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Listes de contrôle des données : Comptes fournisseurs

  • Mise à jour

Sommaire

Renseignez-vous sur les composants de données et les champs requis pour exécuter une analyse des comptes fournisseurs (« CF ») dans MindBridge :

MindBridge fournit des analyses puissantes avec un minimum de données, mais l’importation de champs de données supplémentaires vous permet d’accéder à des fonctionnalités et à des capacités de filtrage supplémentaires afin d’analyser les résultats de manière plus efficace.


Écritures du rapport détaillé des comptes fournisseurs

Le rapport détaillé des comptes fournisseurs contient les augmentations et les réductions des CF y compris les factures et l’activité de trésorerie.

Remarque : Ce fichier est obligatoire pour les analyses de la période en cours. Si une Fin de période - liste des comptes débiteurs en souffrance a été importée dans les analyses de la période précédente, ce fichier n’est pas requis, mais fournira des informations supplémentaires si importé.

#

Nom du champ

Description

Obligatoire?

Points de contrôle en vigueur

1

Identifiant de l’écriture

L’identifiant de l’écriture est généralement représenté par un code ou un numéro de référence. Il s’agit d’un champ clé utilisé pour relier les écritures et il doit être cohérent entre les données.

Example : PO_661

Oui

  • Activité en rafale
  • Doublon de document
  • Facture hors séquence
  • Ancienne facture impayée

2

Nom du fournisseur

Le nom du fournisseur. Il s’agit d’un champ clé utilisé pour relier les écritures et il doit être cohérent entre les données.

Example : Lift Mechanics Ltd.

Remarque : Si aucun identifiant du fournisseur n’est fourni, l’analyse utilisera le nom du fournisseur comme identifiant du fournisseur. Si les deux sont fournis, l’analyse utilisera l’identifiant du fournisseur, mais les deux sont affichés.

Pendant l’analyse, les écritures sont rapprochées par identifiant de fournisseur

Oui

3

Montant

La valeur de l’écriture, qui peut être positive (c.-à-d. débit) ou négative (c.-à-d. crédit).

Example :

19 834,22 (position de débit)

-19 834,22 (poste de crédit)

Remarque : Le « Montant » est un champ alternatif pour les grands livres qui ne fournissent pas d’écritures fractionnées en champs de débit et de crédit distincts.

Non

 

4

Débit

La valeur de débit de l’écriture.

Example : 19,834.22

Oui

5

Crédit

La valeur du crédit de l’écriture.

Example : 19,834.22

Oui

6

Date de la transaction

La date de l’écriture de journal, peu importe le moment où l’écriture a été reportée. Ce champ est utilisé pour déterminer l’âge de l’écriture non réglée lorsque le classement chronologique est calculé.

Cette date peut également être connue sous le nom de « date comptable ».

Example : 01-01-2014 (JJ-MM-AAAA)

>Oui

7

Type d’écriture

La nature d’une écriture. Les types d’écriture suivants sont acceptés :

  • Note de crédit
  • Note de débit
  • Redressement
  • Facture
  • Paiement

Oui

8

Identifiant du fournisseur

L’identifiant du fournisseur associé à l’écriture.

Il s’agit d’un champ clé utilisé pour relier les écritures et il doit être cohérent entre les données.

Example : 102855

Remarque : Si aucun identifiant du fournisseur n’est fourni, l’analyse utilisera le nom du fournisseur comme identifiant du fournisseur. Si les deux sont fournis, l’analyse utilisera l’identifiant du fournisseur, mais les deux sont affichés.

Pendant l’analyse, les écritures sont rapprochées par identifiant de fournisseur

Non

9

Date GLG

La date à laquelle l’écriture a été reportée dans le grand livre général, peu importe le moment où elle entre en vigueur dans le cycle comptable.

Exemple : 01-01-2014 (JJ-MM-AAAA)

Non

N/A

10

Identifiant du compte

L’identifiant du compte financier du grand livre général associé à l’écriture.

Example : 14028

Non

N/A

11

Réf. de la facture

L’identifiant ou le code d’écriture de facture pour lier l’écriture à la facture. Il s’agit d’une clé secondaire dans les écritures de paiement qui fait référence au champ Identifiant de l’écriture dans l’écriture de facture correspondante.

Exemple : INV-100

Non

  • Doublon de document

12

Note

Une description de l’écriture de journal (généralement saisie manuellement) qui fournit le contexte de la transaction par le biais de contenu descriptif ou l’utilisation de codes.

Exemple : Le paiement a été effectué le 7 décembre à partir du compte 1.2875. Il s’agissait d’une écriture manuelle.

Non

  • Champ de texte vide
  • Écriture pour mémoire faisant référence à une période différente
  • Mots-clés suspects
    Remarque : Si aucune colonne source n’est mise en correspondance avec Memo, mais qu’une colonne source nommée Memo existe, elle sera automatiquement utilisée.

13

Échéance

La date à laquelle la facture était initialement due.

Exemple : 01-01-2014 (JJ-MM-AAAA)

Non

N/A
14 Date de la facture

La date indiquée sur le papier du fournisseur.

Example : 15-11-2021 (JJ-MM-AAAA)

Non
  • Facture créée après la date de la transaction

15

Type de transaction

La nature de l’écriture dans le contexte des comptes fournisseurs.

Exemples : facture, paiement, etc.

Non

N/A

16

Nom d’utilisateur

Le nom ou le code d’identification de l’utilisateur responsable de la création/du report de l’écriture de journal.

Example : Paul Johnson ou 10922

Num.

N/A

 


Fin de période - liste des comptes débiteurs en souffrance

Ce document contient tous les comptes débiteurs en souffrance à la fin de la période d’analyse.

Toutes les écritures de ce fichier auront le type d’écriture « en souffrance » et sont utilisées pour le calcul et la visualisation du classement par échéance.

Remarque : Ce fichier est obligatoire pour les analyses de la période en cours. Si un fichier de rapport détaillé des CF a été importé dans des analyses de période précédente, ce fichier n’est pas requis, mais fournira des informations supplémentaires si importé.

#

Nom du champ

Description

Obligatoire?

Points de contrôle en vigueur

1

Nom du fournisseur

Le nom du fournisseur. Il s’agit d’un champ clé utilisé pour relier les écritures et il doit être cohérent entre les données.

Example : Lift Mechanics Ltd.

Remarque : Si aucun identifiant du fournisseur n’est fourni, l’analyse utilisera le nom du fournisseur comme identifiant du fournisseur. Si les deux sont fournis, l’analyse utilisera l’identifiant du fournisseur, mais les deux sont affichés.

Pendant l’analyse, les écritures sont rapprochées par identifiant de fournisseur

Oui

2

Identifiant de l’écriture

L’identifiant de l’écriture est généralement représenté par un code ou un numéro de référence. Il s’agit d’un champ clé utilisé pour relier les écritures et il doit être cohérent entre les données.

Example : PO_661

Oui

3

Montant

La valeur de l’écriture, qui peut être positive (c.-à-d. débit) ou négative (c.-à-d. crédit).

Example :

19 834,22 (position de débit)

-19 834,22 (poste de crédit)

Remarque : Le « Montant » est un champ alternatif pour les listes qui ne fournissent pas d’écritures fractionnées en champs de débit et de crédit distincts

Non

4

Débit

La valeur de débit de l’écriture.

Example : 19,834.22

Oui

5

Crédit

La valeur du crédit de l’écriture.

Example : 19,834.22

Oui

6

Date de la transaction

La date de l’écriture de journal, peu importe le moment où l’écriture a été reportée. Ce champ est utilisé pour déterminer l’âge de l’écriture non réglée lorsque le classement chronologique est calculé.

Cette date peut également être connue sous le nom de « date comptable ».

Example : 01-01-2014 (JJ-MM-AAAA)

Oui

7

Date GLG

La date à laquelle l’écriture a été reportée dans le grand livre général, peu importe le moment où elle entre en vigueur dans le cycle comptable.

Exemple : 01-01-2014 (JJ-MM-AAAA)

Non

N/A

8

Identifiant du fournisseur

L’identifiant du fournisseur associé à l’écriture.

Il s’agit d’un champ clé utilisé pour relier les écritures et il doit être cohérent entre les données.

Example : 102855

Remarque : Si aucun identifiant du fournisseur n’est fourni, l’analyse utilisera le nom du fournisseur comme identifiant du fournisseur. Si les deux sont fournis, l’analyse utilisera l’identifiant du fournisseur, mais les deux sont affichés.

Pendant l’analyse, les écritures sont rapprochées par identifiant de fournisseur

Non

9

Réf. de la facture

L’identifiant ou le code d’écriture de facture pour lier l’écriture à la facture. Il s’agit d’une clé secondaire dans les écritures de paiement qui fait référence au champ Identifiant de l’écriture à l’écriture de facture correspondante.

Exemple : INV-100

Non

N/A

10

Identifiant du compte

L’identifiant du compte financier du grand livre général associé à l’écriture.

Example : 14028

Non

N/A

11

Type de transaction

Ce champ permet aux utilisateurs d’afficher, de trier et de filtrer les écritures non réglées en fonction de leur type.

Dans le contexte des comptes fournisseurs, le champ Type de transaction indique la nature de l’écriture (par exemple, facture, paiement, etc.).

Ce champ peut être différent du type d’écriture et peut provenir de sources autres que le grand livre général.

Non

N/A

12

Note

Une description de l’écriture de journal (généralement saisie manuellement) qui fournit le contexte de la transaction par le biais de contenu descriptif ou l’utilisation de codes.

Exemple : Le paiement a été effectué le 7 décembre à partir du compte 1.2875. Il s’agissait d’une écriture manuelle.

Non

N/A

13

Nom d’utilisateur

Le nom ou le code d’identification de l’utilisateur responsable de la création/du report de l’écriture de journal.

Example : Paul Johnson ou 10922

Num.

N/A

14

Échéance

La date à laquelle la facture était initialement due.

Exemple : 01-01-2014 (JJ-MM-AAAA)

Non

N/A
15 Date de la facture

La date indiquée sur le papier du fournisseur.

Example : 15-11-2021 (JJ-MM-AAAA)

Non

N/A

 


Soldes d’ouverture des fournisseurs

Ce document facultatif doit contenir les soldes de chaque compte de fournisseur au début de la période d’analyse.

#

Nom du champ

Description

Obligatoire?

Points de contrôle en vigueur

1

Nom du fournisseur

Le nom du fournisseur. Il s’agit d’un champ clé utilisé pour relier les écritures et il doit être cohérent entre les données.

Example : Lift Mechanics Ltd.

Remarque : Si aucun identifiant du fournisseur n’est fourni, l’analyse utilisera le nom du fournisseur comme identifiant du fournisseur. Si les deux sont fournis, l’analyse utilisera l’identifiant du fournisseur, mais les deux sont affichés.

Pendant l’analyse, les écritures sont rapprochées par identifiant de fournisseur.

Oui

2

Solde

Le solde d’ouverture d’un fournisseur particulier au début de la période d’analyse.

Exemple : 1000.54

Remarque : Le « Solde » est un autre champ pour les listes qui ne fournissent pas d’écritures fractionnées en champs de débit et de crédit distincts.

Oui

3

Débit

Le solde d’ouverture d’un fournisseur particulier au début de la période d’analyse sous forme de valeur de débit.

Exemple : 19,834.22

Non

4

Crédit

Le solde d’ouverture d’un fournisseur particulier au début de la période d’analyse sous forme de valeur de crédit.

Exemple : 19,834.22

Non

5

Identifiant du fournisseur

L’identifiant du fournisseur associé à l’écriture.

Il s’agit d’un champ clé utilisé pour relier les écritures et il doit être cohérent entre les données.

Example : 102855

Remarque : Si aucun identifiant du fournisseur n’est fourni, l’analyse utilisera le nom du fournisseur comme identifiant du fournisseur. Si les deux sont fournis, l’analyse utilisera l’identifiant du fournisseur, mais les deux sont affichés.

Pendant l’analyse, les écritures sont rapprochées par identifiant de fournisseur.

Non

 


Liste des fournisseurs

Ce document fournit les noms de chaque fournisseur et des renseignements supplémentaires.

#

Nom du champ

Description

Obligatoire?

Points de contrôle en vigueur

1

Nom du fournisseur

Le nom du fournisseur. Il s’agit d’un champ clé utilisé pour relier les écritures et il doit être cohérent entre les données.

Example : Lift Mechanics Ltd.

Remarque : Si aucun identifiant du fournisseur n’est fourni, l’analyse utilisera le nom du fournisseur comme identifiant du fournisseur. Si les deux sont fournis, l’analyse utilisera l’identifiant du fournisseur, mais les deux sont affichés.

Pendant l’analyse, les écritures sont rapprochées par identifiant de fournisseur.

Remarque : Si l’identifiant du fournisseur n’est pas fourni, le nom du fournisseur doit être unique dans ce fichier.

Oui

  • Facture provenant d’une partie liée
  • Fournisseur ne figurant pas sur la liste des fournisseurs

2

Identifiant du fournisseur

L’identifiant du fournisseur associé à l’écriture.

Il s’agit d’un champ clé utilisé pour relier les écritures et il doit être cohérent entre les données.

Example : 102855

Remarque : Si aucun identifiant du fournisseur n’est fourni, l’analyse utilisera le nom du fournisseur comme identifiant du fournisseur. Si les deux sont fournis, l’analyse utilisera l’identifiant du fournisseur, mais les deux sont affichés.

Pendant l’analyse, les écritures sont rapprochées par identifiant de fournisseur.

Remarque : Si l’identifiant du fournisseur est fourni, il doit être unique dans ce fichier.

Non

  • Facture provenant d’une partie liée
  • Fournisseur ne figurant pas sur la liste des fournisseurs

3

Adresse du fournisseur

Une ou plusieurs adresses associées au fournisseur de l’écriture.

Exemple : 155, Pine Street, New York, NY

Non

 

4

Connexe

La relation indique si un fournisseur est une partie liée.

Exemple de valeurs acceptables : Oui/Vrai ou champ vide seulement.

Remarque :Un « Non » dans ce champ sera interprété comme étant lié>, car il n’est pas vide.

Non

  • Facture provenant d’une partie liée

 


Début de période - liste des comptes débiteurs en souffrance

Ce fichier facultatif contient tous les comptes fournisseurs en souffrance au début de la période d’analyse.

Le cas échéant, il est annexé au fichier Rapport détaillé des CF avec les doublons supprimés (c.-à-d. une union d’ensembles). Les écritures combinées deviennent les données sources pour tous les points de contrôle des CF, avec les exceptions suivantes :

  • Les points de contrôle de type Décaissement et Ancienne facture impayée ne tiennent pas compte des écritures de ce fichier, mais plutôt des données du Rapport détaillé des CF seulement.
  • Si les soldes d’ouverture du fournisseur sont fournis, les écritures de ce fichier seront considérées pour le fournisseur ayant un point de contrôle de solde débiteur à la place.

Toutes les écritures de ce fichier auront le type d’écriture « ouverture » et, aux fins d’analyse, auront le même traitement que le type « facture ».

#

Nom du champ

Description

Obligatoire?

Points de contrôle en vigueur

1

Nom du fournisseur

Le nom du fournisseur. Il s’agit d’un champ clé utilisé pour relier les écritures et il doit être cohérent entre les données.

Example : Lift Mechanics Ltd.

Remarque : Si aucun identifiant du fournisseur n’est fourni, l’analyse utilisera le nom du fournisseur comme identifiant du fournisseur. Si les deux sont fournis, l’analyse utilisera l’identifiant du fournisseur, mais les deux sont affichés.

Pendant l’analyse, les écritures sont rapprochées par identifiant de fournisseur

Oui

  • Activité en rafale
  • Fournisseur ayant un solde débiteur (utilisé uniquement si les soldes d’ouverture du fournisseur ne sont pas fournis)
  • Doublon de document
  • Facture provenant d’une partie liée (utilisée uniquement comme clé dans la Liste des fournisseurs
  • Facture hors séquence
  • Montant inhabituel selon le fournisseur
  • Fournisseur ne figurant pas sur la liste des fournisseurs

2

Identifiant de l’écriture

L’identifiant de l’écriture est généralement représenté par un code ou un numéro de référence. Il s’agit d’une clé utilisée pour relier les écritures et elle doit être cohérente dans toutes les données.

Example : PO_661

Oui

  • Activité en rafale
  • Doublon de document
  • Facture hors séquence

3

Montant

La valeur de l’écriture, qui peut être positive (c.-à-d. débit) ou négative (c.-à-d. crédit).

Example :

19 834,22 (position de débit)

-19 834,22 (poste de crédit)

Remarque : Le montant est un champ alternatif pour les listes qui ne fournissent pas d’écritures fractionnées en champs séparés de débit et de crédit.

Non

  • Fournisseur ayant un solde débiteur (utilisé uniquement si les soldes d’ouverture du fournisseur ne sont pas fournis)
  • Doublon de document
  • Valeur financière élevée
  • 3 derniers chiffres
  • Écriture pour mémoire faisant référence à une période différente
  • Recoupement Benford à 2 chiffres
  • Montant inhabituel selon le fournisseur

4

Débit

La valeur de débit de l’écriture.

Example : 19,834.22

Oui

  • Fournisseur ayant un solde débiteur (utilisé uniquement si les soldes d’ouverture du fournisseur ne sont pas fournis)
  • Doublon de document
  • Valeur financière élevée
  • 3 derniers chiffres
  • Écriture pour mémoire faisant référence à une période différente
  • Recoupement Benford à 2 chiffres
  • Montant inhabituel selon le fournisseur

5

Crédit

La valeur du crédit de l’écriture.

Example : 19,834.22

Oui

  • Fournisseur ayant un solde débiteur (utilisé uniquement si les soldes d’ouverture du fournisseur ne sont pas fournis)
  • Doublon de document
  • Valeur financière élevée
  • 3 derniers chiffres
  • Écriture pour mémoire faisant référence à une période différente
  • Recoupement Benford à 2 chiffres
  • Montant inhabituel selon le fournisseur

6

Date de la transaction

La date de l’écriture de journal, peu importe le moment où l’écriture a été reportée. Ce champ est utilisé pour déterminer l’âge de l’écriture non réglée lorsque le classement chronologique est calculé.

Cette date peut également être connue sous le nom de « date comptable ».

Example : 01-01-2014 (JJ-MM-AAAA)

Oui

  • Activité en rafale
  • Fournisseur ayant un solde débiteur (utilisé uniquement si les soldes d’ouverture du fournisseur ne sont pas fournis)
  • Fin de période d’analyse
  • Fin d’exercice
  • Facture créée après la date de la transaction
  • Facture hors séquence

7

Date GLG

La date à laquelle l’écriture a été reportée dans le grand livre général, peu importe le moment où elle entre en vigueur dans le cycle comptable.

Exemple : 01-01-2014 (JJ-MM-AAAA)

Non

N/A

8

Identifiant du fournisseur

L’identifiant du fournisseur associé à l’écriture.

Il s’agit d’un champ clé utilisé pour relier les écritures et il doit être cohérent entre les données.

Example : 102855

Remarque : Si aucun identifiant du fournisseur n’est fourni, l’analyse utilisera le nom du fournisseur comme identifiant du fournisseur. Si les deux sont fournis, l’analyse utilisera l’identifiant du fournisseur, mais les deux sont affichés.

Pendant l’analyse, les écritures sont rapprochées par identifiant de fournisseur

>Non

  • Activité en rafale
  • Fournisseur ayant un solde débiteur (utilisé uniquement si les soldes d’ouverture du fournisseur ne sont pas fournis)
  • Doublon de document
  • Facture provenant d’une partie liée (utilisée uniquement comme clé dans la Liste des fournisseurs
  • Facture hors séquence
  • Montant inhabituel selon le fournisseur
  • Fournisseur ne figurant pas sur la liste des fournisseurs

9

Réf. de la facture

L’identifiant ou le code d’écriture de facture pour lier l’écriture à la facture. Il s’agit d’une clé secondaire dans les écritures de paiement qui fait référence au champ Identifiant de l’écriture à l’écriture de facture correspondante.

Exemple : INV-100

Non

  • Doublon de document

10

Identifiant du compte

L’identifiant du compte financier du grand livre général associé à l’écriture.

Example : 14028

Non

N/A

11

Type de transaction

Cela permettra aux utilisateurs d’afficher, de trier et de filtrer les écritures non réglées en fonction de leur type.

Dans le contexte des comptes fournisseurs, le champ Type de transaction indique la nature de l’écriture (par exemple, facture, paiement, etc.)

Ce champ peut être différent du type d’écriture et peut provenir de sources autres que le grand livre général.

Non

N/A

12

Note

Une description de l’écriture de journal (généralement saisie manuellement) qui fournit un contexte à la transaction par le biais de contenu descriptif ou l’utilisation de codes.

Exemple : Le paiement a été effectué le 7 décembre à partir du compte 1.2875. Il s’agissait d’une écriture manuelle.

Non

  • Champ de texte vide
  • Écriture pour mémoire faisant référence à une période différente
  • Mots-clés suspects
    Remarque : Si aucune colonne source n’est mise en correspondance avec Memo, mais qu’une colonne source nommée Memo existe, elle sera automatiquement utilisée.

13

Nom d’utilisateur

Le nom ou le code d’identification de l’utilisateur responsable de la création/du report de l’écriture de journal.

Example : Paul Johnson ou 10922

Num.

N/A

14

Échéance

La date à laquelle la facture était initialement due.

Exemple : 01-01-2014 (JJ-MM-AAAA)

Non

N/A
15 Date de la facture

La date indiquée sur le papier du fournisseur.

Example : 15-11-2021 (JJ-MM-AAAA)

Non
  • Facture créée après la date de la transaction

 


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