Résumé

Découvrez les meilleures façons d'aborder vos fichiers afin que MindBridge puisse facilement les importer et les lire.

Aperçu

Commençons par des approches aux problèmes plus courants lors du formatage de fichiers plus simples :

1. Supprimez le contenu d'en-tête inutile (toutes les rangées vides ou les rangées non liées aux champs requis ou autres informations spécifiques à la colonne de transaction). Assurez-vous de garder la première rangée comme rangée d'en-tête (contenant le nom de chaque colonne)
   
   
   
2. Supprimez toutes les rangées qui ne concernent que les totaux ou les soldes (c.-à-d. « Solde d'ouverture », « totaux de clôture »), ou qui ont une date de publication vide (chaque transaction doit avoir une date de publication affiliée)
   
   
3. Note sur la colonne de date : surtout dans les fichiers plus volumineux, parfois les dates ne sont pas toujours dans un format acceptable même si elles peuvent sembler correctes à première vue. Parfois, les dates changent de format plus loin dans le fichier (violation de l'exigence de rangée 2 des Exigences de Données) :
   
   Vous pouvez sélectionner toute la colonne, appuyer sur Ctrl+1 sur PC ou ⌘1 sur Mac pour Format Cells afin de définir toutes les dates au format préféré AAAA-MM-JJ :
   
   
4. Vérifiez que les colonnes de débit et de crédit équilibrent une fois que les rangées de données inutiles ont été filtrées.
   
   Les colonnes de Débit et de Crédit doivent contenir des valeurs positives par défaut. 
   • Insérez une nouvelle colonne, copiez les valeurs dans la colonne Crédit (ou dans la colonne contenant les montants dont les signes doivent être inversés, puis Coller Spécial -> Soustraire dans la nouvelle colonne :
     
     
   • Maintenant, le total du Crédit avec signe inversé est égal au total du Débit. Remplacez les valeurs de la colonne Crédit d'origine par ces nouvelles valeurs en copiant et collant comme valeurs :
     
     
     
   • Si seule une certaine plage de numéros de compte doit avoir des signes inversés, consultez ce guide pour inverser les signes pour une plage de comptes. Inversez les signes si nécessaire pour que les débits et les crédits soient tous des soldes positifs par défaut.
5. Remplissez les blancs pour le numéro de compte et la description, afin que chaque rangée de transaction individuelle ait un numéro de compte et une description correctement désignés à côté de chaque transaction (c.-à-d., en faisant glisser vers le bas pour désagréger).
   • Depuis Accueil, allez à Édition -> Rechercher & Sélectionner, cliquez sur Atteindre Spécial...
     
     
     
   • Sélectionnez Blancs, puis cliquez sur OK
     
     
     
   • Sans désélectionner (c.-à-d., n'utilisez pas le clavier et ne cliquez sur aucune des cellules de la feuille de calcul), naviguez jusqu'à la première cellule vide en utilisant uniquement les barres de défilement ou la molette de la souris. Elle devrait déjà être sélectionnée par défaut, cellule A3 dans cet exemple :
     
     
   • Entrez une référence à la cellule au-dessus, =A2 dans cet exemple, puis appuyez sur Ctrl+↵Enter (Windows) ou ⌘Cmd+↵Enter (Mac) sur votre clavier :
     
     Cela remplira les formules dans toutes les cellules vides de la sélection, faisant ainsi glisser les informations du compte vers le bas.
     
     
     
   • Enfin, sélectionnez la colonne, copiez et collez les valeurs :
     
     
6. Divisez le numéro de compte et la description en deux colonnes distinctes s'ils ne sont pas déjà dans ce format. Notez que le numéro de compte n'a pas toujours la même longueur dans le même fichier.
   • Insérez deux nouvelles colonnes.
   • Ensuite, en notant que dans cet exemple, les numéros de compte sont séparés des descriptions de compte par un délimiteur "-", mettez en surbrillance la colonne de compte, puis sous Données, Outils de Données, sélectionnez Texte en Colonnes.
     
     
     
   • Dans l'assistant Texte en Colonnes, assurez-vous que Délimité est sélectionné
     
     
     
   • Sous Autre, tapez "-"
     
     
     
   • Pour conserver les numéros de compte tels quels (c.-à-d., conserver les 0 de début et de fin et les caractères . et empêcher la conversion en nombres), sélectionnez le format de données de colonne Texte pour le numéro de compte :
     
     
     
   • Changez la destination en $B$1 (ou l'adresse de la première cellule de la première colonne vide créée) pour ne pas écraser les données d'origine
     
     
   • Le numéro de compte et la description du compte divisés rempliront maintenant les nouvelles colonnes :
     
     
     
   • Renommez les nouvelles colonnes selon les besoins :
     
7. Supprimez les colonnes inutiles et vides qui contiennent des informations non considérées comme utiles pour les analyses (en cas de doute et si le fichier n'est pas trop volumineux, laissez les colonnes pour des informations de référence ultérieures pour le client).