Résumé

Ce guide est destiné à vous aider à comprendre les meilleures façons d’aborder vos fichiers afin de faciliter leur traitement par MindBridge.

Aperçu

Commençons par aborder les problèmes plus courants lors du formatage de fichiers plus simples :

1. Supprimer le contenu d’en-tête inutile (toutes les lignes non liées aux champs requis ou autres informations de colonne spécifiques à la transaction). Assurez-vous de conserver la première ligne comme ligne d’en-tête (contenant le nom de chaque colonne)
   

    

2. Supprimer toutes les lignes qui ne concernent que les totaux ou les soldes (c.-à-d. « Solde de départ », « Totaux de clôture ») ou qui ont une date d’enregistrement vide (chaque transaction doit avoir une date d’enregistrement affiliée)

    

3. Remarque sur la colonne Date : en particulier dans les fichiers plus volumineux, les dates ne sont parfois pas toujours dans un format acceptable, même si elles peuvent sembler correctes au premier coup d’œil. Parfois, les dates changent de format au milieu du fichier (violation de l’exigence de ligne 2 des Exigences concernant les données) :

    

   Vous pouvez sélectionner toute la colonne, appuyer sur Ctrl-1 sur PC ou ⌘1 sur Mac pour formater les cellules afin de définir toutes les dates au format par défaut AAAA-MM-JJ :

    

4. Vérifiez que les colonnes Débit et Crédit sont équilibrées une fois que les lignes de données inutiles ont été supprimées.

    

5. Inversez les signes si nécessaire pour donner aux débits et crédits des soldes positifs par défaut
   • Insérez une nouvelle colonne.
   • Copiez les valeurs de la colonne Crédit (ou la colonne qui contient les montants dont les signes doivent être inversés), puis Collage spécial -> Soustraire dans la nouvelle colonne :
   • Maintenant, le total du crédit au signe inversé est égal au total du débit. Remplacez les valeurs d’origine de la colonne Crédit par ces nouvelles valeurs :
     
   • Si seul un certain nombre de numéros de compte doit avoir des signes inversés, consultez ce guide pour inverser les signes pour un certain nombre de comptes.

    

6. Remplissez les champs vides de la nouvelle contenant le numéro de compte et la description afin que chaque ligne de transaction individuelle ait un numéro de compte et une description propres à côté de chaque transaction (c.-à-d. en faisant défiler vers le bas pour dissocier).
   • À partir de la page d’accueil, allez à Modification -> Trouver et sélectionner, cliquez sur Aller à spécial…
     
   • Sélectionnez Vides, puis cliquez sur OK
     
   • Sans désélectionner (c.-à-d., n’utilisez pas le clavier et ne cliquez sur aucune des cellules de la feuille de calcul), naviguez jusqu’à la première cellule vide en utilisant uniquement les barres de défilement ou le défilement de la souris. Elle devrait déjà être sélectionnée par défaut, cellule A3 dans cet exemple :
   • Saisissez une référence à la cellule ci-dessus, =A2 dans cet exemple, puis appuyez sur Ctrl+↵Enter (Windows) ou ⌘Cmd+↵Enter (Mac) sur votre clavier :
     Cela remplira les formules dans toutes les cellules vides de la sélection, faisant ainsi glisser les informations du compte vers le bas
     
   • Enfin, sélectionnez la colonne, copiez et collez les valeurs :

    

7. Fractionnez le numéro de compte et la description en deux colonnes distinctes si ce format n’est pas déjà utilisé. Notez que le numéro de compte n’est pas toujours de la même longueur dans le même fichier.
   • Insérer deux nouvelles colonnes
   • Ensuite (notez que dans cet exemple, les numéros de compte sont séparés des descriptions de compte par le caractère -) sélectionnez la colonne de compte, puis sous Données, Outils de données, sélectionnez Texte en colonnes
     
   • Dans l’assistant Texte en colonnes, assurez-vous que Délimité est sélectionné
     
   • Sous Autre, tapez « - »
     
   • Pour conserver les numéros de compte tels quels (c.-à-d. conserver les 0 au début et à la fin et les caractères . et empêcher la conversion en nombres), sélectionnez le format de données de colonne Texte pour le numéro de compte :
     
   • Modifiez la destination en $B$1 (ou l’adresse de la première cellule de la première colonne vierge créée) pour ne pas écraser les données d’origine
   
   
   • Le numéro de compte et la description du compte fractionnés vont maintenant remplir les nouvelles colonnes :
     
   • Renommez les nouvelles colonnes, le cas échéant :
     

    

8. Supprimez les colonnes inutiles et vides qui contiennent des informations qui ne sont pas considérées comme utiles pour l’analyse (en cas de doute et si le fichier n’est pas trop volumineux, laissez les colonnes pour que le client puisse s’y référer ultérieurement).
   
   

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