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Listes de contrôle des données : Grand livre général (à but lucratif et sans but lucratif)

  • Mise à jour

Sommaire

Apprenez-en davantage sur les fichiers de données et les champs requis pour exécuter une analyse du grand livre général dans MindBridge.

MindBridge fournit des analyses puissantes avec un minimum de données requises. Cependant, en important des champs de données supplémentaires, vous pouvez accéder à des fonctions supplémentaires et à des capacités de filtrage (comme la recherche par entreprise, succursale, type de transaction, centre de coûts, service, etc.) qui vous permettent d’analyser les résultats plus efficacement.


Données du grand livre général (obligatoire)

Un grand livre général est un enregistrement qui contient toutes les écritures de journal (p. ex., les données de transaction) pour qu’une entreprise puisse créer ses états financiers. Il s’agit du fichier principal requis pour toute analyse de grand livre général.

Le fichier du grand livre général doit être exporté à partir d’un système PGI ou comptable au format .xlsx et/ou .csv.

Veuillez noter que lorsque vous travaillez avec Quickbooks Desktop ou Quickbooks Online, il est recommandé d’exporter un Rapport de journal au lieu d’un Rapport de grand livre général.

#

Nom du champ

Description

Obligatoire?

Points de contrôle en vigueur

1

Identifiant du compte

L’identificateur du compte financier du grand livre général. Cette information se trouve également dans le plan de comptes.

Example : 14028

Oui

  • Décaissement
  • Conversion d’encaisse en créance douteuse
  • Structure complexe
  • Doublon
  • Dépenses en rafale
  • Dépenses soutenues (SBL avec fonds)
  • Règles d’expert
  • Analyse des flux financiers
  • Anomalie déviante
  • Flux inhabituel
  • Redressement d’exercice
  • Écriture de contrepassation
  • Écriture de contrepassation
  • Dépense fractionnée (une seule transaction)
  • Dépense fractionnée (transactions multiples)
  • Montant inhabituel

2

Description de compte

Le nom du compte financier du grand livre général. Cette information se trouve également dans le plan de comptes.

Example : Espèces et valeurs en espèces

Num.

N/A

3

Date de la transaction

La date à laquelle l’écriture de journal a été reportée dans le grand livre général, peu importe le moment où l’écriture a été saisie. Cette date peut également être connue sous le nom de « date comptable ».

Example : 01-01-2014 (JJ-MM-AAAA)

Oui

  • Période d’analyse
  • Redressement
  • Dupliquer
  • Fin de période d’analyse
  • Fin d’exercice
  • Début de période d’analyse
  • Début d’exercice
  • Écriture contrepassée
  • Écriture de contrepassation
  • De la trésorerie à la créance irrécouvrable
  • Conversion
  • Analyse des flux financiers
  • Anomalies déviantes
  • Ajustement sur les données rapportées

4

Débit

La valeur de débit de l’écriture.

Example : 19 834,22

Oui

  • Recoupement Benford à 2 chiffres
  • Structure complexe
  • Doublon
  • Dépenses en rafale
  • Dépenses soutenues (SBL avec fonds)
  • Valeur financière élevée
  • Virement interfonds
  • 3 derniers chiffres
  • Valeur importante
  • Anomalies déviantes
  • Dépense fractionnée (une seule transaction)
  • Dépense fractionnée (transactions multiples)
  • Débits et crédits non équilibrés
  • Montant inhabituel
  • Écriture à valeur nulle

5

Crédit

La valeur du crédit de l’écriture.

Example : 19 834,22

Oui

  • Recoupement Benford à 2 chiffres
  • Structure complexe
  • Doublon
  • Dépenses en rafale
  • Dépenses soutenues (SBL avec 
  • fonds)
  • Valeur financière élevée
  • Virement interfonds
  • 3 derniers chiffres
  • Valeur importante
  • Anomalies déviantes
  • Dépense fractionnée (une seule transaction)
  • Dépense fractionnée (transactions multiples)
  • Débits et crédits non équilibrés
  • Montant inhabituel
  • Écriture à valeur nulle

6

Montant

La valeur de l’écriture, qui peut être positive (c.-à-d. débit) ou négative (c.-à-d. crédit).

Example :

19 834,22 (débit)

-19 834,22 (crédit)

Remarque : Le « Montant » est un champ alternatif pour les grands livres généraux qui ne fournissent pas d’écritures divisées en champs de débit et de crédit distincts.

Num.

  • Recoupement Benford à 2 chiffres
  • Structure complexe
  • Doublon
  • Dépenses en rafale
  • Dépenses soutenues (SBL avec fonds)
  • Valeur financière élevée
  • Virement interfonds
  • 3 derniers chiffres
  • Valeur importante
  • Anomalies déviantes
  • Dépense fractionnée (une seule transaction)
  • Dépense fractionnée (transactions multiples)
  • Débits et crédits non équilibrés
  • Montants inhabituels
  • Écriture à valeur nulle

7

Date saisie

La date à laquelle l’écriture a été reportée dans le grand livre général, peu importe le moment où elle entre en vigueur dans le cycle comptable.

Example : 01-01-2014 (JJ-MM-AAAA)

Non

  • Écriture de fin de semaine

8

Code de transaction

Le code de transaction est un code unique qui identifie chacune des écritures de journal.

Example : 6524

Oui

Tous les points de contrôle au niveau de la transaction

9

Type de transaction

Cela représente la « classification » de la transaction; généralement basée sur une liste prédéfinie.

Exemples : Encaissements, décaissements, journal général, notes de crédit, achats, ventes.

Num.

  • Écriture manuelle

10

Note

Une description de l’écriture de journal. Il est généralement entré manuellement et fournit une description de l’écriture.

Exemple : Le paiement a été effectué le 7 décembre à partir du compte XYZ.

Non

  • Instrument complexe
  • Champ de texte vide
  • Mot-clé suspect

11

Source

La source de l’écriture de journal.

Exemple :

Grand livre général (GLG)

Paie (PR)

Num.

N/A

12

Nom d’utilisateur

Le nom ou le code de l’utilisateur responsable de la création de l’écriture de journal.

Exemple : Paul Johnson ou 10922

Num.

N/A

 


Données du solde d’ouverture (facultatif)

Ce document énumère le solde d’ouverture pour tous les comptes du grand livre général. Le fichier du solde d’ouverture doit inclure les écritures de clôture de l’exercice précédent (p. ex., les écritures de journal « topside », les écritures de clôture des revenus et des dépenses). Il est recommandé de s’assurer que les soldes correspondent aux états financiers de l’exercice précédent.

L’importation d’un fichier de solde d’ouverture dans MindBridge vous permet de produire un rapport de bilan.

#

Nom du champ

Description

Obligatoire?

Points de contrôle en vigueur

1

Identifiant du compte

L’identificateur du compte financier du grand livre général. Cette information se trouve également dans le plan de comptes.

Example : 14028

Oui

  • Décaissement
  • De la trésorerie à la créance irrécouvrable
  • Conversion
  • Structure complexe
  • Doublon
  • Dépenses en rafale
  • Règles d’expert
  • Analyse des flux financiers
  • Dépenses soutenues (SBL avec fonds)
  • Anomalie déviante
  • Flux inhabituel
  • Ajustement sur les données rapportées
  • Écriture de contrepassation
  • Écriture de contrepassation
  • Dépense fractionnée (une seule transaction)
  • Dépense fractionnée (transactions multiples)
  • Montant inhabituel

2

Description de compte

Le nom du compte financier du grand livre général. Cette information se trouve également dans le plan de comptes.

Example : Espèces et valeurs en espèces

Num.

N/A

3

Solde de compte

Le solde le plus à jour pour chacun des comptes (consultez la note sous le tableau « Solde de clôture » pour plus d’informations).

Example : 18 152,16

Oui

  • Valeur importante

 


Données sur le solde de clôture (facultatif)

Ce document énumère les identifiants de compte, les descriptions de compte et le solde de clôture de trésorerie pour chaque compte. Le solde de clôture doit refléter le montant le plus récent dans chacun des comptes.

L’importation d’un fichier de solde d’ouverture et de clôture dans MindBridge permet de produire un Rapport de pré-analyse de complétude. Le solde de clôture n’est utilisé que dans ce rapport et ne remplace aucun solde calculé dans MindBridge.

Remarque : Si le grand livre général fourni ne contient pas de redressements, le fichier de solde de clôture doit être une balance générale non ajustée.

#

Nom du champ

Description

Obligatoire?

Points de contrôle en vigueur

1

Identifiant du compte

L’identificateur du compte financier du grand livre général. Cette information se trouve également dans le plan de comptes.

Example : 14028

Oui

  • Décaissement
  • Conversion d’encaisse en créance douteuse
  • Structure complexe
  • Doublon
  • Dépenses en rafale
  • Dépenses soutenues (SBL avec fonds)
  • Règles d’expert
  • Analyse des flux financiers
  • Anomalie déviante
  • Flux inhabituel
  • Ajustement sur les données rapportées
  • Écriture de contrepassation
  • Écriture de contrepassation
  • Dépense fractionnée (une seule transaction)
  • Dépense fractionnée (transactions multiples)
  • Montant inhabituel

2

Description de compte

Le nom du compte financier du grand livre général. Cette information se trouve également dans le plan de comptes.

Example : Espèces et valeurs en espèces

Num.

N/A

3

Solde de compte

Le solde le plus à jour pour chacun des comptes (consultez la note sous le tableau « Solde de clôture »)

Example : 18 152,16

Oui

  • Valeur importante
Remarque : Le solde non ajusté ou le solde ajusté peut être utilisé pour les soldes de clôture. Les données fournies peuvent dépendre du moment de l’analyse à effectuer (c.-à-d. avant la clôture de l’exercice, juste après la fin de l’exercice ou après la publication des états financiers à des fins d’analyse préliminaire).

Si le solde est ajusté, les données du grand livre général doivent être cohérentes avec les redressements et inclure les écritures de redressements. Pour cette raison, le solde de clôture doit être créé en même temps que les données du grand livre général pour éviter toute différence dans les transactions ainsi que dans les soldes.

Ces formules démontrent le concept et la relation entre les soldes de clôture et le grand livre général.

  • Solde de clôture = Solde d’ouverture + Activité de données du grand livre général
  • Solde de clôture ajusté = Solde d’ouverture + Activité de données du grand livre général + Activité de redressements


Données du plan de comptes

Ce document est un indice des comptes financiers présents dans le grand livre général de l’entreprise.

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Nom du champ

Description

Obligatoire?

Points de contrôle en vigueur

1

Identifiant du compte

L’identificateur du compte financier du grand livre général. Cette information se trouve également dans le plan de comptes.

Example : 14028

Oui

  • Décaissement
  • De la trésorerie à la créance irrécouvrable
  • Conversion
  • Structure complexe
  • Doublon
  • Dépenses en rafale
  • Dépenses soutenues (SBL avec fonds)
  • Règles d’expert
  • Analyse des flux financiers
  • Anomalie déviante
  • Flux inhabituel
  • Ajustement sur les données rapportées
  • Écriture de contrepassation
  • Écriture de contrepassation
  • Dépense fractionnée (une seule transaction)
  • Dépense fractionnée (transactions multiples)
  • Montant inhabituel

2

Description de compte

Le nom du compte financier du grand livre général. Cette information se trouve également dans le plan de comptes.

Example : Espèces et valeurs en espèces

Oui

N/A

 


Système de classification des comptes de MindBridge (MAC)

Afin de classer les comptes uniques de votre client, MindBridge utilise le système de classification des comptes de MindBridge (MAC) pour faire correspondre les comptes d’un large éventail de secteurs à un système de classification unique et cohérent.

Découvrez comment MindBridge classe les comptes à l’aide de codes MAC.

Cette colonne peut être filtrée avec le créateur de filtre et affecte les points de contrôle suivants :

  • Décaissement
  • Conversion d’encaisse en créance douteuse
  • Dépenses en rafale
  • Dépenses soutenues (SBL avec fonds)
  • Règles d’expert
  • Analyse des flux financiers
  • Anomalie déviante
  • Flux inhabituel
  • Dépense fractionnée (une seule transaction)
  • Dépense fractionnée (transactions multiples)
  • Montant inhabituel
Remarque : Les code de l’IGRF (codes fiscaux canadiens) peuvent être utilisés au lieu des codes MAC et ne nécessitent pas de nouvelle mise en correspondance..

Analyse intermédiaire des données

L’analyse intermédiaire tient compte des données partielles du grand livre général (par exemple, l’analyse peut comprendre 9 mois d’activité du grand livre général au lieu de 12 mois). Le même concept de grand livre général s’applique à l’analyse intermédiaire, la différence étant que la période ne comprend pas l’exercice financier complet. L’analyse peut être effectuée et consultée même après la réception des données complètes du grand livre général.

Pour les champs de données liés aux données de l’analyse intermédiaire, consultez la section des données du grand livre général de ce document.


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