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Guías sobre el formateo de datos: Desagrupación simple de varias columnas; relleno de números de cuenta en blanco (ejemplo común de QuickBooks)

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Resumen

Aprenda a desagrupar un archivo de datos rellenando varias columnas para producir un archivo compatible con MindBridge. Este es un problema común en muchas exportaciones de datos tomadas de sistemas de contabilidad como QuickBooks. 

Este método puede incluso utilizarse si no todas las columnas tienen un valor en la primera fila del grupo, y para rellenar números de cuenta en blanco cuando la descripción de la cuenta está presente pero el número de cuenta no lo está.

Nota: Si es posible, primero intente configurar un conector directo o haga que sucliente se conecte para extraer los datos directamente en MindBridge, o siga estas instrucciones para exportar desde QuickBooks Online o QuickBooks Desktop para evitar la necesidad de desagrupar los datos. Esta guía está pensada para situaciones en las que es imposible configurar un conector directo u obtener una mejor exportación.


Solución

Considere el siguiente extracto de un archivo de libro mayor de QuickBooks:

mceclip1.png

Los problemas

  1. Este archivo se agrupa por transacción; la fecha, el tipo de transacción, el número y el nombre están presentes solo en la primera fila del grupo de transacciones y deben arrastrarse hacia abajo.
  2. El n.º de cuenta no siempre está presente (vea por ejemplo las filas 8, 13, 17, 25), pero la cuenta sí. La cuenta se puede asignar al identificador de cuenta, pero no al número de cuenta, a menos que se completen los espacios en blanco.
  3. Hay filas innecesarias de subtotal de transacción (9, 14, 19, 26)

La solución (se necesita formato)

  1. Arrastre la fecha, el tipo de transacción, el número y el nombre hacia abajo a cada fila de transacción
  2. Rellene el número de cuenta en blanco con el valor en Cuenta
  3. Excluya filas extrañas totales/subtotales/en blanco (9, 14, 19, 26) y filas extrañas (filas 1-4) por encima de la fila del encabezado (fila 5)

Colocaremos las columnas revisadas al final del archivo.

  • La fecha y el tipo de transacción siempre están presentes en la primera fila del grupo de transacciones, pero el número y el nombre a veces están en blanco para un grupo. Consulte los grupos de transacciones 3º y 4º que comienzan en las filas 16 y 21.
  • Nuestra lógica será tomar el valor de la columna original si estamos en la primera fila de la transacción, o el valor anterior que encontramos si no estamos en la primera fila de la transacción.

Fecha de revisión: Celda L6 e inferior

mceclip3.png

=IF(LEN($B6)>0,IF(LEN(B6)>0,B6,""),L5)
  • LEN($B6)>0
    verifica si hay un valor en la columna B comprobando si la longitud es mayor que 0. Como observamos, la fecha siempre está presente en la primera fila del grupo de transacciones, esto sirve como nuestra comprobación si estamos en la primera fila de la transacción. Ponemos $ delante de B para facilitar la copia de la fórmula al resto de las columnas para arrastrar hacia abajo (Tipo de transacción, número, nombre), ya que siempre comprobaremos la presencia de fecha para comprobar si estamos en la primera fila de la transacción.
  • IF(LEN(B6)>0,B6,"")
    muestra la fecha si esta figura o, caso contrario, muestra "" (cadena vacía). Esto se puede simplificar en B6 para la columna Fecha porque la fecha siempre está presente en la primera fila del grupo de transacciones, pero esta lógica se utiliza para poder copiar y pegar las mismas fórmulas para número y nombre que, como se indicó anteriormente, no siempre están presentes. Como Excel mostrará 0 en lugar de blanco al hacer referencia a una celda vacía, tenemos que decirle que muestre "" para que aparezca una celda vacía.

Nota: Las fórmulas anteriores que comprueban la cadena vacía suponen que las celdas que parecen vacías están vacías en Excel. Si estas celdas de aspecto vacío contienen espacios, espacios de no separación o datos desconocidos, sustituya lo siguiente por todos los casos de B6 dentro dela función LEN():

TRIM(CLEAN(SUBSTITUTE(B6,CHAR(160)," ")))
  • TRIM() elimina espacios
  • CHAR(160) indica el carácter de espacio no de separación, y la fórmula de SUSTITUTE() a su alrededor elimina los caracteres de espacio no de separación (nota: en un Mac, utilice CHAR(202) en lugar de CHAR(160))

Por lo tanto, la fórmula final sería:

=IF(LEN(TRIM(CLEAN(SUBSTITUTE($B6,CHAR(160)," "))))>0,IF(LEN(TRIM(CLEAN(SUBSTITUTE(B6,CHAR(160)," "))))>0,B6,""),L5)

 

Tipo de transacción revisada, número, nombre

Copie y pegue y arrastre la fórmula encontrada para la fecha revisada.

mceclip4.png

Las fórmulas de las celdas M6, N6 y O6 deben ser las siguientes:

=IF(LEN($B6)>0,IF(LEN(C6)>0,C6,""),M5)
=IF(LEN($B6)>0,IF(LEN(D6)>0,D6,""),N5)
=IF(LEN($B6)>0,IF(LEN(F6)>0,F6,""),O5)

Número de cuenta revisada

Nuestra lógica para rellenar los espacios en blanco para el número de cuenta en la columna P será tomar el número de cuenta original de la columna H si esta figura (la longitud es mayor que 0), la cuenta de la columna I si no figura (la longitud no es mayor que 0):

mceclip5.png

=IF(LEN(H6)>0,H6,I6)

Filtrar para mantener solo filas de transacciones

Observamos que cada fila de transacciones del archivo original tiene una cuenta. Con los filtros activados, filtre los espacios en blanco de la columna I (Cuenta):

mceclip6.png

Copiar y pegar valores en un libro de trabajo nuevo

A continuación, seleccione la fila de encabezado y las filas de transacción seleccionadas (es decir, la fila 5 en adelante en la vista filtrada; puede comenzar en la celda B5, pulsar Ctrl-Mayús-Fin para llegar al final del archivo y ajustar la posición según sea necesario), luego copiar y pegar valores especiales en un nuevo libro de trabajo.


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