croisé dynamique devrait maintenant ressembler à ceci :

   

Rechercher et comparer avec les sous-totaux du compte

Maintenant, nous souhaitons comparer ces totaux de compte avec ceux que nous avions extraits du GL d’origine et enregistrés dans la feuille de calcul des sous-totaux :

sous-totaux de compte : formule de colonne de débits

=SUMIF(sous-totaux!$G:$G,$A4,sous-totaux!B:B)

Rappelez-vous que dans la feuille de calcul des sous-totaux, la colonne G contient l’identifiant de compte et les colonnes B et C les montants des débits et des crédits :

La colonne A de la feuille de calcul du tableau croisé dynamique contient les identifiants de compte. Cette formule SUMIF obtient donc les totaux des débits et des crédits de la feuille de calcul des sous-totaux pour chaque identifiant de compte dans le tableau croisé dynamique.

sous-totaux du compte : formule de colonne des crédits (copiez et collez simplement la formule de la colonne des débits)

=SUMIF(sous-totaux!$G:$G,$A4,sous-totaux!C:C)

Enfin, ajoutez les formules dans les colonnes F et G :

=B4-D4
=C4-E4

Sélectionnez les colonnes D à G et ajoutez des filtres :

Nous voyons qu’il y a quelques différences dans la colonne des débits :

Nous avons maintenant identifié les numéros de compte dont les différences doivent être examinées

Comparaison des sous-totaux avec le GL formaté à partir des sous-totaux

Notez que si la liste des sous-totaux des GL d’origine contient des numéros de compte qui ne figurent pas dans le GL formaté, ceux-ci n’apparaîtront pas ici, mais pourraient expliquer les différences. Pour les détecter, vous pouvez ajouter, à la feuille de calcul des sous-totaux, des formules SUMIF() faisant référence au GL formaté pour y extraire les totaux de compte :