Résumé

Dans cet article, vous trouverez des liens vers une variété de ressources liées à la mise en forme de données populaires disponibles dans la base de connaissances MindBridge. Cela peut être un point de départ utile pour toute question que vous pourriez avoir concernant les conseils, astuces et exigences en matière de mise en forme de données. 

Avant de commencer

La première étape pour la mise en forme d’un fichier du grand livre en vue de son importation dans MindBridge est de garder à l’esprit ce à quoi les données doivent ressembler, et de partir là pour identifier ce qui doit être fait et ensuite comment le faire.

Voir Guides sur la mise en forme de données : Exigences relatives aux données pour plus de détails. Il est tout aussi important de déterminer s’il est possible de procéder à la mise en forme du fichier ; si le fichier ne peut pas être mis en forme, vous devez demander un fichier de meilleure qualité à votre client.

En ce qui concerne les fichiers plus volumineux en particulier, vous devez également identifier les colonnes nécessaires dans votre analyse avant de commencer toute mise en forme. Le traitement de fichiers volumineux peut prendre beaucoup de temps, sans parler de leur manipulation pendant la mise en forme. Par conséquent, si vous savez quelles colonnes vous devez examiner, ne gardez que celles-ci afin d’économiser du temps et de l’espace.

Guide pratique pour les cas courants de mise en forme de données

• Combinaison de plusieurs classeurs et/ou feuilles de calcul de fichiers Excel : vous devez vous assurer que toutes les colonnes sont identiques dans tous les classeurs et toutes les feuilles de calcul. Si ce n’est pas le cas, vous devrez les réorganiser manuellement dans un ordre qui sera à suivre pour tous les fichiers. Une fois cela fait, copiez et collez les données (sans les en-têtes) de tous les classeurs et de toutes les feuilles de calcul dans une seule feuille de calcul avec un en-tête dans la ligne 1. Si le total des lignes dépasse 1 048 576, il vous sera impossible de les combiner dans Excel.
  • Mise à jour de décembre 2021 : Le nouvel outil Fusionner vous permet de combiner plusieurs fichiers de format adéquat et uniforme en un seul fichier ! Pour combiner plusieurs feuilles de calcul dans un classeur, fractionnez-les d’abord en fichiers individuels, puis utilisez l’outil Fusionner.
• Guides sur la mise en forme de données : Les fondamentaux : Commencez ici pour les problèmes les plus courants (lignes d’en-tête et totaux superflus, simple inversion de signe, simple dissociation/défilement vers le bas/fractionnements sans la nécessité d’écrire des formules)
• Guide de mise en forme de données - Sous-comptes Quickbooks - Comment formater un fichier Quickbooks groupé par comptes et disposant de sous-comptes dans différentes colonnes. MindBridge exige que chaque écriture comptable ait un numéro de compte, uniquement au niveau de compte le plus granulaire.
• Guides sur la mise en forme de données : Sous-comptes Quickbooks séparés par les deux points (:) (extraction du texte après la dernière occurrence d’un délimiteur) - Comment formater un fichier Quickbooks ayant des sous-comptes dans une colonne, délimités par les deux points (:) ou par tout autre caractère, en extrayant tout le texte se trouvant après la dernière occurrence du délimiteur.
• Guides sur la mise en forme de données : Dissociation simple de plusieurs colonnes, remplissage de numéros de compte vides (exemple QuickBooks courant) - Comment effectuer une dissociation simple (défilement vers le bas) de plusieurs colonnes et remplir les numéros de compte vides, généralement présents dans les exportations QuickBooks regroupées par transaction.
• Guides sur la mise en forme de données : Inversion de signes pour une plage de comptes ou en fonction de la/des condition(s) : Si vous utilisez la colonne Montant, tous les débits doivent être positifs et les colonnes de crédit négatives. Si vous utilisez les colonnes Débit et Crédit, tous les comptes doivent avoir un solde positif par défaut. Consultez ce guide si vous souhaitez inverser les signes pour une plage de comptes ou sur la base d’un indicateur de débit/crédit.
• Incohérences des numéros de compte : Pourquoi et comment corriger les incohérences pour un mappage des comptes précis - Comment arrêter la suppression des zéros (0) à gauche et/ou des zéros à droite et rendre vos numéros de compte cohérents dans le GL, la balance des comptes et le plan comptable
• Guides sur la mise en forme de données : Recherche et récupération de données à partir d’un autre fichier : Avez-vous des données qui doivent être importées à partir d’un autre fichier ? Consultez ce guide.
• Guides sur la mise en forme de données : Dissociation des fichiers : dissociation et fractionnement - Les fichiers groupés, en particulier avec des en-têtes de compte suivis de toutes les transactions pour chaque compte, sont très courants, mais ne peuvent pas être lus par MindBridge. Voici comment les dissocier.
• Guides sur la mise en forme de données : Dissociation et fractionnement : extraction de modèles plus complexes - Plus de conseils sur la dissociation des fichiers groupés avec des modèles plus complexes pour l’extraction des informations de compte
• Guides sur la mise en forme de données : Dissociation et vérification du déséquilibre - Le fichier mis en forme n’est pas équilibré ! Examen de la dissociation, et comment corriger le déséquilibre
• Guides sur la mise en forme de données : Consolidation des comptes de balance de vérification en double : Voici comment corriger le problème le plus courant empêchant le traitement de votre balance de vérification (TB)
  
  

Outils déjà disponibles dans MindBridge

MindBridge permet déjà d’effectuer de légères manipulations de données dans le logiciel pendant le processus de mappage de colonne. Vous pouvez ainsi dupliquer, fractionner ou joindre des colonnes :

• Fractionner les colonnes
• Joindre les colonnes
• Dupliquer les colonnes
• Comme indiqué ci-dessus, à compter de la version de décembre 2021, notre nouvel outil Action de fusion vous permet de combiner plusieurs fichiers de format adéquat et uniforme en un seul fichier ! Pour combiner plusieurs feuilles de calcul dans un classeur, fractionnez-les d’abord en fichiers individuels, puis utilisez l’outil Action de fusion.
  
  

Ressources supplémentaires

• Guides sur la mise en forme de données : Guide de référence rapide Excel : un aide-mémoire contenant les formules et outils Excel les plus utiles pour la mise en forme des données
• Conversion de fichiers texte (largeur délimitée ou fixe) en fichiers Excel - MindBridge préfère ingérer des fichiers texte, mais soyons réalistes. Excel reste le meilleur moyen d’examiner des fichiers peu volumineux pour un certain nombre de tâches. Voici comment importer vos fichiers texte dans Excel, qu’ils soient fournis par votre client ou notre équipe de mise en forme de données.
• Si vous avez encore besoin d’aide, veuillez vous reporter aux Meilleures pratiques : Avant de soumettre une demande de mise en forme de données et n’hésitez pas à soumettre une demande de mise en forme de données.
  
  

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