Ce guide présume que les données ont été exportées de QuickBooks en ligne dans le format suivant, tel que détaillé dans notre QuickBooks en ligne : Exportez le grand livre général.

Transformer les données

Les problèmes

1. Pour ingérer un fichier dans MindBridge, les données doivent être dans un format non groupé. Cela signifie que les colonnes ont des données présentes sur chaque rangée. Un rapport du Journal de QuickBooks en ligne est regroupé par transaction, ce qui signifie que les données manquantes doivent être remplies.
2. L’identifiant de compte est un champ obligatoire dans MindBridge, mais il n’y a pas toujours de numéros de compte présents dans QuickBooks en ligne. Lorsque le numéro de compte n’est pas présent, nous devrons utiliser le nom du compte.
3. Il y a des rangées de sous-total qui ne peuvent pas être utilisées par MindBridge. Celle-ci devront être supprimées.

La solution

1. Remplissez les champs Date, Type de transaction, No. et Nom avec les données pertinentes des rangées ci-dessus.
2. Remplissez les valeurs vides du Numéro de compte avec les valeurs du Compte.
3. Excluez les rangées de total/sous-total/vide superflues.

Éléments à noter

• Nous mettrons les colonnes révisées à la fin du fichier.
• La Date et le Type de transaction sont toujours présents sur la première rangée du groupe de transactions, mais le numéro de transaction et le nom sont parfois vides pour un groupe. Consultez la rangée 2 dans l’exemple ci-dessus.
• Notre logique consistera à prendre la valeur de la colonne originale si nous sommes sur la première rangée de la transaction, ou la valeur précédente que nous avons trouvée si nous ne sommes pas sur la première rangée de la transaction.

Date de dégroupement de la colonne

=SI(NBCAR($B2)>0,SI(NBCAR(B2)>0,B2,""),M1)

• NBCAR($B2)>0

  teste s’il y a une valeur dans la colonne B en testant si la longueur est supérieure à 0. Puisque, comme nous l’avons observé, la date est toujours présente sur la première rangée du groupe de transactions, cela nous sert à vérifier si nous sommes sur la première rangée de la transaction. Nous mettons $ devant le B pour faciliter la copie de la formule dans le reste des colonnes pour la faire glisser vers le bas (Type de transaction, No., Nom), car nous vérifierons toujours la présence de Date pour vérifier si nous sommes sur la première rangée de la transaction.

• SI(NBCAR(B2)>0,B2,"")

  retourne la date si elle est présente, « » (chaîne vide) si elle ne l’est pas. Cela peut être simplifié par un simple B2 pour la colonne Date, car la Date est toujours présente sur la première rangée du groupe de transactions, mais cette logique est utilisée pour pouvoir copier et coller les mêmes formules pour le No. et le Nom, qui, comme indiqué ci-dessus, ne sont pas toujours présents. Étant donné qu’Excel affichera 0 au lieu d’être vide lors de la référence d’une cellule vide, nous devons lui dire de retourner « » pour qu’elle affiche une cellule vide.

• Nous devons ensuite copier cette formule vers le bas, soit en utilisant la fonction de remplissage, soit en copiant la formule, en sélectionnant les cellules vides et en collant la formule.

Dégrouper les colonnes Type de transaction, No. et Nom

Formules dans N2, O2 et P2 comme suit :

=SI(NBCAR($B2)>0,SI(NBCAR(C2)>0,C2,""),N1)
=SI(NBCAR($B2)>0,SI(NBCAR(D2)>0,D2,""),O1)
=SI(NBCAR($B2)>0,SI(NBCAR(E2)>0,E2,""),P1)

Numéro de compte révisé

Notre logique pour remplir les espaces vides pour le Numéro de compte dans la colonne Q sera de prendre le numéro de compte original de la colonne G s’il est présent (la longueur est supérieure à 0), le compte de la colonne H si ce n’est pas le cas (la longueur n’est pas supérieure à 0) :

=SI(NBCAR(G2)>0,G2,H2)

Dégrouper les colonnes Créé, Créé par

En utilisant la même logique qu’avant où la date dans la colonne B est toujours présente pour le groupe de transactions. La colonne Créé utilise un format de date que MindBridge ne peut pas prendre en charge, nous utiliserons donc une formule pour extraire uniquement la valeur de date de cette chaîne.

=GAUCHE(SI(NBCAR($B2)>0,SI(NBCAR(K2)>0,K2,""),R1),10)

Remplir les valeurs vides dans les colonnes Débit et Crédit

MindBridge ne prend pas en charge les valeurs vides laissées dans les colonnes de débit et de crédit, elles doivent être remplies avec un nombre. Pour corriger ce problème, nous pouvons sélectionner toutes les cellules vides en sélectionnant les colonnes I et J, en appuyant sur ctrl+g et en cliquant sur « spécial ». Nous pouvons ensuite sélectionner Espaces vides, taper 0 et appuyer sur ctrl+Entrée pour remplir toutes les cellules vides avec un zéro.

Filtrer pour conserver uniquement les rangées de transaction

Nous observons que chaque rangée de transaction dans le fichier original a un compte. Donc, avec les filtres activés, filtrez les espaces vides de la colonne H (Compte) :

Copier et coller des valeurs dans un nouveau classeur

À partir de la cellule B1, appuyez sur Ctrl-Shift-Fin pour atteindre la fin du fichier et ajuster la position au besoin), puis copiez, et collez les valeurs spéciales dans un nouveau classeur. Vous pouvez ensuite supprimer toute colonne groupée en double. À la fin, vous aurez une feuille de calcul qui ressemble à ce qui suit :

Le formatage est maintenant terminé et les données sont prêtes à être prises en charge dans MindBridge. Vous trouverez le lien vers notre guide d’importation ci-dessous, qui vous donnera plus de détails sur la mise en correspondance des colonnes et la génération de code de transaction.

Étape précédente : QuickBooks en ligne : Exporter le grand livre général

Prochaine étape : QuickBooks en ligne : Importer le grand livre général dans MindBridge

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