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Guides et conseils sur le formatage des données : Rechercher et récupérer des données dans un autre fichier

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Parfois, un grand livre général fourni ne contiendra pas toutes les données nécessaires, et il sera nécessaire de rechercher et de tirer les données nécessaires d’un autre fichier, par exemple, s’il n’y a que des descriptions de comptes et pas de numéros de comptes.


Résolution

Prenez l’extrait suivant à titre d’exemple :

mceclip1.png

La première chose à faire dans cette situation est de demander au client une autre exportation avec des numéros de compte. L’Identifiant du compte est un champ obligatoire dans MindBridge.

Mais parfois, il n’est pas possible d’obtenir des numéros de compte, car c’est ainsi que le client tient sa comptabilité. Si vous pouvez obtenir un plan de comptes (ou une balance générale) avec des numéros de compte et des descriptions ayant un format similaire à celui de l’exemple suivant, vous pouvez utiliser les formules INDEX()/MATCH() pour extraire les numéros de compte dans le fichier du grand livre.

mceclip0.png

Amenez la feuille de calcul du plan de comptes dans votre classeur grand livre général, puis ajoutez une colonne Identifiant du compte (colonne F ci-dessous).

mceclip2.png

Dans la cellule F2,

=INDEX(ChartOfAccounts!$A:$A,MATCH(C2,ChartOfAccounts!$B:$B,0))

correspond à la description du compte en C2 dans la colonne B de la feuille de calcul ChartOfAccounts, puis tire la valeur correspondante dans la colonne A de cette ligne.

Remarque : Cette formule est similaire à VLOOKUP(), sauf qu’elle est plus flexible en ce sens qu’elle n’exige pas que la colonne où vous recherchez la valeur connue (la description du compte dans ce cas) soit à gauche de la colonne où vous tirez la valeur correspondante (le numéro de compte dans ce cas), et la formule se met automatiquement à jour même si les colonnes du plan de comptes sont déplacées ou si des colonnes supplémentaires sont insérées.

Si vous ne parvenez pas à faire correspondre la description du compte au numéro de compte, vous devrez faire correspondre la description du compte à l’Identifiant du compte. Dans ce cas, assurez-vous que les descriptions de comptes sont cohérentes dans tous les fichiers (c’est-à-dire qu’elles apparaissent exactement de la même manière dans les fichiers Grand livre général, Balance générale et Plan de comptes).


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