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Guides et conseils sur le formatage des données : L’essentiel

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Sommaire

Ce guide a pour but de vous aider à comprendre les meilleures façons d’aborder vos fichiers pour faciliter l’ingestion par MindBridge.


Aperçu

Commençons par les approches des problèmes les plus courants lors du formatage de fichiers plus simples :

  1. Supprimez le contenu inutile de l’en-tête (toute ligne sans rapport avec les champs obligatoires ou d’autres informations de colonne spécifiques à la transaction). Assurez-vous de garder la première rangée comme rangée d’en-tête (contenant le nom de chaque colonne).
    mceclip0.png

     

  2. Supprimez toutes les lignes qui ne concernent que des totaux ou des soldes (c’est-à-dire « Solde d’ouverture », « totaux de clôture »), ou qui ont une date d’enregistrement vide (chaque transaction doit avoir une date d’enregistrement affiliée) mceclip3.png

     

  3. Note de la colonne de date : en particulier dans les grands fichiers, il arrive que les dates ne soient pas toujours dans un format acceptable, même si elles peuvent sembler correctes à première vue. Parfois, les dates changent de format très loin au milieu du fichier (violation de l’exigence 2 de la ligne des exigences en matière de données) :mceclip0.png

     

    Vous pouvez sélectionner la colonne entière, appuyer sur Ctrl-1 sur PC ou ⌘1 sur Mac pour Formater les cellules afin de définir toutes les dates au format préféré AAAA-MM-JJ :mceclip1.png

     

  4. Vérifiez que les colonnes débit et crédit s’équilibrent une fois que les lignes de données inutiles ont été filtrées.mceclip5.pngmceclip7.png

     

  5. Retournez les signes si nécessaire pour que les débits et les crédits soient tous par défaut en solde positif
    • Insérer une nouvelle colonne.
    • Copiez les valeurs de la colonne Crédit (ou de la colonne contenant les montants dont les signes doivent être inversés), puis effectuez un collage spécial -> Soustrayez dans la nouvelle colonne :mceclip8.png.
    • Maintenant, le signe inversé Le total du crédit est égal au total du débit. Remplacez les valeurs originales de la colonne Crédit par ces nouvelles valeurs :
      mceclip10.png
    • Si les signes doivent être inversés pour une certaine gamme de numéros de compte, consultez ce guide pour inverser les signes pour une gamme de comptes.

     

  6. Remplir les blancs de la nouvelle colonne contenant le numéro de compte et la description, de sorte que chaque ligne de transaction individuelle ait un numéro de compte et une description correctement désignés à côté de chaque transaction (c’est-à-dire, glisser vers le bas pour dégrouper).
    • À partir de la page d’accueil, allez dans Édition -> Rechercher & Sélectionner, cliquez sur Aller à Spécial...
      mceclip11.png
    • Sélectionnez vides, puis cliquez sur OK
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    • Sans désélectionner (c’est-à-dire sans utiliser le clavier et sans cliquer sur aucune des cellules de la feuille de calcul), naviguez jusqu’à la première cellule vide en utilisant uniquement les barres de défilement ou le défilement de la souris. Elle devrait déjà être sélectionnée par défaut, la cellule A3 dans cet exemple : mceclip15.png.
    • Entrez une référence à la cellule ci-dessus, =A2 dans cet exemple, puis appuyez sur Ctrl+ ↵Entrée (Windows) ou ⌘Cmd+↵Entrée (Mac) sur votre clavier :mceclip13.png
      Cela remplira les formules dans toutes les cellules vides de la sélection, faisant ainsi glisser les informations de compte vers le bas.
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    • Enfin, sélectionnez la colonne, copiez et collez les valeurs : mceclip16.png

     

  7. Fractionnez le numéro de compte et la description en deux colonnes distinctes si ce n’est pas déjà dans ce format. Notez que le numéro de compte n’est pas toujours de la même longueur dans le même fichier.
    • Insérez deux nouvelles colonnes
    • Ensuite, en notant que dans cet exemple, les numéros de compte sont séparés des descriptions de compte par un caractère -, sélectionnez la colonne du compte, puis sous Données, Outils de données, sélectionnez Texte aux colonnes
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    • Dans l’assistant Texte en colonnes, assurez-vous que l’option Délimité est sélectionnée.
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    • Sous Autres, saisissez "-".
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    • Pour préserver les numéros de compte tels qu’ils sont (c’est-à-dire conserver les « 0 » et les caractères « . » en tête et en fin de colonne et empêcher la conversion en chiffres), sélectionnez le format de données de la colonne Texte pour le numéro de compte :
      mceclip22.png
    • Changez la destination en $B$1 (ou l’adresse de la première cellule de la première colonne vide créée) afin de ne pas écraser les données originales.
    mceclip23.png
    • Le numéro de compte fractionné et la description du compte rempliront désormais les nouvelles colonnes :
      mceclip24.png
    • Renommez les nouvelles colonnes selon le cas :
      mceclip26.png

     

  8. Supprimez les colonnes inutiles et vides qui contiennent des informations qui ne sont pas considérées comme utiles pour l’analyse (si vous n’êtes pas sûr et que le fichier n’est pas trop volumineux, laissez les colonnes pour une information de référence ultérieure pour le client).


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