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Votre échéance approche à grands pas, vous venez de recevoir le grand livre général de votre client et vous devez effectuer votre analyse dès que possible. Mais les données du grand livre ne sont pas dans l’un des formats acceptables. Comment obtenez-vous les données dans un format que MindBridge peut utiliser?

Lorsque vous soumettez une demande de formatage de données, elle est envoyée à notre équipe des données. Selon la complexité de votre demande et d’autres demandes devant la vôtre dans la file d’attente, il peut s’écouler entre un et quatre jours ouvrables avant de traiter votre demande.

Découvrez comment demander l’aide de MindBridge pour le formatage des données.

Configuration

Assurez-vous que les étapes suivantes ont été effectuées.

1. Créer une organisation
2. Créer une mission
3. Créer une analyse
4. Importer tous les fichiers de données non formatés dans le gestionnaire de fichiers

Soumettre une demande de formatage de données

Si vos données doivent être formatées, vous pouvez accorder à l’équipe de soutien à la clientèle l’accès à votre mission afin qu’elle puisse examiner le problème. Cette option permet un transfert sécurisé des données et un soutien pratique.

1. Ouvrez la barre latérale MindBridge et développez la section Soutien.
2. Sélectionnez Accorder un accès MindBride*.
3. Une fenêtre contextuelle apparaît.
4. Décrivez le problème auquel vous êtes confronté ou indiquez le formatage à faire.
5. Cochez la case pour accorder à l’équipe MindBridge l’accès à la mission.
6. Lorsque vous êtes satisfait, sélectionnez Accorder l’accès.

Ce qu’il faut inclure dans une demande de formatage de données

Lorsque vous ajoutez des commentaires à votre billet, veillez à inclure les éléments suivants :

• Indiquez que vous avez besoin de soutien pour le formatage des données et aidez-nous à déchiffrer votre fichier de grand livre général. S’il est difficile de comprendre pour quelqu’un qui ne connaît pas votre client,

  • Indiquez quelles colonnes doivent être mises en correspondance, en particulier les colonnes requises comme le numéro de compte, le montant, la date et le code de transaction.

  • Indiquez quelles colonnes sont nécessaires et lesquelles peuvent être éliminées, surtout si les fichiers sont volumineux. Cela permettra également de réduire le temps nécessaire pour effectuer l’analyse.

  • Essayez d’obtenir une exportation avec une ligne d’en-tête exacte. Si votre système PGI exporte des fichiers sans en-têtes, mais fournit un fichier différent indiquant ce qu’est chaque colonne, veuillez également inclure ce fichier.
  • Définissez le PGI (ou système de gestion financière) approprié dans les paramètres de mission avant de soumettre le billet. Avoir les bonnes informations PGI nous aide à formater rapidement vos données et nous aidera également à développer des outils pour formater vos données futures plus efficacement.

• Si vous avez essayé d’importer le fichier et qu’une erreur s’est produite, indiquez-la dans le billet et copiez les détails de l’erreur dans le billet.

• Pour le formatage du grand livre général, spécifiez à quoi devrait ressembler le numéro de compte. Par exemple, quelle colonne contient le bon numéro de compte ou précisez toute modification qui doit être appliquée (par exemple, « extraire les 6 derniers chiffres du numéro de compte, supprimer les tirets »).
• Indiquez si plusieurs fichiers ou feuilles de travail Excel dans un classeur doivent être combinés en plus d’autres formats (c.-à-d. que l’outil de fusion n’est pas suffisant) : 
  • Avant de combiner, chaque fichier doit contenir les mêmes colonnes dans le même ordre. Les différences ralentiront considérablement le processus, car le soutien à la clientèle devra faire correspondre les colonnes manuellement, souvent en faisant des suppositions.
  • Si possible, veuillez indiquer quelles colonnes d’un ensemble de fichiers doivent correspondre à celles des autres. Si vous savez quelles colonnes correspondent les unes aux autres et doivent être conservées, partagez les correspondances dans le billet.
  • Si possible, envoyez les fichiers ensemble, une fois que vous êtes raisonnablement certain qu’ils sont la version finale que vous souhaitez utiliser. L’envoi de plusieurs révisions ralentira le processus.
• Si le client a changé de système PGI au milieu de l’année, il pourrait être impossible d’obtenir des données avec des en-têtes uniformes.

  • Si possible, demandez à votre client d’exporter les données avec des en-têtes uniformes.

  • Si ce n’est pas le cas, envisagez d’effectuer des analyses distinctes sur les grands livres généraux des différents PGI pour obtenir des résultats plus significatifs et gagner du temps.

Exemples de commentaires

1. « J’ai besoin de GLFileA.csv qui contient plusieurs feuilles de calcul combinées en une seule feuille de calcul et qui ont été importées comme un seul fichier de grand livre général complet. Enfin, j’ai besoin que mon fichier OpeningBalance.csv soit formaté pour que MindBridge puisse l’ingérer. Merci beaucoup! »
2. « J’ai besoin que GLFileA.csv combiné à GLFileB.csv soit téléchargé en tant que fichier de grand livre général complet. Veuillez m’indiquer où je dois importer les fichiers à combiner et à importer dans l’outil. Merci beaucoup! »

Une fois que votre demande de soutien pour le formatage des données a été soumise, vous verrez une notification confirmant que vous avez accordé à MindBridge l’accès à cette mission. Vous recevrez également une notification par courriel. 

L’équipe du soutien à la clientèle communiquera avec vous pour organiser le processus d’échange de données.

Avez-vous autre chose en tête? Vous pouvez également clavarder avec nous ou soumettre une demande d’aide supplémentaire.