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Guides et conseils sur le formatage des données : Exigences relatives aux données

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Sommaire

Découvrez les exigences en matière de données qu’un fichier de grand livre général doit remplir pour pouvoir être importé efficacement dans MindBridge.


Exigences générales

  1. La première ligne contient les noms des colonnes.
  2. Seules les transactions se trouvent dans le reste du fichier (c.-à-d. aucun total/sous-totaux, aucun sous-titre).
  3. Il y a une seule transaction par ligne (aucune ligne brisée; la prochaine transaction commence sur la ligne suivante).


Exigences par ligne/transaction : chaque ligne doit contenir des valeurs valides pour tous les champs obligatoires.

  1. Code du compte – numéro de compte
  2. Date de la transaction – La date de comptabilisation de la transaction, dans un format pris en charge (de préférence AAAA-MM-JJ; quelques autres formats tels que MM/JJ/AAAA sont pris en charge). Si le format de la date est ambigu, vous aurez la possibilité de spécifier le format au cours de l’étape d’ingestion de la mise en correspondance des comptes.
  3. Montant, ou Débit et crédit.
    • Si l’option Montant est utilisée, tous les débits doivent être positifs et les crédits négatifs.
    • Si des colonnes Débit et Crédit sont utilisées, les valeurs des deux colonnes doivent avoir un solde positif par défaut.
    • Les montants doivent également satisfaire aux conditions suivantes :
        • Valeur numérique Les seuls caractères autorisés sont les chiffres,. (point), – (signe négatif).
        • Le point (.) est utilisé pour indiquer une décimale (et non une virgule comme c’est la convention dans certaines juridictions).
        • - le signe (moins/négatif) à l’avant pour indiquer un nombre négatif (les autres conventions telles que (),,<> ou – après le nombre, ne sont pas pris en charge)
        • tous les autres types de caractères doivent être supprimés (par exemple, les symboles monétaires, les espaces, les lettres et, de préférence, les virgules également). Parfois, le système est capable d’ingérer des montants qui ont des virgules comme séparateurs de milliers, mais il est plus sûr de supprimer les virgules.
  4. Code de transaction – il n’est pas nécessaire d’avoir une colonne utilisée comme Code de transaction, bien que cela serait certainement utile car MindBridge peut parfois, mais pas toujours, suggérer un bon Code de transaction. Mais il est nécessaire qu’une ou une combinaison de plusieurs colonnes serve de code de transaction. Veuillez consulter la série d’articles ci-dessous pour plus d’informations sur ce qu’est un Code de transaction et comment en identifier un meilleur pour vos données :

Exigences relatives aux colonnes

  1. Chaque colonne doit contenir un et un seul champ.
    • Par exemple, le Code du compte dans une colonne, la description du compte dans une autre, mais pas les deux dans une même colonne.
    • chaque champ doit figurer dans une et une seule colonne – si le Code du compte figure dans la colonne A pour la ligne 1, il doit figurer dans la colonne A pour toutes les lignes; certaines lignes ne peuvent pas avoir le Code du compte dans la colonne B.
  • Chaque colonne doit être bien définie (délimitée par un caractère donné tel que tabulation, virgule, barre verticale (|), ou dans une colonne Excel; le texte à largeur fixe n’est pas pris en charge, mais notre équipe de formatage des données peut formater un texte à largeur fixe bien formé).


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