Sommaire

Apprenez ce qu’il faut faire avant de soumettre une demande de formatage de données à MindBridge.

Effectuer une vérification rapide de l’intégrité

L’équipe de mission doit toujours vérifier les données du client avant de soumettre une demande de formatage des données.

Vérifiez l’intégrité des données pour que votre demande de formatage de données soit traitée le plus rapidement possible et pour réduire au minimum les risques d’erreur.

1. Examinez les données pour une vérification d’intégrité de base.
2. Vérifiez que les données s’équilibrent (c’est-à-dire que les totaux de débit = les totaux de crédit).
   • Si le grand livre n’est pas équilibré et qu’il devrait l’être, indiquez-le dans le billet.
   • Si le grand livre n’est pas équilibré et que cela est jugé acceptable (par exemple, s’il est inférieur au seuil de signification), indiquez-le dans le billet et fournissez autant de détails que possible.
     • Nous effectuons une vérification d’intégrité de base après le formatage pour nous assurer que les données sont équilibrées. Si le fichier n’est pas équilibré, nous passerons du temps à en déterminer la raison.
3. Déterminez si le grand livre général a un moyen d’identifier les écritures qui appartiennent à chaque transaction (code de transaction).

4. Assurez-vous que le grand livre général contient tous les champs obligatoires (numéro de compte, montant, débit, crédit, dates).

5. Assurez-vous que le grand livre général peut être formaté (c.-à-d. qu’il s’agit d’un type de fichier pris en charge, et non d’un fichier PDF).
   • Les colonnes doivent pouvoir être distinguées de manière systématique afin qu’il soit possible de savoir où, dans le texte, une valeur commence ou se termine (c’est-à-dire qu’il ne faut pas que les valeurs débordent aléatoirement sur les colonnes suivantes).
6. Les numéros de compte sont uniformes parmi les fichiers de grand livre général, de balance générale et de plan de comptes.
   • Si les numéros de compte dans le grand livre général ressemblent à 01-23456-78-9 alors que ceux dans la balance générale ou le plan de comptes sont 1-23456, MindBridge les lira littéralement et les traitera comme des comptes différents.
   • Dans certains cas, vous pouvez utiliser nos fonctions pour fractionner des colonnes, joindre des colonnes ou dupliquer des colonnes afin d’uniformiser les numéros de compte (voir les conseils de pro ci-dessous).
   • Si vous avez besoin de soutien à la clientèle pour normaliser les numéros de compte (y compris la mise en correspondance des numéros de compte à partir des descriptions de compte des grands livres généraux qui n’ont que des descriptions de compte et aucun numéro de compte), dites-nous quel format vous voulez utiliser et comment convertir dans ce format, le cas échéant.
   • Remarque : Si le système de votre client ne produit pas de numéros de compte, vous pouvez simplement mettre en correspondance la description du compte avec l’Identifiant du compte pendant la mise en correspondance des colonnes. Les descriptions de comptes devront toujours être cohérentes dans le grand livre général, la balance générale et le plan de comptes.
7. L’équipe de mission doit vérifier qu’elle dispose des balances générales d’ouverture et de clôture correctes, si elle inclut des balances générales.
   • La balance générale d’ouverture devrait avoir tous les états des résultats mis à zéro et comptabilisés dans les bénéfices non répartis. Ce processus permettra de s’assurer que le rapport de contrôle d’exhaustivité est exact.
   • La balance générale de clôture doit être la balance générale finale avant de clôturer les comptes des états des résultats aux bénéfices non répartis.
8. Le grand livre général ne doit pas contenir d’écritures de journal d’ouverture ou de fermeture (c.-à-d. ne pas inclure d’écritures de journal portant des montants reportés ou des comptes d’état des résultats à la clôture dans les bénéfices non répartis).
   
   

Conseils de pro

• Demandez à votre client les données du grand livre général et de la balance générale dès que possible. Cela réduira les risques que votre demande de formatage de données entre en conflit avec les demandes d’autres utilisateurs.

  • Si nous sommes débordés par un trop grand nombre de demandes de formatage de données, il nous faudra plus de temps pour traiter votre demande.

  • Recevoir les données plus tôt vous donnera également plus de temps pour effectuer les vérifications d’intégrité et revenir à votre client pour obtenir de meilleures données, au besoin.

• Déterminez le progiciel de gestion intégré que votre client utilise et sélectionnez-le dans vos paramètres de mission.

• Conseil : Si votre progiciel de gestion intégré n’apparaît pas dans le menu, saisissez-le dans le champ et appuyez sur la touche Entrée ou Retour de votre clavier pour l’ajouter.

• Si une équipe de mission a plusieurs dossiers qui doivent être combinés :

  • Si un formatage supplémentaire est nécessaire (par exemple, un dégroupement), envoyez tous les fichiers pertinents ensemble si vous estimez qu’il s’agit bien de la version que vous souhaitez importer. L’envoi de plusieurs révisions ralentira le processus.

  • Chaque fichier doit avoir les mêmes colonnes dans le même ordre. Les différences ralentiront considérablement le processus, car l’équipe chargée des données tentera de faire correspondre les colonnes manuellement, en faisant souvent des suppositions. Si possible, veuillez indiquer quelles colonnes d’un ensemble de données doivent correspondre à celles des autres, surtout s’il existe des différences substantielles, comme lorsque le client a changé de système PGI en milieu d’année.

  • Utilisez l’outil Fusionner pour combiner plusieurs fichiers s’ils ne nécessitent aucun autre formatage.

• Si une mission a des fichiers volumineux et/ou des fichiers avec de nombreuses colonnes, indiquez les colonnes que vous souhaitez conserver. Si vous savez quelles colonnes doivent être mises en correspondance (en particulier celles requises comme le numéro de compte, le montant, la date, le code de transaction), indiquez ces renseignements dans le billet.

• Essayez d’obtenir une exportation avec des en-têtes. MindBridge s’attend à ce que la première ligne de chaque fichier de grand livre général et de balance générale soit une ligne d’en-tête avec des noms de colonne.

• Grâce aux outils pour joindre, fractionner et dupliquer des colonnes, vous pouvez extraire l’identifiant et la description de compte d’une colonne et les placer dans leurs propres colonnes, extraire des sous-comptes à partir de numéros de compte plus longs, joindre différents numéros de sous-compte dans différentes colonnes en un seul numéro de compte ou extraire l’identifiant ou le code de transaction unique.

  • Apprenez comment dégrouper et fractionner les colonnes dans Excel : Guides et conseils sur le formatage des données : Dégrouper et fractionner les numéros de compte et les descriptions.

  • Si vous ne pouvez pas extraire tous les numéros de compte avec les mesures ci-dessus, veuillez indiquer dans votre demande de formatage des données quelle(s) colonne(s) contient/contiennent les données du numéro de compte et à quoi le numéro de compte devrait ressembler (par exemple, extraire les 3e à 6e chiffres du numéro de compte, ajouter un caractère -, ajouter les deux derniers caractères dans la colonne suivante, etc.)

• Si le grand livre général ne s’équilibre pas, la meilleure approche consiste à obtenir les totaux par compte et à les comparer aux sous-totaux du grand livre (s’ils sont présents, et ils le sont souvent), ou à obtenir le total par mois/trimestre si le client a envoyé les fichiers par mois/trimestre.

  • Voir le Guide de formatage des données : Dégroupage et vérification du déséquilibre pour obtenir des instructions étape par étape sur la manière de procéder.
  • Pour en savoir plus, consultez le Guide de formatage des données sur la façon de formater vos propres fichiers dans Excel.
    
    

Problèmes courants

• Dans les grands livres généraux, les années qui sont largement hors de la plage de dates (comme des dates des années 1900 ou 2200) constituent probablement des fautes de frappe ou des dates manquantes ayant été converties dans un système quelconque.
• La colonne Débit/Crédit/Montant n’est pas formatée comme un nombre ou avec des signes incorrects.
  • Par exemple : Avec des parenthèses, des <>s, des signes négatifs à la fin, des symboles monétaires, des formats non nord-américains, au lieu du point décimal et . comme séparateur de milliers.
  • Les montants doivent être un solde positif par défaut s’il existe des colonnes de débit et de crédit distinctes, mais les débits doivent être positifs et les crédits négatifs s’il n’y a qu’une seule colonne Montant. Consultez ce guide pour savoir comment inverser les signes pour une plage de comptes dans Excel : Guides et conseils sur le formatage des données : Retourner les panneaux pour une gamme de comptes ou en fonction de la ou des conditions.
• La colonne Date n’est pas formatée en tant que date
  • Dans certains cas, le format change au milieu du fichier (par exemple, la plupart des dates sont au format AAAA-MM-JJ mais une section comporte des dates numériques Excel).
  • Certains de ces problèmes de date, ainsi que les problèmes de débit/crédit/montant évoqués ci-dessus, peuvent indiquer des colonnes décalées ou des lignes brisées dans certaines parties du fichier.
    
    

Avez-vous autre chose en tête? Vous pouvez également clavarder avec nous ou soumettre une demande d’aide supplémentaire.

Articles connexes

• Guides et conseils sur le formatage des données : Exigences relatives aux données
• Guide de formatage des données pour les scénarios que vous pourriez être en mesure de faire plus rapidement vous-même
• La différence entre un fichier qui peut être formaté et un fichier qui ne peut pas l’être
• Comprendre le code de transaction et l’intégrité des données