Sommaire
Découvrez quelques astuces de formatage de données qui peuvent être utilisées pour formater votre fichier avant de l’importer dans MindBridge.
Vidéo d’aperçu
Format de date
MindBridge est capable de traduire toutes sortes de formats de date : tant qu’Excel reconnaît les données comme une date, MindBridge le fera aussi.
Vérifiez que votre date est correctement formatée.
- Appliquez un filtre aux données dans Excel.
-
Utilisez le menu Filtrer par date pour voir comment Excel interprète les données.
Le format de la date doit être groupé comme indiqué dans l’image ci-dessous.
Reformater la date
- Si les données doivent être reformatées, sélectionnez la fonction Texte en colonnes dans Excel, qui se trouve dans l’onglet Données.
- Sélectionnez Délimité et cliquez sur Suivant.
- À l’étape 2 de 3, dans la section Délimiteur, cochez la case à côté de Autre, puis saisissez « / » (une barre oblique) dans le champ de texte.
Remarque : Lorsque vous utilisez le délimiteur personnalisé, veillez à insérer le nombre approprié de nouvelles colonnes après la colonne de date originale. Ces nouvelles colonnes seront utilisées pour délimiter la date.
Vous pouvez également utiliser le délimiteur de date (étape 3 de 3). Soyez sûr que le format de date dans le menu correspond au format de date de votre fichier.
- Pour rassembler la date, collez la formule suivante dans une colonne vide :
=DATE(Colonne Année, Colonne Mois, Colonne Jour)
- Allez dans l’onglet Nombre du ruban Accueil.
- Utilisez le menu pour sélectionner Date courte.
Vous trouverez ci-dessous une image avant et après affichant le format de date préféré AAAA-MM-JJ.
Format du montant ou des valeurs de débit et de crédit
La colonne de montant ou les colonnes de débit et de crédit ne doivent pas contenir de caractères spéciaux. Le moyen le plus simple de s’en assurer est de formater les colonnes au format de nombres.
-
Dans l’onglet Nombre du ruban Accueil, utilisez le menu pour sélectionner Nombre.
Cela supprimera les caractères spéciaux (tels que « $ ») de vos colonnes.
Extraire un code de transaction à partir d’un numéro de compte
- ou-
Séparer la description du compte du numéro de compte
- Insérez une colonne après la colonne avec laquelle vous travaillez et renommez-la.
- Il existe deux façons de séparer les données en deux champs :
- Utilisez la fonction Texte en colonnes en suivant les étapes ci-dessus pour séparer les données si des délimiteurs sont utilisés.
- Utilisez Visual Basic pour extraire les données en suivant l’étape 3 et les suivantes.
- Allez dans l’onglet Développeur.
-
Ouvrez l’éditeur Visual Basic.
- Dans l’éditeur Visual Basic, sélectionnez Insertion > Module.
-
Copiez et collez le texte ci-dessous dans l’espace blanc qui apparaît et sélectionnez Enregistrer (si une invite apparaît, sélectionnez Oui).
Texte de fonctionSeulement(pWorkRng sous forme de plage) comme chaîne
’Updateby20140515
Dim xValue comme chaîne
Dim OutValue comme chaîne
xValue = pWorkRng.Value
Pour xIndex = 1 à VBA.Len(xValeur)
Si non VBA.IsNumeric(VBA.Mid(xValue, xIndex, 1))
OutValue = OutValue & VBA.Mid(xValue, xIndex, 1)
Terminer si
Suivant
Texte seulement = OutValue
Fin de la fonction
Formatage de fichier
Il faut un certain temps pour importer des fichiers volumineux dans MindBridge, mais il y a quelques choses que vous pouvez faire pour accélérer les choses.
Enregistrez le fichier sous forme de fichier .csv.
L’enregistrement du fichier avec l’extension .csv réduit la taille du fichier afin qu’il soit plus facile à formater et à importer dans MindBridge.
Supprimez les lignes vides.
Renommer les en-têtes pour les aligner avec les en-têtes MindBridge suivants. Cela permettra d’accélérer le processus d’importation.
- Identifiant du compte
- Nom du compte
- Date comptable
- Note
- Code de transaction
- Type de transaction (si vous l’avez)
- Montant (ou dette et crédit)
- Source (si vous l’avez)
- Code d’utilisateur (si vous l’avez)
Inscrivez les numéros de compte et les noms (fichiers groupés)
- Sélectionnez la ou les colonnes que vous souhaitez remplir.
- Ouvrez l’onglet Modification dans le ruban Accueil.
- Ouvrez le menu Trouver et Sélectionner.
-
Sélectionnez Aller à spécial...
- Sélectionnez Vides.
-
Sélectionnez Ok.
Cette sélection met en évidence les cellules vides et rend la première cellule vide blanche.
- Appuyez sur F2 sur votre clavier pour entrer des valeurs dans la cellule blanche.
- Lorsque le voyant de type clignote, saisissez = puis la cellule au-dessus de (par exemple, « =K1 »).
- Appuyez sur Ctrl+Entrée sur votre clavier.
Toutes vos cellules doivent maintenant être remplies. - Copiez et collez les valeurs dans cette cellule pour supprimer la formule.
Concaténation des fichiers
Si le fichier est dans les limites d’Excel, il suffit de copier et coller les fichiers ensemble, sans les en-têtes du second fichier, dans une seule feuille de calcul.
Si le fichier dépasse les limites d’Excel, apprenez comment fusionner plusieurs fichiers sur une seule feuille dans MindBridge.
Considérations supplémentaires
Lorsque vous formatez vos données, portez attention à ces considérations clés :
- Les fichiers de balance générale doivent toujours contenir des comptes uniques, car les comptes redondants causeront des erreurs. Apprenez comment résoudre ce problème.
- Il est toujours recommandé d’importer un format de fichier « non groupé » dans MindBridge. En savoir plus sur les formats de fichiers groupés ou non groupés.
- Si vous souhaitez filtrer votre analyse par les valeurs trouvées dans une colonne particulière, ajoutez cette colonne pendant la mise en correspondance des colonnes. Apprenez comment ajouter des colonnes pour filtrer.
Avez-vous autre chose en tête? Vous pouvez également clavarder avec nous ou soumettre une demande d’aide supplémentaire.