Ce guide suppose que les données ont été exportées de QuickBooks Desktop dans le format suivant, comme détaillé dans notre QuickBooks Deskstop/Enterprise Solutions : Guide pour exporter le grand livre général

Transformer les données

Le problème

1. Afin d’ingérer un fichier dans MindBridge, les données doivent être dans un format non groupé. Cela signifie que les colonnes ont des données présentes sur chaque rangée. Un rapport du journal QuickBooks Desktop est regroupé par transaction, ce qui signifie que les données manquantes doivent être remplies.
2. L’identifiant de compte est un champ obligatoire dans MindBridge, mais il n’y a pas toujours de numéros de compte présents dans QuickBooks Desktop. Lorsque le numéro de compte n’est pas présent, nous devrons utiliser le nom du compte.
3. Le numéro de compte et le nom se trouvent dans la même colonne. Ils doivent être fractionnés en colonnes distinctes pour être utilisés comme identifiant de compte et description de compte dans MindBridge
4. Il y a des rangées de sous-total qui ne peuvent pas être utilisées par MindBridge. Celle-ci devront être supprimées.

La solution

1. Remplissez les champs Date, Type de transaction, No. et Nom avec les données pertinentes des rangées ci-dessus.
2. Remplissez les valeurs vides du Numéro de compte avec les valeurs du Compte.
3. Fractionnez le numéro de compte et le nom du compte en deux colonnes distinctes.
4. Excluez les rangées de total/sous-total/espace vide superflues.

Éléments à noter

• Nous mettrons les colonnes révisées à la fin du fichier.
• La Date et le Type sont toujours présents sur la première rangée du groupe de transactions, mais le numéro de transaction et le nom sont parfois vides pour un groupe.
• Notre logique consistera à prendre la valeur de la colonne originale si nous sommes sur la première rangée de la transaction, ou la valeur précédente que nous avons trouvée si nous ne sommes pas sur la première rangée de la transaction.

Date de dégroupement de la colonne

=IF(LEN($F2)>0,IF(LEN(F2)>0,F2,""),M1)

• LEN($F2)>0

  vérifie s’il y a une valeur dans la colonne F en testant si la longueur est supérieure à 0. Puisque, comme nous l’avons observé, la Date est toujours présente sur la première rangée du groupe de transactions, cela nous sert à vérifier si nous sommes sur la première rangée de la transaction. Nous mettons $ devant le F pour faciliter la copie de la formule dans le reste des colonnes à faire glisser vers le bas (Numéro de transaction, Type, Saisie/Dernière modification, Dernière modification par), car nous vérifierons toujours la présence du champ Date pour vérifier si nous sommes sur la première rangée de la transaction.

• IF(LEN(F2)>0,F2,"")

  retourne la date si elle est présente, « » (chaîne vide) si elle ne l’est pas. Cette opération peut être simplifiée par un simple F2 pour la colonne Date, car la Date est toujours présente sur la première rangée du groupe de transactions, mais cette logique est utilisée pour pouvoir copier et coller les mêmes formules pour le No. et le Nom, qui, comme indiqué ci-dessus, ne sont pas toujours présents. Étant donné qu’Excel affichera 0 au lieu d’être vide lors de la référence d’une cellule vide, nous devons lui dire de retourner « » pour qu’elle affiche une cellule vide.

• Nous devons ensuite copier cette formule vers le bas, soit en utilisant la fonction de remplissage, soit en copiant la formule, en sélectionnant les cellules vides et en collant la formule.

Dégrouper les colonnes Numéro de transaction, Type, Saisie/Dernière modification, Dernière modification par

Formules dans N2, O2, P2 et Q2 comme suit :

=IF(LEN($F2)>0,IF(LEN(B2)>0,B2,""),N1)
=IF(LEN($F2)>0,IF(LEN(C2)>0,C2,""),O1)
=IF(LEN($F2)>0,IF(LEN(D2)>0,D2,""),P1)
=IF(LEN($F2)>0,IF(LEN(E2)>0,E2,""),Q1)

Numéro de compte et nom

Le numéro de compte et le nom occupent actuellement la même colonne, séparée par un délimiteur. Nous pouvons utiliser ce délimiteur dans une formule afin de fractionner le numéro et le nom en colonnes distinctes.

• =LEFT(J2,FIND("·",J2)-2)

  Cette première formule extrait le numéro de compte en prenant tous les caractères de gauche, jusqu’au délimiteur.

• =MID(J2,FIND("·",J2)+2,LEN(J2))

  Cette formule extrait le nom du compte en utilisant le délimiteur comme point de départ et en extrayant tout le texte après.

Remplir les valeurs vides dans les colonnes Débit et Crédit

MindBridge ne prend pas en charge les valeurs vides laissées dans les colonnes de débit et de crédit, elles doivent être remplies avec un nombre. Pour corriger ce problème, nous pouvons sélectionner toutes les cellules vides en mettant en évidence les colonnes K et L, en appuyant sur ctrl+g et en cliquant sur « spécial ». Nous pouvons ensuite sélectionner Espaces vides, taper 0 et appuyer sur ctrl+Entrée pour remplir toutes les cellules vides avec un zéro.

Filtrer pour conserver uniquement les rangées de transaction

Nous observons que chaque rangée de transaction dans le fichier original a un compte. Donc, avec les filtres activés, filtrez les espaces vides de la colonne J (Compte) :

Copier et coller des valeurs dans un nouveau classeur

À partir de la cellule B1, appuyez sur Ctrl-Shift-Fin pour atteindre la fin du fichier et ajuster la position au besoin), puis copiez, et collez les valeurs spéciales dans un nouveau classeur. Vous pouvez ensuite supprimer toute colonne groupée en double. À la fin, vous aurez une feuille de calcul qui ressemble à ce qui suit :

Le formatage est maintenant terminé et les données sont prêtes à être prises en charge dans MindBridge. Vous trouverez le lien vers notre guide de prise en charge ci-dessous, qui vous donnera plus de détails sur la mise en correspondance des colonnes et la génération de code de transaction.

Étape précédente : QuickBooks Desktop/Enterprise Solutions : Exporter le grand livre général

Étape suivante : QuickBooks Desktop/Enterprise Solutions : Importer le grand livre général dans MindBridge

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