Guide de mise en forme des données : Dissocier et diviser les numéros de compte et les descriptions

Mise à jour 06 juillet 2023 21:48

Résumé

Ce guide est conçu pour vous aider à comprendre les meilleures façons de dissocier et de diviser les numéros de compte et les descriptions de compte qui apparaissent dans la même colonne dans un fichier.

Résolution

Considérez l'extrait suivant d'un fichier de GC :

Les problèmes

Ce fichier est regroupé par compte : une seule rangée contient les informations de compte (rangées 7, 5695), suivie de toutes les transactions pour cette rangée (rangées 8-5691, 5696-6176) (viole exigence de rangée 1)
Les informations de compte sont dans la colonne A mais contiennent à la fois le numéro de compte et la description du compte séparés par " - " (caractère espace plus - plus caractère espace) (rangées 7, 5695) (viole exigence de colonne 1)
Il y a des rangées de total/sous-total inutiles (5692-5693, 6177-6178) et des rangées vides en dessous (viole exigence globale 2)

La solution (formatage nécessaire)

Dissocier par compte (faire glisser les informations de compte vers chaque rangée de transaction)
Diviser le numéro de compte et la description du compte en différentes colonnes
Exclure les rangées de total/sous-total/extraneous et les rangées vides (rangées 1-4) au-dessus de la rangée d'en-tête (rangée 5)

Nous insérons deux colonnes, "ID du compte" et "Description du compte", avant le début du fichier pour diviser le numéro de compte et la description du compte et les faire glisser vers le bas :

ID du compte : Cellule A7 et en dessous

=IFERROR(LEFT(C7,SEARCH(" - ",C7)-1),A6)

```
SEARCH(" - ",C7)
```
trouve la position dans la chaîne C7 où apparaît la première chaîne " - ". Nous soustrayons 1 de cela pour obtenir le nombre de caractères que prend le numéro de compte (5 caractères pour le compte 11110),
puis nous utilisons LEFT(C7,) pour obtenir le nombre de caractères les plus à gauche de cette chaîne de compte (donc les 5 premiers caractères de la cellule C7).
Enfin, IFERROR(A,B) renvoie A si A n'est pas une erreur, B si A est une erreur.

Description du compte : Cellule B7 et en dessous

=IFERROR(MID(C7,SEARCH(" - ",C7)+3,LEN(C7)),B6)

Les formules de cette colonne suivent la même logique que celle de la colonne ID du compte (colonne A), sauf qu'au lieu d'utiliser LEFT(), elle utilise MID, ce qui est utile pour extraire du texte de n'importe où, pas au début jusqu'à la fin, ou pas jusqu'à la fin. La syntaxe est :

MID(texte, start_num, num_chars)

où texte est la chaîne à rechercher (C7)

start_num est la position de départ. Nous utilisons...

SEARCH(" - ",C7)+3

...parce que nous voulons commencer après le " - ".

Rappelez-vous ci-dessus, SEARCH(" - ",C7) donne la position où commence le " - ". Comme " - " fait 3 caractères de long, nous ajoutons 3 pour obtenir la position où commence la description du compte.

Enfin, le LEN(C7) donne la longueur de la chaîne dans la cellule C7, pour s'assurer que nous la prenons jusqu'à la fin.

Sous-totaux

Les formules suivantes sont pour les cellules G1 et H1 :

=SUBTOTAL(9,G5:G50000)
=SUBTOTAL(9,H5:H50000)

Nous utilisons 50000 car ce fichier particulier a moins de 50000 rangées. Changez cela pour un nombre suffisamment grand pour accueillir le nombre total de rangées que votre fichier contient. Nous ajoutons ces formules afin de vérifier que le fichier est équilibré lorsque nous effectuons l'étape finale de filtrage pour ne conserver que les rangées de transaction (suivant).

Filtrer pour ne conserver que les rangées de transaction

Après avoir activé les filtres, vérifiez la colonne C (Date) et nous voyons qu'il y a les dates 2020 et 2019, puis le reste sont des numéros de compte :

Copier et coller les valeurs dans un nouveau carnet de travail

En notant que toutes les dates sont les rangées de transaction, sélectionnez uniquement les dates :

Notez que les résultats de nos formules SUBTOTAL() dans les cellules G1 et H1 montrent que le total des transactions est équilibré (yay!)

Notre dernière étape consiste à sélectionner la rangée d'en-tête et les rangées de transaction sélectionnées (c'est-à-dire, la rangée 5 et suivantes dans la vue filtrée - vous pouvez commencer à la cellule A5, appuyer sur Ctrl-Maj-Fin pour atteindre la fin du fichier, et ajuster la position si nécessaire), puis copier, puis coller des valeurs spéciales dans un nouveau carnet de travail

Enfin, dans le nouveau carnet de travail, assurez-vous de formater la colonne Date en Date au format AAAA-MM-JJ (appuyez sur Ctrl-1 sur PC ou ⌘1 sur Mac) :

Et maintenant, nous avons un fichier magnifiquement formaté, prêt à être importé dans MindBridge !

Dissocier dans Excel, diviser dans MindBridge

MindBridge fournit déjà une fonctionnalité lors de la cartographie des colonnes qui permet la division des colonnes, donc si vous préférez utiliser une formule plus simple uniquement pour dissocier, sans diviser en même temps, vous pouvez simplement ajouter une colonne de compte qui tirera la valeur de la colonne B si elle contient " - ", sinon tirer la valeur trouvée ci-dessus :

=IF(ISERROR(SEARCH(" - ",B7)),A6,B7)

Ensuite, procédez avec les étapes décrites ci-dessus pour filtrer, copier et coller dans un nouveau carnet de travail.

Commencez à importer le fichier de GC formaté dans MindBridge, puis à l'étape 2 pour la cartographie des colonnes, cliquez sur les trois points à droite, et sélectionnez Colonne divisée. Apprenez à diviser les colonnes.

Division de compte plus compliquée

Apprenez à créer une formule pour diviser un numéro de compte.

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