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Validación de datos Por qué un libro mayor debe contener al menos una columna numérica

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Resumen

Descubra por qué un libro mayor debe contener al menos 1 columna numérica.


¿Qué es una columna numérica?

Las columas Importe o Débito y Crédito son las columnas numéricas comprendidas en los campos requeridos por MindBridge para los archivos del libro mayor. Sin una columna numérica, MindBridge no puede realizar un análisis.

  • Si se utiliza Importe, todos los débitos deben ser positivos y los créditos negativos.
  • Los importes que figuran en la columna también deben reunir lo siguiente:
      • Caracteres numéricos (números) y símbolos . (punto), - (signo negativo)
      • Carácter del punto (.) utilizado para indicar decimal (es decir, no se deben usar comas, como es la convención en algunas jurisdicciones)
      • Un signo - (menos/negativo) delante del número para indicar que es negativo (no se admiten otras convenciones como (), o <>- después del número)
      • Todos los demás tipos de caracteres deben eliminarse (por ejemplo, símbolos de moneda, espacios, letras y preferiblemente también comas). 
  • Si se utilizan columnas de débito y crédito, los valores de ambos deben tener un saldo positivo predeterminado.
  • MindBridge puede ingerir cantidades que tienen comas como separador de miles, pero es más seguro eliminar las comas.

Si ya tiene columnas numéricas de Importe o Débito/Crédito que cumplan con los requisitos anteriores, revise su archivo de libro mayor para ver si existen los siguientes problemas potenciales:

  • Datos externos: MindBridge prevé que los archivos del libro mayor tengan una fila de encabezado como primera fila y luego transacciones en el resto del archivo, con cada transacción representada por una fila únicamente. Deben eliminarse los subtítulos, el total y las filas de subtotales. Las columnas Importe, Débito o Crédito pueden tener valores no numéricos si se utilizan como columnas de texto en filas de subtítulo, total o subtotal.
  • Datos corruptos o problemáticos: Incluye celdas desplazadas, campos que abarcan varias columnas o varios campos por columna.

    • A veces, los valores de ciertas filas se desplazan a una o más columnas a la derecha o a la izquierda de la columna a la que pertenecen, normalmente debido al escape inadecuado de valores que contienen caracteres " o \ o ' o al carácter delimitador del archivo.
      • En el siguiente ejemplo, la columna V, DESCRIPCIÓN, que es la columna a la izquierda de la columna DÉBITO (columna W), se fracciona en dos en las filas 277100 y 277101. La mitad de la DESCRIPCIÓN entra en la columna DÉBITO y, a continuación, el importe DÉBITO entra en la columna TRANSACCIÓN (columna X) a la derecha de la columna DÉBITO:mceclip1.png
    • A veces, los campos no encajan perfectamente en una columna. Esto puede suceder si intenta importar a Excel un archivo de texto de ancho fijo cuyo ancho no es exactamente fijo, por lo que los primeros dígitos del número se encuentran en una columna y el resto en la siguiente, a veces seguidos de parte del texto que debería estar en otra columna. Esto también suele ocurrir cuando se convierte desde archivos PDF. Consulte este artículo para obtener más información sobre por qué MindBridge no es compatible con archivos PDF.
    • Cada columna debe contener un solo campo: si hay varios campos por columna, como la cantidad seguida de un espacio seguido de un indicador de débito/crédito, tendrían que fraccionarse en dos columnas. Por ejemplo, "4500 D" necesitaría tener 4500 en una columna y D en otra.


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