Résumé

MindBridge s'appuie sur les codes de transaction pour évaluer avec précision les flux monétaires pour le risque.

Si une colonne de code de transaction n'existe pas dans le jeu de données, apprenez comment identifier quelles colonnes de vos clients reflètent le mieux le code de transaction, et comment les appliquer aux analyses du grand livre général de MindBridge.

Comment trouver le code de transaction de mon client ?

Le code de transaction variera en fonction du système comptable et des procédures de tenue de livres. En comptabilité en partie double, les transactions doivent équilibrer et ne doivent pas s'étendre sur plusieurs dates.

La méthode la plus efficace pour identifier quelle colonne reflète le code de transaction est de filtrer les données et de vérifier le solde du montant résultant, avec des valeurs de code de transaction uniques donnant un net de zéro.

Termes courants pour le code de transaction

Les codes de transaction peuvent être appelés différemment selon les logiciels. Quelques alternatives courantes incluent :

• Numéro de document
• Numéro de journal
• Transaction
• Référence / Numéro de référence / Ref / Numéro de ref
• ID

Défis possibles

• Les écritures peuvent ne pas être enregistrées sous forme de transactions (c'est-à-dire, les enregistrements sont en lots mensuels)
• Certains systèmes ne fournissent pas facilement un identifiant de transaction
• Les transactions sont parfois enregistrées en gros lots lorsqu'elles sont importées d'un système à un autre

Code de transaction et intégrité des données

Lorsqu'on traite de grandes transactions par lots, il est important de comprendre les lots afin de déterminer s'ils peuvent et doivent être décomposés davantage.

Certains lots n'ont pas besoin d'être décomposés (par exemple, dans la paie, les Dt aux Ct forment une relation un-à-plusieurs ou plusieurs-à-un [ou une relation quelques-à-plusieurs ou plusieurs-à-quelques]), tandis que d'autres lots peuvent avoir besoin de l'être (par exemple, un lot de 1000 écritures composé de 500 paires correspondantes en partie double).

Posez-vous les questions suivantes :

1. Est-il approprié de décomposer davantage les transactions ?
2. Les transactions pourraient-elles être décomposées avec une combinaison de colonnes personnalisée ?
3. Les transactions pourraient-elles être décomposées avec une approche de total cumulatif personnalisé ?
4. Sinon, est-il approprié d'utiliser le Smart Splitter ?
   
   

J'ai identifié le code de transaction dans les données, et ensuite ?

Maintenant que vous avez déterminé quelle(s) colonne(s) vous souhaitez utiliser pour identifier les transactions, vous pouvez importer les données dans MindBridge. Le code de transaction est appliqué lors de l'étape Réviser les données du processus d'importation des données.

Appliquer le code de transaction

À l'étape Réviser les données, MindBridge tentera de créer des regroupements logiques basés sur les données disponibles et fournira une recommandation sur ce qu'il considère comme le regroupement le plus fort.

Pour changer les colonnes utilisées pour identifier le code de transaction :

1. Ouvrez le menu Sélectionner l'identifiant de la transaction pour sélectionner quelle(s) colonne(s) de données utiliser comme code de transaction.
   Au fur et à mesure que vous faites des sélections, le graphique à droite générera automatiquement une visualisation de la structure de la transaction en utilisant chaque ID.
2. Si la colonne de code de transaction souhaitée n'est pas répertoriée, vous avez deux choix. Vous pouvez sélectionner Combinaison personnalisée.
   • Utilisez le menu Sélectionner la colonne pour sélectionner la ou les colonnes que vous souhaitez utiliser pour regrouper les transactions dans le grand livre.
     Par exemple, regrouper les écritures avec le même numéro de transaction et la même date de transaction. Combiner plusieurs composants d'ID aide à décomposer les transactions plus importantes et crée une représentation plus précise des transactions individuelles qui ont eu lieu.
   • Utilisez l'icône + pour ajouter une colonne.
     Utilisez l'icône — pour supprimer une colonne.
3.  Alternativement, vous pouvez sélectionner Total cumulatif. Certains systèmes ne fournissent pas de code de transaction, mais les écritures sont exportées dans l'ordre où elles sont postées. Pour créer des codes de transaction en utilisant le total cumulatif, les écritures de la même transaction doivent être adjacentes les unes aux autres. Cela vous permettra de détecter les regroupements de transactions lorsque votre total cumulatif revient à zéro.
   • Utilisez le menu Sélectionner la colonne pour sélectionner la ou les colonnes que vous souhaitez utiliser pour trier les transactions dans le grand livre.
     Par exemple, trier les écritures par numéro de transaction et date de transaction. Combiner plusieurs composants d'ID aide à décomposer les transactions plus importantes et crée une représentation plus précise des transactions individuelles qui ont eu lieu.
   • Utilisez l'icône + pour ajouter une colonne.
     Utilisez l'icône — pour supprimer une colonne
4. Sélectionnez Générer un aperçu pour mettre à jour le graphique à droite.
5. Lorsque vous êtes satisfait, sélectionnez Suivant pour passer à l'étape suivante du processus d'importation.

Graphique récapitulatif de la longueur des transactions

Les barres de ce graphique représentent le nombre d'écritures que chaque transaction contient sous les conditions appliquées (c'est-à-dire, le code de transaction appliqué). Le nombre d'écritures indique le niveau de granularité du code de transaction sélectionné, qu'il représente des structures de transaction plus petites et plus précises, ou des structures de transaction par lots plus grandes et moins précises.

Il est recommandé d'essayer d'atteindre un haut niveau de granularité et de réduire le nombre de transactions par lots très importantes. Par conséquent, la plupart des transactions devraient être composées de 2 à 4 écritures, et les transactions à une seule écriture et déséquilibrées devraient être évitées.

Vérifications de l'intégrité des données

Les vérifications de l'intégrité des données affichées sous le graphique des transactions peuvent vous aider à valider si le bon code de transaction a été appliqué. Ces vérifications indiquent la présence de toute transaction à une seule écriture, de déséquilibres transactionnels, de multiples dates postées, et plus encore. Elles mettent également en évidence tout déséquilibre global ou toute information manquante dans le jeu de données, ce qui affectera votre analyse.

Sélectionnez un code de transaction qui donne des coches vertes pour les 6 vérifications d'intégrité des données :

• Votre grand livre a des débits et crédits équilibrés
• Votre grand livre ne contient pas de transactions à une seule écriture
• Votre grand livre ne contient pas de transactions multi-écritures déséquilibrées
• Votre grand livre ne contient pas de transactions très importantes
• Aucune transaction ne s'étend sur plus d'une date effective
• Votre grand livre contient toutes les informations obligatoires pour tous les enregistrements
  
  

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Articles connexes

• Qu'est-ce qu'un code de transaction ?
• Dépannage de la sélection du code de transaction
• Outils de dépannage : Smart Splitter et Total cumulatif personnalisé