Sommaire

Cet article vous aidera à formater tout fichier Quickbooks présentant la structure de compte suivante : 

La caractéristique principale de ce type de fichier est que les comptes et sous-comptes Quickbooks sont présentés sous forme de couches, ou de cellules séparées. Pour évaluer l’activité du grand livre, seul le niveau de compte le plus granulaire est nécessaire. Dans la capture d’écran ci-dessus, « 5110-00 - Salaires du personnel » se trouve au niveau de compte le plus granulaire. Nous devons seulement formater le fichier Grand livre général pour exploiter le numéro de compte et la description les plus granulaires, plutôt que les comptes « parents » et les descriptions qui les précèdent. 

Table des matières

• Partie 1 : Création d’une nouvelle colonne et d’un nouvel en-tête « Comptes »
• Partie 2 : Mise en forme des données de la colonne
• Partie 3 : Mise en évidence des cellules vides de la colonne
• Partie 4 : Concaténation des colonnes existantes dans la nouvelle
• Partie 5 : Vérification de la partie 4
• Partie 6 : Copie et collage des valeurs dans la colonne
• Partie 7 : Sélection des cellules vides de la colonne
• Partie 8 : Ajout d’une nouvelle formule
• Partie 9 : Suppression de colonnes inutiles
• Partie 10 : Ajout d’une colonne « Description du compte »
• Partie 11 : Identification et réglage du délimiteur

1. Pour commencer, nous devons donner un en-tête à la colonne la plus à droite contenant un sous-compte (dans ce cas, la colonne E). Nous nommerons l’en-tête « Compte ».  
   
   
   
2. Sélectionnez la ligne entière en cliquant sur l’en-tête des colonnes.
   
   
   
3. Une fois mis en évidence, l’en-tête de la colonne sera vert et toute la colonne, à l’exception de la première cellule, sera ombrée en gris. 
   
   
   
4. Tapez le nom de votre en-tête (dans ce cas, « Compte ») dans la barre de formule et appuyez sur Entrée. Cela créera un en-tête pour l’ensemble de la colonne, plutôt que des données pour la cellule.  
   

1. Maintenant que la colonne a un en-tête, mettez en évidence toute la colonne en utilisant la même méthode que ci-dessus.
   
   
   
2. Dans le menu déroulant de la section Nombre de l’onglet Accueil, changez le format en Général (s’il n’est pas déjà défini sur Général). 
   
   
   
3. Une fois modifié, ouvrez l’outil Texte en colonnes qui se trouve dans la section Outils de données de l’onglet Données.
   
   
   
4. L’assistant de conversion de texte en colonnes apparaît sur votre écran. Sélectionnez Délimité et cliquez sur Terminer pour appliquer la modification à la colonne entière.
   

1. Une fois encore, mettez en évidence toute la colonne E. 
   
   
   
2. À partir de la section Modification de l’onglet Accueil, cliquez sur Rechercher et Sélectionneret sélectionnez Aller à Spécial dans la liste déroulante. 
   
   
   
3. La fenêtre Aller à Spécial s’affichera à l’écran. Sélectionnez Vides et cliquez sur OK. Cela mettra en évidence toutes les cellules vides de la nouvelle colonne.
   

1. Maintenant que toutes les cellules vides sont en surbrillance, tapez la formule suivante dans la barre de formule (assurez-vous que toute la colonne E est en surbrillance) : =CONCAT(B2, C2, D2)
   
   
   
2. Appuyez ensuite sur Ctrl+Entrée pour ajouter cette formule à toutes les cellules de la colonne. Cette formule ajoutera les données de toutes les colonnes situées à gauche de la nouvelle colonne à notre nouvelle colonne. Ainsi, chaque compte et numéro de compte sera consolidé dans notre nouvelle ligne.
   
   
   REMARQUE :En fonction de la complexité de la structure de votre compte, vous devrez peut-être ajouter d’autres colonnes à la formule ci-dessus.
3. Une fois terminé, vous ne verrez que les entrées des colonnes B, C et D dans notre nouvelle colonne Comptes.
   

1. Pour vous assurer que vous avez effectué la dernière étape avec succès, cliquez sur le menu déroulant Filtre dans la section Modification de l’onglet Accueil et sélectionnez Filtre.
   
   
   
2. Cela donnera à toutes vos colonnes un bouton « filtre » dans leur en-tête.
   
   
   
3. Cliquez sur le bouton de filtre de la colonne Compte. Ceci exposera une liste de filtres disponibles, incluant tous les comptes de la colonne. Utilisez cette liste pour vous assurer que tous les comptes sont présents.
   

1. Une fois que vous vous êtes assuré que tous les comptes sont inclus, mettez à nouveau en surbrillance toute la colonne E et copiez la colonne entière.  
   
   
   
2. Une fois copiée, utilisez Coller les valeurs pour re-coller la colonne en tant que « valeurs ». Cela supprimera la formule que nous avons utilisée pour concilier nos colonnes et ne laissera que la valeur (compte) dans la cellule. (Visitez Raccourcis spéciaux de collage Excel pour plus de références.)
   
   
   
3. Avec la colonne E toujours en surbrillance, utilisez à nouveau la fonction Texte vers colonnes et cliquez sur Terminer pour remettre nos cellules « vides » dans leur état supposé (Excel ne les reconnaîtra pas comme réellement vides tant que vous n’aurez pas terminé cette étape).
   

1. Toujours avec toute la colonne Comptes en surbrillance, cliquez sur Rechercher & Sélectionner dans l’onglet Accueil et sélectionnez Aller à Spécial. 
   
   
   
2. Sélectionnez Vides et cliquez sur OKCela sélectionnera les cellules vides restantes dans notre colonne Comptes (colonne E).
   

1. Dans la première cellule vide, saisissez la formule suivante : =E2
   
   
   
2. Appuyez sur Ctrl+Entrée pour saisir la formule dans chaque cellule vide sélectionnée, comme dans la partie 4. Cela ajoute le numéro de compte et description dans chaque ligne de notre colonne Comptes.
   
   
   
3. Tout comme nous avons supprimé la dernière formule dans la partie 6, mettez en surbrillance la colonne entière, copiez-la et collez les valeurs. Maintenant, la formule (=E2) sera supprimée et seule la valeur (numéro de compte et description) restera. 

1. Maintenant que tous nos comptes sont dans une seule colonne, supprimez toutes les colonnes à gauche de la nouvelle colonne Comptes (dans ce cas, les colonnes A, B, C et D).
   

   

1. Une fois les colonnes inutiles supprimées, insérez une nouvelle colonne à droite de votre colonne Compte.
   

1. Mettez en surbrillance et copiez uniquement le point qui sépare le numéro de compte et la description du compte dans notre colonne Compte.
   
   
   
2. Une fois la copie effectuée, mettez en surbrillance toute la colonne Compte (qui était auparavant la colonne E, mais qui est maintenant la colonne A).
   
   
   
3. Retournez à la fonction Texte aux colonnes dans la section Outils de données de l’onglet Données. Assurez-vous que Délimité est sélectionné, puis cliquez sur Suivant.
   
   
   
4. Collez le point que vous avez copié dans la case « Autre » pour l’utiliser comme délimiteur et cliquez sur Terminer.
   
   
   
5. Cela déplacera toutes les descriptions de compte de notre colonne Comptes vers la nouvelle colonne B, séparant ainsi les numéros de compte et les descriptions dans leurs propres colonnes respectives. 
   
   
   
6. Ajoutez un en-tête à la nouvelle colonne (comme indiqué ci-dessus) et nommez-le « Description du compte ».
   
   
   
7. Utilisez Trier et filtrer de nouveau dans la colonne Date de votre ensemble de données pour afficher uniquement les lignes vides et les supprimer toutes. Vous obtiendrez ainsi un ensemble de données complet non groupé, prêt à être ingéré. 

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