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Pratiques exemplaires : Avant de soumettre une demande de formatage de données

  • Mise à jour

Sommaire

Apprenez ce qu’il faut faire avant de soumettre une demande de formatage de données à MindBridge.


Effectuer une vérification rapide de l’intégrité

L’équipe de mission doit toujours vérifier les données du client avant de soumettre une demande de formatage des données.

Vérifiez l’intégrité des données pour que votre demande de formatage de données soit traitée le plus rapidement possible et pour réduire au minimum les risques d’erreur.

  1. Examinez les données pour une vérification d’intégrité de base.
  2. Vérifiez que les données s’équilibrent (c’est-à-dire que les totaux de débit = les totaux de crédit).
    • Si le grand livre n’est pas équilibré et qu’il devrait l’être, indiquez-le dans le billet.
    • Si le grand livre n’est pas équilibré et que cela est jugé acceptable (par exemple, s’il est inférieur au seuil de signification), indiquez-le dans le billet et fournissez autant de détails que possible.
      • Nous effectuons une vérification d’intégrité de base après le formatage pour nous assurer que les données sont équilibrées. Si le fichier n’est pas équilibré, nous passerons du temps à en déterminer la raison.
  3. Déterminez si le grand livre général a un moyen d’identifier les écritures qui appartiennent à chaque transaction (code de transaction). 
  4. Le grand livre général contient tous les champs obligatoires (numéro de compte, montant/débit/crédit, dates).

  5. Assurez-vous que le grand livre général peut être formaté (c.-à-d. qu’il s’agit d’un type de fichier pris en charge, et non d’un fichier PDF).
    • Les colonnes doivent pouvoir être distinguées de manière systématique afin qu’il soit possible de savoir où, dans le texte, une valeur commence ou se termine (c’est-à-dire qu’il ne faut pas que les valeurs débordent aléatoirement sur les colonnes suivantes).
  6. Les numéros de compte sont cohérents entre les fichiers du grand livre général, de la balance générale et du plan de comptes.
    • Si les numéros de compte dans le grand livre général ressemblent à 01-23456-78-9 alors que ceux dans la balance générale ou le plan de comptes sont 1-23456, MindBridge les lira littéralement et les traitera comme des comptes différents.
    • Dans certains cas, vous pouvez utiliser nos fonctions pour séparer les colonnes, joindre les colonnes et/ou dupliquer les colonnes afin de rendre les numéros de compte cohérents (voir les conseils de pro ci-dessous).
    • Si vous avez besoin de soutien à la clientèle pour normaliser les numéros de compte (y compris la mise en correspondance des numéros de compte à partir des descriptions de compte des grands livres généraux qui n’ont que des descriptions de compte et aucun numéro de compte), dites-nous quel format vous voulez utiliser et comment convertir dans ce format, le cas échéant.
    • Remarque : Si le système de votre client ne produit pas de numéros de compte, vous pouvez simplement mettre en correspondance la description du compte avec l’Identifiant du compte pendant la mise en correspondance des colonnes. Les descriptions de comptes devront toujours être cohérentes dans le grand livre général, la balance générale et le plan de comptes.
  7. L’équipe de mission doit vérifier qu’elle dispose des balances générales d’ouverture et de clôture correctes, si elle inclut des balances générales.
    • La balance générale d’ouverture devrait avoir tous les états des résultats mis à zéro et comptabilisés dans les bénéfices non répartis. Ce processus permettra de s’assurer que le rapport de contrôle d’exhaustivité est exact.
    • La balance générale de clôture doit être la balance générale finale avant de clôturer les comptes des états des résultats aux bénéfices non répartis.
  8. Le grand livre général ne doit pas contenir d’écritures de journal d’ouverture ou de fermeture (c.-à-d. ne pas inclure d’écritures de journal portant des montants reportés ou des comptes d’état des résultats à la clôture dans les bénéfices non répartis).


Conseils de pro

  • Demandez à votre client les données du grand livre général et de la balance générale dès que possible. Cela réduira les risques que votre demande de formatage de données entre en conflit avec les demandes d’autres utilisateurs.

    • Si nous sommes débordés par un trop grand nombre de demandes de formatage de données, il nous faudra plus de temps pour traiter votre demande.

    • Recevoir les données plus tôt vous donnera également plus de temps pour effectuer les vérifications d’intégrité et revenir à votre client pour obtenir de meilleures données, au besoin.

  • Déterminez quel système de gestion financière votre client utilise et sélectionnez ce PGI dans vos paramètres de mission.

  • Conseil : si votre PGI n’est pas dans le menu déroulant « Système de gestion financière », vous pouvez le saisir directement. Assurez-vous simplement d’appuyer sur Entrée ou Retour sur votre clavier pour enregistrer votre écriture.

  • Si une équipe de mission a plusieurs dossiers qui doivent être combinés :

    • Si un formatage supplémentaire est nécessaire (par exemple, un dégroupement), envoyez tous les fichiers pertinents ensemble, une fois que vous êtes raisonnablement sûr qu’ils sont la version que vous souhaitez importer. L’envoi de plusieurs révisions ralentira le processus.

    • Chaque fichier doit avoir les mêmes colonnes dans le même ordre. Les différences ralentiront considérablement le processus, car l’équipe chargée des données tentera de faire correspondre les colonnes manuellement, en faisant souvent des suppositions. Si possible, veuillez indiquer quelles colonnes d’un ensemble de données doivent correspondre à celles des autres, surtout s’il existe des différences substantielles, comme lorsque le client a changé de système PGI en milieu d’année.

    • Utilisez le nouvel outil Fusionner pour combiner plusieurs fichiers s’ils ne nécessitent aucun autre formatage!

  • Si une mission a des fichiers volumineux et/ou des fichiers avec de nombreuses colonnes, indiquez les colonnes que vous souhaitez conserver. Si vous savez quelles colonnes doivent être mises en correspondance (en particulier celles requises comme le numéro de compte, le montant, la date, le code de transaction), indiquez ces renseignements dans le billet.

  • Essayez d’obtenir une exportation avec des en-têtes. MindBridge s’attend à ce que la première ligne de chaque fichier de grand livre général et de balance générale soit une ligne d’en-tête avec des noms de colonne.

  • Extrayez l’identifiant du compte/la description du compte d’une colonne et placez-les dans leurs propres colonnes, extrayez des sous-comptes à partir de numéros de compte plus longs, joignez différents numéros de sous-comptes dans différentes colonnes en un seul numéro de compte, ou extrayez le code/identifiant unique des transactions avec les outils joindre les colonnes, fractionner les colonnes, dupliquer les colonnes.

    • Apprenez comment dégrouper et fractionner les colonnes dans Excel : Guides et conseils sur le formatage des données : Dégroupage des fichiers : dégrouper et fractionner.

    • Si vous ne pouvez pas extraire tous les numéros de compte avec les mesures ci-dessus, veuillez indiquer dans votre demande de formatage des données quelle(s) colonne(s) contient/contiennent les données du numéro de compte et à quoi le numéro de compte devrait ressembler (par exemple, extraire les 3e à 6e chiffres du numéro de compte, ajouter un caractère -, ajouter les deux derniers caractères dans la colonne suivante, etc.)
  • Si le grand livre général ne s’équilibre pas, la meilleure approche consiste à obtenir les totaux par compte et à les comparer aux sous-totaux du grand livre (s’ils sont présents, et ils le sont souvent), ou à obtenir le total par mois/trimestre si le client a envoyé les fichiers par mois/trimestre.


Erreurs courantes

  • Les grands livres généraux avec des dates sauvages hors normes dans des années comme dans les années 1900 ou 2200 sont probablement des fautes de frappe ou des dates manquantes qui ont été converties dans un système quelconque.

  • La colonne Débit/Crédit/Montant n’est pas formatée comme un nombre ou avec des signes incorrects.

  • La colonne Date n’est pas formatée en tant que date

    • Dans certains cas, le format change au milieu du fichier (par exemple, la plupart des dates sont au format AAAA-MM-JJ mais une section comporte des dates numériques Excel).

    • Certains de ces problèmes de date, ainsi que les problèmes de débit/crédit/montant évoqués ci-dessus, peuvent indiquer des colonnes décalées ou des lignes brisées dans certaines parties du fichier.


Avez-vous autre chose en tête? Vous pouvez également clavarder avec nous ou soumettre une demande d’aide supplémentaire.


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