Esta guía supone que los datos se han exportado desde QuickBooks Desktop en el siguiente formato, tal como se detalla en QuickBooks Deskstop/Enterprise Solutions: Exportar la guía del libro mayor .

Transformar los datos

El problema

1. Para asimilar un archivo en MindBridge, los datos deben estar en un formato no agrupado. Esto significa que las columnas disponen de datos datos en cada fila. Un informe de QuickBooks Desktop Journal se agrupa por transacción, lo que significa que se deben rellenar esos datos faltantes.
2. El identificador de cuenta es un campo obligatorio en MindBridge; sin embargo, no siempre aparecen números de cuenta presentes en QuickBooks Desktop. Cuando el número de cuenta no figure, tendremos que usar el nombre de la cuenta en su lugar.
3. El número de cuenta y el nombre se encuentran dentro de la misma columna. Estos deben fragmentarse en columnas separadas para utilizarse como identificador de cuenta y descripción de cuenta dentro de MindBridge
4. Aparecen filas de subtotales que MindBridge no puede utilizar. Las mismas deberán eliminarse.

La solución

1. Rellenar los campos Fecha, Tipo de transacción, N.º y Nombre con los datos relevantes de las filas anteriores.
2. Rellenar los valores en blanco del número de cuenta con los valores de la cuenta.
3. Fragmentar el número de cuenta y el nombre de la cuenta en dos columnas separadas.
4. Excluir las filas extrañas de total/subtotal/en blanco que no sean necesarias.

Aspectos a considerar

• Colocaremos las columnas revisadas al final del archivo.
• La fecha y el tipo siempre aparecen en la primera fila del grupo de transacciones, pero, para un grupo, el número de transacción y el nombre a veces están en blanco.
• Nuestra lógica será tomar el valor de la columna original si estamos en la primera fila de la transacción, o el valor anterior que encontramos si no estamos en la primera fila de la transacción.

Desagrupar la fecha de la columna

=IF(LEN($F2)>0,IF(LEN(F2)>0,F2,""),M1)

• LEN($F2)>0

  verifica si hay un valor en la columna F comprobando si la longitud es mayor que 0. Como hemos observado, la fecha siempre aparece en la primera fila del grupo de transacciones, lo cual nos sirve para comprobar si estamos en la primera fila de la transacción. Ponemos $ delante de F para facilitar la copia de la fórmula al resto de las columnas para arrastrar hacia abajo (Trans#, Type, Entered/Last Modified, Last modified by), ya que siempre verificaremos si la Fecha aparece, a fin de comprobar si estamos en la primera fila de la transacción.

• IF(LEN(F2)>0,F2,"")

  si la fecha aparece, la devuelve "" (cadena vacía) si no aparece. Esto se puede simplificar a un simple F2 para la columna Fecha, porque esta siempre aparece en la primera fila del grupo de transacciones; pero esta lógica se utiliza para poder copiar y pegar las mismas fórmulas para el N.º y el Nombre, que, como se indicó anteriormente, no siempre aparecen. Como Excel mostrará 0 en lugar de blanco al hacer referencia a una celda vacía, tenemos que indicarle que devuelva "" para que muestre una celda vacía.

• A continuación, necesitamos copiar esta fórmula, ya sea utilizando el controlador de relleno o copiando la fórmula, seleccionando las celdas vacías y pegando la fórmula.

Desagrupar las columnas N.º de transacción, Tipo, Introducido/Última modificación, Última modificación hecha por

Fórmulas en N2, O2, P2 & Q2 de la siguiente manera:

=IF(LEN($F2)>0,IF(LEN(B2)>0,B2,""),N1)
=IF(LEN($F2)>0,IF(LEN(C2)>0,C2,""),O1)
=IF(LEN($F2)>0,IF(LEN(D2)>0,D2,""),P1)
=IF(LEN($F2)>0,IF(LEN(E2)>0,E2,""),Q1)

Nombre y número de cuenta

Actualmente, el número de cuenta y el nombre ocupan la misma columna, y están separados por un delimitador. Podemos utilizar este delimitador en una fórmula para fraccionar el número y el nombre en columnas separadas.

• =LEFT(J2,FIND("·",J2)-2)

  Esta primera fórmula extrae el número de cuenta tomando todos los caracteres de la izquierda, hasta el delimitador.

• =MID(J2,FIND("·",J2)+2,LEN(J2))

  Esta fórmula extrae el nombre de la cuenta utilizando el delimitador como punto de inicio y extrayendo todo el texto posterior a este.

Rellenar los valores en blanco en las columnas Débito y Crédito

MindBridge no admite los valores en blanco que quedan en las columnas de débito y crédito, por lo que deben rellenarse con un número. Para solucionarlo, podemos seleccionar todas las celdas en blanco resaltando las columnas K y L, pulsando ctrl+g y haciendo clic en especial. A continuación, podemos seleccionar Blancos, escribir 0 y pulsar ctrl+Intro para rellenar todas las celdas vacías con un cero.

Filtrar para mantener solo filas de transacciones

Observamos que cada fila de transacciones del archivo original tiene una cuenta. Así que con los filtros activados, filtre los espacios en blanco de la columna J (Cuenta):

Copiar y pegar valores en un nuevo libro de trabajo

Empezando en la celda B1, pulse Ctrl-Mayús-Fin (para llegar al final del archivo y ajustar la posición según sea necesario), luego copie y pegue valores especiales en un nuevo libro de trabajo. A continuación, puede eliminar cualquier columna agrupada que esté duplicada. Al final, quedará una hoja de trabajo que tiene el siguiente aspecto:

El formato ya está completo y los datos están listos para ser ingeridos en MindBridge. A continuación, encontrará el enlace para acceder a nuestra guía de importación, la cual incluye más detalles sobre la asignación de columnas y la generación del identificador de la transacción.

Paso anterior: QuickBooks Desktop/Enterprise Solutions: Exportar el libro mayor 

Siguiente paso: QuickBooks Desktop/Enterprise Solutions: Importar el libro mayor a MindBridge

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