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Vérifier les comptes : Regroupement et mise en correspondance des comptes

  • Mise à jour

Sommaire

MindBridge a un nouveau processus en 3 étapes pour vérifier vos comptes :

  1. Regroupement des comptes (au niveau de la mission)
  2. Mise en correspondance des comptes
  3. Révision

Ce processus vous fait gagner du temps en vous permettant de consulter les soldes et la hiérarchie des comptes avant d’exécuter une analyse, afin que vous puissiez mieux évaluer l’exactitude du regroupement des comptes et des mises en correspondance des comptes.

Apprenez comment vérifier vos comptes au niveau de la mission avant d’exécuter une analyse dans MindBridge.


Détails de la configuration

Vous devez avoir importé avec succès des données dans une analyse pour vérifier les comptes.


Rendez-vous dans la page des données

  1. Sélectionnez le logo dans la barre latérale de MindBridge. 
    Vous accéderez à la page Organisations.
  2. Sélectionnez Afficher au côté de l’organisation souhaitée ou cliquez n’importe où dans la rangée de l’organisation. 
    Vous accéderez à la page Missions.
  3. Sélectionnez Afficher au côté de la mission souhaitée ou cliquez n’importe où dans la rangée de la mission. 
    Vous accéderez à la page des données pour cette mission particulière.

Conseil : Si vous êtes déjà dans une analyse, utilisez simplement la barre latérale pour vous rendre dans la page des données.


Vérifier le flux de travail des comptes

Étape 1 : Ajuster et vérifier le Regroupement des comptes (au niveau de la mission)

Le regroupement des comptes est généralement effectué par les administrateurs de l’application avant la configuration d’une bibliothèque, mais vous pouvez maintenant voir et apposer de nouvelles balises aux regroupements des comptes au niveau de la mission. Cela vous permettra de mieux harmoniser MindBridge avec les états financiers de votre client, sans avoir à attendre de l’aide.

Ces regroupements des comptes mis à jour peuvent également être reconduits dans de nouvelles missions.

Remarque : Les regroupements des comptes peuvent être renommés au niveau de la mission. Ces changements d’étiquette seront reflétés dans toutes les analyses au sein de la mission à des fins de présentation. MindBridge ne réinterprétera pas les comptes en fonction des changements de balises et ne modifiera pas la nature des comptes (c.-à-d. les types de comptes, les niveaux de regroupement ou les codes MAC associés) au niveau de la bibliothèque.Si vous souhaitez apporter des modifications importantes aux mises en correspondance des comptes ou aux regroupements des comptes hérités, demandez conseil à votre GSC ou à l’administrateur de l’application.
  1. Sélectionnez Vérifier les comptes dans la ligne avec le nom de l’analyse.
    Vous reviendrez à l’étape Regroupements des comptes.
  2. Entrez un terme de recherche ( Search_icon.svg ) ou utilisez le menu Balises de compte pour filtrer des comptes spécifiques.
    Sélectionnez Réinitialiser le filtre pour supprimer tous les filtres appliqués, y compris les termes recherchés.
  3. Utilisez le menu Affichage pour faire pivoter la disposition du tableau :
    • Liste : Affichez les comptes dans une structure plane. 
    • Hiérarchie : Affichez la structure de regroupement des comptes créée au niveau administrateur.
      • En mode Hiérarchie, utilisez l’icône de chevron ( Expand_chevron.svg ) à gauche de chaque compte pour développer les niveaux individuellement, ou ouvrez le menu Actions et sélectionnez Développer tous les regroupements ou Réduire tous les regroupements pour développer et réduire en bloc.
  4. Sélectionnez l’icône Plus d’actions ( More_actions_menu_icon.svg ) correspondant à la structure de compte que vous souhaitez renommer.
  5. Sélectionnez Renommer.
    Une fenêtre contextuelle apparaît.
  6. Entrez les nouveaux noms de compte appropriés pour les comptes souhaités.
    Sélectionnez Back___Revert_icon.svg Par défaut à côté d’un nom de compte pour revenir au nom du compte original.
    Sélectionnez Réinitialiser tous les paramètres par défaut pour rétablir les noms d’origine de tous les comptes dans la fenêtre.
  7. Lorsque vous êtes satisfait, enregistrez vos modifications.
    Les comptes qui ont été mis à jour seront marqués comme Modifiés dans la colonne État.
  8. Sélectionnez Suivant pour aller à la mise en correspondance des comptes ou sélectionnez Passer à l’examen pour passer directement à l’étape 3.

À tout moment, vous pouvez sélectionner Annuler pour retourner à la page des données. 

Exporter les regroupements des comptes

  1. Ouvrez le menu Actions près du haut de la page.
  2. Sélectionnez Exporter.
  3. Sélectionnez la version du regroupement des comptes que vous souhaitez exporter :
    • Regroupement des comptes actuel : Le regroupement des comptes tel qu'il apparaît au niveau de la mission.
    • Regroupement des comptes par défaut : Le regroupement des comptes créé au niveau administrateur.
  4. Exportez votre sélection.

Réinitialiser tous les regroupements des comptes au niveau de la mission aux paramètres par défaut

  1. Ouvrez le menu Actions près du haut de la page.
  2. Sélectionnez Réinitialiser aux regroupements par défaut.
    Une fenêtre contextuelle apparaîtra pour vous informer que la réinitialisation des regroupements par défaut supprimera toutes les modifications apportées au niveau de la mission.
  3. Pour revenir aux paramètres par défaut, sélectionnez Réinitialiser.
    Pour conserver vos modifications et revenir à l’écran Regroupement des comptes, sélectionnez Annuler.

Étape 2 : Redresser et vérifier les mises en correspondance des comptes

MindBridge effectue la mise en correspondance automatique des comptes importés aux codes MindBridge de classification des comptes (MAC). Avant d’exécuter une analyse, il est important de vérifier la mise en correspondance des comptes et d’effectuer, au besoin, des écritures de redressement. Afin d’assurer l’intégrité de l’analyse, chaque compte doit être mis en correspondance avec le bon code MAC.

Conseil : Vous pouvez gérer la mise en correspondance des comptes dans MindBridge en suivant les étapes ci-dessous, ou vous pouvez importer un plan de comptes ou effectuer une mise en correspondance manuelle des comptes dans Excel.
  1. Entrez un terme de recherche ( Search_icon.svg ) ou utilisez le menu Balises de compte, le menu État ou le menu Utilisation pour filtrer des comptes spécifiques.
    Sélectionnez Réinitialiser le filtre pour supprimer tous les filtres appliqués, y compris les termes de recherche.
  2. Si une nouvelle mise en correspondance est requise, utilisez le menu Type de compte dans le tableau pour modifier la mise en correspondance d’un compte ou ouvrez le menu Actions et sélectionnez Importer la liste des comptes pour importer une liste de comptes ou un plan de comptes mis à jour.
  3. Utilisez le menu Balises de compte dans le tableau pour ajouter et supprimer des balises de compte.
    • Ajouter des balises : Sélectionnez une balise de compte dans le menu ou utilisez votre clavier pour entrer une nouvelle balise de compte.
    • Supprimer des balises : Sélectionnez l’icône X ( Close_icon.svg ) dans la balise de compte que vous souhaitez supprimer.
  4. Pour mettre à jour plusieurs comptes à la fois, cochez les cases à côté des comptes que vous souhaitez modifier, puis ouvrez le menu Actions dans la barre qui apparaît et sélectionnez l’une des options suivantes :
    • Modifier le type de compte : Vous permet de recréer les mises en correspondance des comptes sélectionnés au code MAC de votre choix. 
    • Ajouter des balises de compte : Vous permet de sélectionner des balises de compte supplémentaires à ajouter aux comptes sélectionnés.
    • Supprimer des balises de compte : Vous permet de supprimer des balises de compte des comptes sélectionnés.
  5. Les comptes que vous avez mis à jour seront marqués comme Manuel dans la colonne État, indiquant qu’ils ont été mis en correspondance manuellement, plutôt qu’automatiquement à l’aide d’un plan de comptes ou d’une liste de comptes.
  6. Lorsque vous êtes satisfait des mises en correspondance des comptes et des balises, sélectionnez Suivant pour passer à l’étape de révision.

À tout moment, vous pouvez sélectionner Retour pour revenir à l’étape Regroupement des comptes ou Annuler pour revenir à la page des données. 

Supprimer les mises en correspondance inutilisées

Tous les comptes doivent être mis en correspondance avant qu’il soit possible d’exécuter une analyse. Si vous avez des mises en correspondance inutilisées, la suppression de celles-ci vous permettra de continuer.

  1. Ouvrez le menu Actions près du haut de la page.
  2. Sélectionnez Supprimer les mises en correspondance inutilisées.
    Une fenêtre contextuelle apparaît.
  3. Si vous êtes certain de vouloir supprimer les mises en correspondance des comptes inutilisées, sélectionnez Supprimer.
    Toutes les mises en correspondance inutilisées seront supprimés de la mission.

Remarque : Les regroupements des comptes peuvent être renommés au niveau de la mission. Ces changements d’étiquette seront reflétés dans toutes les analyses au sein de la mission à des fins de présentation. MindBridge ne réinterprétera pas les comptes en fonction des changements de balises et ne modifiera pas la nature des comptes (c.-à-d. les types de comptes, les niveaux de regroupement ou les codes MAC associés) au niveau de la bibliothèque.Si vous souhaitez apporter des changements importants aux mises en correspondance des comptes ou aux regroupements des comptes hérités, demandez conseil à votre GSC ou à l’administrateur de l’application.

Options d’exportation

L’étape de la mise en correspondance des comptes offre deux options d’exportation.

  1. Ouvrez le menu Actions près du haut de la page.
  2. Sélectionnez Exporter.
    Une fenêtre contextuelle apparaît.
  3. Sélectionnez l’une des options suivantes :
    • Liste des comptes : Une liste de l’ensemble des comptes et mises en correspondance.
    • Contrôle de complétude* : Un rapport qui compare les soldes d’ouverture et l’activité du grand livre général aux soldes de clôture fournis.
  4. Sélectionnez Exporter.
    Le document sera exporté à l’emplacement de téléchargement désigné sous forme de fichier .XLSX.
*Remarque : Vous devez importer un grand livre général, un fichier de solde d’ouverture et un fichier de solde de clôture pour accéder au contrôle de complétude.

Organiser le tableau de mise en correspondance des comptes

  • Triez les colonnes en ordre croissant ou décroissant en sélectionnant l’en-tête de colonne. Le triangle plus foncé indique l’ordre de tri.
  • Réorganisez les colonnes en cliquant sur l’en-tête de la colonne que vous souhaitez déplacer et en la déplaçant vers la gauche ou la droite par glisser-déposer jusqu’à son nouvel emplacement.
  • Ajoutez et supprimez des colonnes avec le menu Colonnes sur le côté droit du tableau. Cochez la case à côté de chaque colonne que vous souhaitez afficher.
  • Épinglez une colonne pour continuer de la voir lorsque vous effectuerez un défilement horizontal. Ouvrez le menu ( Sidebar_open-close_icon.svg ) de l’en-tête de colonne que vous souhaitez épingler et sélectionnez Épingler la colonne, puis choisissez l’emplacement de l’épingle dans le tableau : Gauche, Droite ou Ne pas épingler (par défaut).

Étape 3 : Révision

Cette étape vous permet de consulter les changements de regroupement des comptes et la mise en correspondance des comptes effectués dans les étapes précédentes. Si MindBridge détecte des problèmes de vérification de compte, un message d’avertissement apparaîtra et les comptes touchés seront mis en surbrillance en haut du tableau.

  1. Utilisez le menu Type de compte, le menu Balises de compte ou le menu État pour restreindre la portée des résultats, puis saisissez un terme de recherche ( Search_icon.svg ) pour filtrer plus précisément.
    Sélectionnez Réinitialiser le filtre pour supprimer tous les filtres appliqués, y compris les termes de recherche.
    • Remarque : Puisque cette étape recalcule les soldes, l’utilisation des filtres avant d’appliquer les termes de recherche améliore les temps de chargement.
  2. Si une nouvelle mise en correspondance est requise, utilisez le menu Type de compte dans le tableau pour modifier la mise en correspondance d’un compte ou ouvrez le menu Actions et sélectionnez Importer la liste des comptes pour importer une liste de comptes ou un plan de comptes mis à jour.
  3. Pour mettre à jour la mise en correspondance de plusieurs comptes à la fois, cochez les cases à côté des comptes que vous souhaitez modifier, puis ouvrez le menu Actions dans la barre qui apparaît et sélectionnez Modifier le type de compte. Dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche, sélectionnez un code MAC approprié à mettre en correspondance, puis sélectionnez Terminé
  4. Les comptes que vous avez mis à jour seront marqués comme Manuel dans la colonne État, indiquant qu’ils ont été mis en correspondance manuellement, plutôt qu’automatiquement à l’aide d’un plan de comptes ou d’une liste de comptes.
  5. Lorsque vous êtes satisfait, sélectionnez Terminé.
    Une fenêtre contextuelle apparaît.
  6. Si vous êtes satisfait de l’exactitude des regroupements des comptes et des mises en correspondance des comptes, sélectionnez Vérifier les comptes.
Remarque : Veillez à ce que chaque compte soit correctement mis en correspondance. Les mises en correspondance des comptes peuvent être mis à jour, mais toutes les analyses qui utilisent les mises en correspondance des comptes existants devront être réexécutées.

Options d’exportation

L’étape Révision offre deux options d’exportation.

  1. Ouvrez le menu Actions près du haut de la page.
  2. Sélectionnez Exporter.
    Une fenêtre contextuelle apparaît.
  3. Sélectionnez l’une des options suivantes :
    • Liste des comptes : Une liste de tous les comptes et les mises en correspondance, exportée sous forme de fichier .xlsx.
    • Contrôle de complétude* : Un rapport compare les soldes d’ouverture et l’activité du grand livre général aux soldes de clôture fournis, exportés sous forme de fichier .xlsx.
  4. Sélectionnez Exporter.
    Le document sera exporté à l’emplacement de téléchargement désigné sous forme de fichier .XLSX.
*Remarque : Vous devez importer un grand livre général, un fichier de solde d’ouverture et un fichier de solde de clôture pour accéder au contrôle de complétude.

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