Résumé

Apprenez quelques astuces de formatage de données qui peuvent être utilisées pour formater votre fichier avant de l'importer dans MindBridge.

Vidéo de présentation

Format de date

MindBridge peut traduire toutes sortes de formats de date, tant qu'Excel reconnaît les données comme une date, MindBridge le fera aussi.

Vérifiez si votre date est correctement formatée

1. Appliquez un filtre aux données dans Excel.
2. Utilisez le menu Filtrer par date pour voir comment Excel interprète les données
   Le format de date doit être regroupé comme indiqué dans l'image ci-dessous.
   

Reformater la date

1. Si les données nécessitent un reformatage, sélectionnez la fonctionnalité Texte en colonnes dans Excel, trouvée dans l'onglet Données.
2. Sélectionnez Délimité puis cliquez sur Suivant.
   
   
   
3. À l'étape 2 sur 3, dans la section Délimiteur, cochez la case à côté de Autre, puis entrez " / " (une barre oblique) dans le champ de texte
   Remarque : Lors de l'utilisation d'un délimiteur personnalisé, assurez-vous d'insérer à l'avance le nombre approprié de nouvelles colonnes après la colonne de date d'origine. Ces nouvelles colonnes seront utilisées pour délimiter la date.
   
   
   Alternativement, utilisez le délimiteur Date (à l'étape 3 sur 3). Assurez-vous que le format de date dans le menu correspond au format de date de votre fichier.
   
   
   
4. Pour rassembler la date, collez la formule suivante dans une colonne vide :
   =DATE(Colonne Année, Colonne Mois, Colonne Jour)
   
   
5. Allez à l'onglet Nombre dans le ruban Accueil.
6. Utilisez le menu pour sélectionner Date courte.
   

Ci-dessous une image avant et après affichant le format de date préféré de AAAA-MM-JJ.

Formater les montants ou les valeurs de débit et de crédit

La colonne des montants, ou les colonnes de débit et de crédit, ne doivent contenir aucun caractère spécial. Le moyen le plus simple de s'en assurer est de changer la ou les colonnes en format nombre.

1. Depuis l'onglet Nombre dans le ruban Accueil, utilisez le menu pour sélectionner Nombre.
   
   
   Cela supprimera les caractères spéciaux (comme "$") de vos colonnes.
   

Extraire un ID de transaction d'un numéro de compte
- ou-
Séparer la description du compte du numéro de compte

1. Insérez une colonne après la colonne avec laquelle vous travaillez et renommez-la.
2. Il y a deux façons de séparer les données en deux champs : 
   1. Utilisez Texte en colonnes en suivant les étapes ci-dessus pour séparer les données si des délimiteurs sont utilisés. 
   2. Utilisez Visual Basic pour extraire les données en suivant l'étape 3 et suivantes.
3. Allez à l'onglet Développeur.
4. Ouvrez l'éditeur Visual Basic.
   
   
   
5. Dans l'éditeur Visual Basic, sélectionnez Insérer > Module.
   
   
   
6. Copiez et collez le texte ci-dessous dans l'espace blanc qui apparaît et sélectionnez Enregistrer (si une invite apparaît, sélectionnez Oui).

   Function TextOnly(pWorkRng As Range) As String
   'Updateby20140515
   Dim xValue As String
   Dim OutValue As String
   xValue = pWorkRng.Value
   For xIndex = 1 To VBA.Len(xValue)
   If Not VBA.IsNumeric(VBA.Mid(xValue, xIndex, 1)) Then
   OutValue = OutValue & VBA.Mid(xValue, xIndex, 1)
   End If
   Next
   TextOnly = OutValue
   End Function

   
   
   

Formatage de fichier

Les fichiers de grande taille prennent du temps à importer dans MindBridge, mais il y a quelques choses que vous pouvez faire pour accélérer le processus.

Enregistrez le fichier en tant que .csv

Enregistrer le fichier avec l'extension .csv diminue la taille du fichier, ce qui le rend plus facile à formater et à importer dans MindBridge.

Supprimer les rangées vides

Renommez les en-têtes pour les aligner avec les en-têtes MindBridge suivants. Cela aidera à accélérer le processus d'importation.

• ID du compte
• Nom du compte
• Date de publication
• Note
• ID de transaction
• Type de transaction (si vous l'avez)
• Montant (ou Débit et Crédit)
• Source (si vous l'avez)
• ID de l'utilisateur (si vous l'avez)
  
  

Remplir les numéros et noms de compte (fichiers regroupés)

1. Sélectionnez la ou les colonnes que vous souhaitez remplir.
2. Ouvrez l'onglet Édition dans le ruban Accueil.
3. Ouvrez le menu Rechercher & Sélectionner.
4. Sélectionnez Atteindre spécial...
   
   
   
5. Sélectionnez Vides.
6. >Sélectionnez >Ok.
   
   
   Cette sélection met en surbrillance les cellules vides et rend la première cellule vide blanche.
   
   
   
7. Appuyez sur F2 sur votre clavier pour entrer des valeurs dans la cellule blanche.
8. Lorsque l'indicateur de type clignote, entrez = puis la cellule au-dessus (par exemple, "=K1").
   
9. Appuyez sur Ctrl+Entrée sur votre clavier.
   Toutes vos cellules devraient maintenant être remplies.
10. Copiez et collez les valeurs dans cette cellule pour supprimer la formule.
    
    

Concaténer des fichiers

Si le fichier est dans les limites d'Excel, il suffit de copier et coller les fichiers ensemble sans les en-têtes du deuxième fichier dans une seule feuille.

Si le fichier dépasse les limites d'Excel, apprenez comment fusionner plusieurs fichiers sur une seule feuille dans MindBridge.

Considérations supplémentaires

Lors du formatage de vos données, faites attention à ces considérations clés :

• Les fichiers de balance de vérification doivent toujours contenir des comptes uniques, car les comptes redondants provoqueront des erreurs. Apprenez comment résoudre ce problème.
• Il est toujours recommandé d'importer un format de fichier "non regroupé" dans MindBridge. En savoir plus sur les formats de fichiers regroupés et non regroupés.
• Si vous souhaitez filtrer votre analyse par les valeurs trouvées dans une colonne particulière, ajoutez cette colonne lors de la cartographie des colonnes. Apprenez comment ajouter une colonne pour le filtrage.

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