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Validation des données : Pourquoi un grand livre général doit-il contenir au moins une colonne numérique?

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Apprenez pourquoi un grand livre général doit contenir au moins une colonne numérique.


Qu’est-ce qu’une colonne numérique?

Une colonne Montant, ou des colonnes Débit et Crédit, sont les colonnes numériques parmi les champs requis par MindBridge pour les fichiers du grand livre général. Sans une colonne numérique, MindBridge ne peut pas effectuer une analyse.

  • Si l’option Montant est utilisée, tous les débits doivent être positifs et les crédits négatifs.
  • Les montants présents dans la colonne doivent également satisfaire aux conditions suivantes :
      • Les caractères numériques (chiffres) et les symboles. (point), - (signe négatif)
      • Le point (.) est utilisé pour indiquer une décimale (et non une virgule comme c’est la convention dans certaines juridictions).
      • Un signe - (moins/négatif) devant le nombre pour indiquer qu’il est négatif (les autres conventions telles que (),,<> ou - après le nombre, ne sont pas prises en charge)
      • Tous les autres types de caractères doivent être supprimés (par exemple, les symboles monétaires, les espaces, les lettres et, de préférence, les virgules également). 
  • Si des colonnes Débit et Crédit sont utilisées, les valeurs des deux doivent avoir un solde positif par défaut.
  • MindBridge peut ingérer des montants qui ont des virgules comme séparateurs de milliers, mais il est plus sûr de supprimer les virgules.

Si vous disposez déjà de colonnes numériques de type Montant ou Débit/Crédit répondant aux exigences ci-dessus, veuillez vérifier que votre fichier Grand livre général ne présente pas les problèmes potentiels suivants :

  • Données étrangères : MindBridge s’attend à ce que les fichiers du grand livre général comportent une ligne d’en-tête comme première ligne, puis des transactions dans le reste du fichier, chaque transaction étant représentée par une et une seule ligne. Les sous-titres, les lignes de total et de sous-total doivent être supprimés. Les colonnes Montant, Débit ou Crédit peuvent avoir des valeurs non numériques si elles sont utilisées comme colonnes de texte dans les lignes de sous-titres, de total ou de sous-total.
  • Données corrompues ou données problématiques : Il peut s’agir de cellules décalées, de champs couvrant plusieurs colonnes ou de plusieurs champs par colonne.

    • Parfois, les valeurs de certaines lignes sont décalées d’une ou plusieurs colonnes vers la droite ou la gauche de la colonne à laquelle elles appartiennent, généralement en raison d’un échappement incorrect des valeurs qui contiennent des caractères " ou \ ou ’ ou le caractère de délimitation du fichier.
      • Dans l’exemple suivant, la colonne V, DESCRIPTION, qui est la colonne située à gauche de la colonne DÉBIT (colonne W), se divise en deux dans les lignes 277100 et 277101. La moitié de la DESCRIPTION tombe dans la colonne DÉBIT, puis le montant du DÉBIT tombe dans la colonne TRANSACTION (colonne X) à droite de la colonne DÉBIT :mceclip1.png
    • Parfois, les champs ne s’intègrent pas parfaitement dans une colonne. Cela peut se produire si vous essayez d’importer dans Excel un fichier texte à largeur fixe qui n’est pas parfaitement fixe, de sorte que les premiers chiffres du nombre se trouvent dans une colonne et le reste dans la suivante, parfois suivis d’une partie du texte qui devrait se trouver dans une autre colonne. Cela se produit également souvent lors de la conversion de fichiers PDF. Voir cet article pour en savoir plus sur les raisons pour lesquelles MindBridge ne prend pas en charge les fichiers PDF.
    • Chaque colonne doit contenir un et un seul champ : S’il y a plusieurs champs par colonne, comme le montant suivi d’un espace puis d’un indicateur de débit/crédit, ils doivent être répartis en deux colonnes. Par exemple, « 4500 D » doit avoir 4500 dans une colonne et D dans une autre.


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