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Conseils et astuces sur le formatage des données

  • Mise à jour

Sommaire

Cet article présente les astuces de formatage des données qui peuvent être utilisées pour formater votre fichier pour le processus d’ingestion.


Format de date

MindBridge est capable de traduire toutes sortes de formats de date : tant qu’Excel reconnaît les données comme une date, MindBridge le fera aussi.

Vérifiez que votre date est correctement formatée.

  1. Appliquez un filtre aux données dans Excel.
  2. Utilisez le menu Filtrer par date pour voir comment Excel interprète la date des données.
    Le format de la date doit être groupé comme indiqué dans l’image ci-dessous.
    image_-_2021-01-07T133432.841.png
 

Reformater la date

  1. Sélectionnez la fonction Texte en colonnes dans Excel, qui se trouve dans l’onglet Données.
  2. Sélectionnez Délimité, puis Suivant.
    image_-_2021-01-07T133523.729.png

  3. Utilisez le délimiteur personnalisé (étape 2 de 3) et choisissez « / » dans la zone de texte Autre :.
    Remarque : Lorsque vous utilisez le délimiteur personnalisé, veillez à insérer le nombre approprié de nouvelles lignes après la colonne de date originale. Ces nouvelles colonnes seront utilisées pour délimiter la date.
    image_-_2021-01-07T133546.092.png

    Vous pouvez également utiliser le délimiteur de date (étape 3 de 3). Soyez sûr que le format de date dans le menu correspond au format de date de votre fichier.
    image_-_2021-01-07T133602.726.png

  4. Pour rassembler la date, collez la formule suivante dans une colonne vide :
    =DATE(Colonne Année, Colonne Mois, Colonne Jour)
    image_-_2021-01-07T133619.653.png

  5. Allez dans l’onglet Nombre du ruban Accueil,.
  6. Utilisez le menu pour sélectionner Date courte.  
    image_-_2021-01-07T133642.965.png
 

Voici une image avant et après affichant le format de date préféré AAAA-MM-JJ.

image_-_2021-01-07T133707.746.png


Format du montant ou des valeurs de débit et de crédit

Le montant ou les colonnes de débit et de crédit ne doivent pas contenir de caractères spéciaux. Le moyen le plus simple de s’en assurer est de formater les colonnes au format de nombres.

  1. Dans l’onglet Nombre du ruban Accueil, utilisez le menu pour sélectionner Nombre.
    image_-_2021-01-07T133728.736.png

    Cela supprimera les caractères spéciaux (tels que « $ ») de vos colonnes. 
    image_-_2021-01-07T133753.518.png
 

Extraire un type de transaction à partir d’un numéro de compte
- ou-
Séparez la description du compte du numéro de compte

  1. Insérez une colonne après la colonne avec laquelle vous travaillez et renommez-la. 
  2. Allez dans l’onglet Développeur.
  3. Ouvrez l’éditeur Visual Basic.
    image_-_2021-01-07T133841.317.png

  4. Dans l’éditeur Visual Basic, sélectionnez Insertion > Module.
    image_-_2021-01-07T133857.680.png

  5. Copiez et collez le texte ci-dessous dans l’espace blanc qui apparaît et sélectionnez Enregistrer (si une invite apparaît, sélectionnez Oui).
    Texte de fonctionSeulement(pWorkRng sous forme de plage) comme chaîne
    ’Updateby20140515
    Dim xValue comme chaîne
    Dim OutValue comme chaîne
    xValue = pWorkRng.Value
    Pour xIndex = 1 à VBA.Len(xValeur)
    Si non VBA.IsNumeric(VBA.Mid(xValue, xIndex, 1))
    OutValue = OutValue & VBA.Mid(xValue, xIndex, 1)
    Terminer si
    Suivant
    Texte seulement = OutValue
    Fin de la fonction
    image_-_2021-01-07T133915.719.png


Formatage de fichier

Si vous souhaitez accélérer le processus de formatage et d’ingestion des données, vous pouvez procéder de plusieurs manières.

  • Enregistrez le fichier sous forme de fichier.CSV. Cela réduit la taille du fichier, ce qui facilite son formatage et son importation dans MindBridge.
  • Supprimer les lignes vides.
    image_-_2021-01-07T133934.378.png
  • Renommer les en-têtes pour les aligner avec les en-têtes MindBridge suivants. Cela permettra d’accélérer le processus d’importation.
    • Identifiant du compte
    • Nom du compte
    • Date comptable
    • Note
    • Code de transaction
    • Type de transaction (si vous l’avez)
    • Montant (ou dette et crédit)
    • Source (si vous l’avez)
    • Code d’utilisateur (si vous l’avez)


Inscrivez les numéros de compte et les noms (fichiers groupés)

  1. Sélectionnez la ou les colonnes que vous souhaitez remplir.
  2. Ouvrez l’onglet Modification dans le ruban Accueil.
  3. Ouvrez le menu Trouver et Sélectionner.
  4. Sélectionnez Aller à spécial...
    image_-_2021-01-07T133958.240.png

  5. Sélectionnez Vides.
  6. Sélectionnez Ok.
    image_-_2021-01-07T134026.436.png

    Cette sélection met en évidence les cellules vides et rend la première cellule vide blanche.
    image_-_2021-01-07T134045.556.png

  7. Appuyez sur F2 sur votre clavier pour entrer des valeurs dans la cellule blanche.
  8. Lorsque le voyant de type clignote, saisissez = puis la cellule au-dessus de (par exemple, « =K1 »).
    image_-_2021-01-07T134103.823.png
  9. Appuyez sur Ctrl+Entrée sur votre clavier.
    Toutes vos cellules doivent maintenant être remplies.
  10. Copiez et collez les valeurs dans cette cellule pour supprimer la formule.


Concaténation des fichiers

Si le fichier est dans les limites d’Excel, il suffit de copier et coller les fichiers ensemble sans les en-têtes du second fichier.

Si le fichier dépasse les limites d’Excel, apprenez comment fusionner plusieurs fichiers sur une seule feuille dans MindBridge.

 


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