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MindBridge s’appuie sur les codes de transaction pour pondérer avec précision les flux monétaires en matière de risque.
Si une colonne de code de transaction n’existe pas dans l’ensemble de données, apprenez comment identifier laquelle des colonnes de vos clients reflète le mieux l’ID de transaction et comment les appliquer aux analyses de grand livre général MindBridge.
Comment puis-je savoir ce que mon client utilise comme code de transaction?
Le code de transaction varie selon le système comptable et les procédures de comptabilité utilisés. Dans la comptabilité en partie double, les transactions doivent être équilibrées et ne doivent pas couvrir plusieurs dates.
Comme illustré ci-dessous, la méthode la plus efficace pour identifier la colonne qui reflète le code de transaction consiste à filtrer les données et à vérifier le solde du montant résultant, les valeurs uniques du code de transaction donnant un résultat net de zéro.
Termes communs aux codes de transaction
Les codes de transaction peuvent être mentionnés différemment selon le logiciel. Les alternatives les plus courantes sont les suivantes :
- Numéro de document
- Numéro de journal
- Transaction
- Référence / Numéro de référence / Réf / Numéro de réf
- Identifiant
Défis courants
- Les écritures ne peuvent pas être enregistrées sous forme de transactions (c.-à-d., les enregistrements sont en lots mensuels)
- Certains systèmes ne fournissent pas facilement un code de transaction.
- Les transactions sont parfois enregistrées comme des lots importants lorsqu’elles sont importées d’un système à un autre.
Code de transaction et intégrité des données
Lorsque vous traitez des transactions par lots importants, il est important de comprendre les lots afin de pouvoir déterminer s’ils peuvent et doivent être décomposés davantage.
Certains lots n’ont pas besoin d’être décomposés (par exemple, dans la paie, les débits et les crédits forment une relation de un à plusieurs ou de plusieurs à un [ou de quelques-uns à plusieurs ou de plusieurs à quelques-uns]), alors que d’autres lots doivent l’être (par exemple, un lot de 1 000 écritures comprenant 500 paires de correspondances en partie double).
Posez-vous les questions suivantes :
- Est-il approprié de décomposer davantage les transactions?
- Les transactions pourraient-elles être décomposées avec une combinaison de colonnes personnalisée?
- Les transactions pourraient-elles être décomposées avec une approche personnalisée du total courant?
- Sinon, les données pourraient-elles être décomposées selon un ordre de tri particulier?
- Sinon, est-il approprié d’utiliser le Smart Splitter?
J’ai identifié le code de la transaction dans les données, que faire ensuite?
Maintenant que vous avez déterminé la ou les colonne(s) que vous souhaitez utiliser pour identifier les transactions, vous pouvez importer les données dans MindBridge. Le code de transaction est appliqué à l’étape « Réviser les données » du processus d’importation de données.
Appliquer le code de transaction
À l’étape « Réviser les données », MindBridge tentera de créer des regroupements logiques en fonction des données disponibles et de fournir une recommandation sur ce qu’elle considère comme le regroupement le plus solide.
Pour modifier les colonnes utilisées afin d’identifier le code de transaction :
- Ouvrez le menu Sélectionner un code de transaction pour sélectionner la ou les colonne(s) de données à utiliser comme code de transaction.
Au fur et à mesure que vous effectuez des sélections, le graphique de droite génère automatiquement une visualisation de la structure transactionnelle utilisant chaque code. - Si la colonne du code de transaction que vous souhaitez ne figure pas dans la liste, sélectionnez Combinaison personnalisée.
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Utilisez le menu Sélectionner une colonne pour sélectionner la ou les colonne(s) que vous souhaitez utiliser pour regrouper les transactions dans le grand livre.
Par exemple, pour regrouper les écritures avec le même numéro de transaction et la même date de transaction. La combinaison de plusieurs éléments d’identification peut aider à décomposer des transactions plus importantes, créant ainsi une représentation plus précise des transactions individuelles qui ont eu lieu. - Utilisez l’icône + pour ajouter une colonne.
Utilisez l’icône — pour supprimer une colonne. - Sélectionnez Générer un aperçu pour mettre à jour le graphique de droite.
- Lorsque vous êtes satisfait, sélectionnez Suivant pour passer à l’étape suivante.
Graphique récapitulatif de la longueur des transactions
Les barres de ce graphique représentent le nombre d’écritures que chaque transaction contient dans les conditions appliquées (c.-à-d. le code de transaction appliqué). Le nombre d’écritures indique le niveau de granularité du code de transaction sélectionné, à savoir s’il représente des structures de transaction plus petites et plus précises ou des structures de transaction par lot plus grandes et moins précises.
Il est recommandé d’essayer d’atteindre un niveau élevé de granularité et de réduire le nombre de transactions par lots très importants. Par conséquent, la plupart des transactions doivent être composées de 2 à 4 écritures, et les transactions à une seule écriture doivent être évitées.
Vérifications d’intégrité des données
Les vérifications d’intégrité des données affichées sous le graphique de la transaction permettent de vérifier si le code de transaction correct a été appliqué. Ces vérifications indiquent la présence d’éventuelles transactions à écriture unique, de déséquilibres transactionnels, de dates de comptabilisation multiples, etc. Elles mettent également en évidence tout déséquilibre global ou renseignement manquant dans votre ensemble de données, ce qui aura un impact sur votre analyse.
Sélectionnez un code de transaction qui donne des coches vertes pour les 6 vérifications d’intégrité des données :
- Votre grand livre contient des débits et des crédits équilibrés.
- Votre grand livre ne contient aucune transaction à écriture unique.
- Votre grand livre ne contient aucune transaction à écritures multiples non équilibrées.
- Votre grand livre ne contient aucune transaction très importante.
- Aucune transaction ne couvre plus d’une date de transaction.
-
Votre grand livre comprend tous les renseignements obligatoires pour la totalité des lignes
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