Resumen

Este artículo le ayudará a formatear cualquier archivo de Quickbooks con la siguiente estructura de cuenta: 

La característica definitoria de este tipo de archivo es que las cuentas y subcuentas de Quickbooks se establecen como capas o celdas separadas. Para evaluar la actividad del libro mayor, solo se requiere el nivel de cuenta más granular. En la captura de pantalla anterior, “5110-00 - Salarios del personal” se encuentra en el nivel de cuenta más granular. Solo necesitamos formatear el archivo de libro mayor para aprovechar el número de cuenta y la descripción más granulares, en lugar de las cuentas “principales” y las descripciones que lo preceden. 

Índice

• Parte 1: Crear una nueva columna y encabezado de "Cuentas"
• Parte 2: Formato de los datos de la columna
• Parte 3: Resaltar celdas en blanco de la columna
• Parte 4: Concatenar columnas existentes en la nueva
• Parte 5: Verificación de la parte 4
• Parte 6: Copiar y pegar valores en la columna
• Parte 7: Selección de las celdas en blanco de la columna
• Parte 8: Añadir una nueva fórmula
• Parte 9: Eliminar columnas innecesarias
• Parte 10: Agregar una columna "Descripción de cuenta"
• Parte 11: Identificar y configurar el delimitador

1. Para empezar, tendremos que dar un encabezado a la columna de la derecha que contenga una subcuenta (en este caso, la columna E). Pondremos el nombre del encabezado “Cuenta”.  
   
   
   
2. Seleccione toda la fila haciendo clic en el encabezado de las columnas.
   
   
   
3. Una vez resaltado, el encabezado de la columna será verde y toda la columna, excepto la primera celda, se sombreará en gris. 
   
   
   
4. Escriba el nombre de su encabezado (en este caso, “Cuenta) en la barra de fórmulas y pulse Intro. Esto creará un encabezado para toda la columna, en lugar de datos para la celda.  
   

1. Ahora que la columna tiene un encabezado, resalte toda la columna utilizando el mismo método que antes.
   
   
   
2. En el menú desplegable de la sección Número de la pestaña Inicio, cambie el formato a General (si aún no está establecido en General). 
   
   
   
3. Una vez modificado, abra la herramienta Texto a columnas que se encuentra en la sección Herramientas de datos de la pestaña de Datos.
   
   
   
4. El asistente Convertir texto en columnas aparecerá en la pantalla. Seleccione Delimitado y haga clic en Finalizar para aplicar el cambio a toda la columna.
   

1. Una vez más, resalte toda la columna E. 
   
   
   
2. En la sección Edición de la pestaña Inicio, haga clic en Buscar y Seleccionar y seleccione Ir a especial en el menú desplegable. 
   
   
   
3. Aparecerá la ventana Ir a especial en la pantalla. Seleccione En blanco y haga clic en Aceptar. Esto resaltará todas las celdas en blanco de la nueva columna.
   

1. Ahora que todas las celdas en blanco están resaltadas, escriba la siguiente fórmula en la barra de fórmulas (asegúrese de que toda la columna E esté resaltada): =CONCAT(B2, C2, D2)
   
   
   
2. A continuación, pulse Ctrl+Intro para añadir esta fórmula a todas las celdas de la columna. Esta fórmula agregará los datos de todas las columnas que quedan de la nueva columna a nuestra nueva columna. Por lo tanto, cada cuenta y número de cuenta se consolidará en nuestra nueva fila.
   
   
   NOTA:Dependiendo de lo compleja que sea la estructura de su cuenta, es posible que necesite agregar más columnas a la fórmula anterior.
3. Una vez completado, solo verá asientos de las columnas B, C y D en nuestra nueva columna Cuentas.
   

1. Para asegurarse de que ha completado correctamente el último paso, haga clic en el menú desplegable Filtro en la sección Edición de la pestaña Inicio y seleccione Filtro.
   
   
   
2. Esto hará que todas sus columnas tengan un botón de "filtro" en su cabecera.
   
   
   
3. Haga clic en el botón de filtro de la columna Cuenta. Esto expondrá una lista de filtros disponibles, incluidas todas las cuentas de la columna. Utilice esta lista para asegurarse de que todas las cuentas estén presentes.
   

1. Una vez que se haya asegurado de que todas las cuentas estén incluidas, resalte de nuevo toda la columna E y copie toda la columna.  
   
   
   
2. Una vez copiada, utilice Pegar valores para volver a pegar la columna como “valores”. Esto eliminará la fórmula que utilizamos para concatenar nuestras columnas y dejará solo el valor (cuenta) en la celda. (Visite el acceso directo de Excel Pegado especial para obtener más información).
   
   
   
3. Con la columna E aún resaltada, vuelva a utilizar la función Texto a columnas y haga clic en Finalizar para marcar nuestras celdas “en blanco” en su estado supuesto (Excel no las reconocerá como realmente en blanco hasta que complete este paso).
   

1. Una vez más, con toda la columna Cuentas resaltada, haga clic en Buscar & Seleccionar en la pestaña Inicio y seleccione Ir a especial. 
   
   
   
2. Seleccione En blanco y haga clic en Aceptar. Esto seleccionará las celdas en blanco restantes en nuestra columna Cuentas (columna E).
   

1. En la primera celda vacía, introduzca la siguiente fórmula: =E2
   
   
   
2. Pulse Ctrl+Intro para introducir la fórmula en cada celda en blanco seleccionada, similar a la parte 4. Esto agrega la descripción y el número de cuenta en cada partida individual de nuestra columna Cuentas.
   
   
   
3. Al igual que hemos eliminado la última fórmula de la parte 6, resalte toda la columna, cópiela y pegue los valores. Ahora se eliminará la fórmula (=E2) y solo permanecerá el valor (número de cuenta y descripción). 

1. Ahora que todas nuestras cuentas están en una columna, elimine todas las columnas a la izquierda de la nueva columna Cuentas (en este caso, las columnas A, B, C y D).
   

   

1. Una vez eliminadas las columnas innecesarias, inserte una nueva columna a la derecha de la columna de su cuenta.
   

1. Resalte y copie solo el punto que separa el número de cuenta y la descripción de la cuenta en nuestra columna Cuenta.
   
   
   
2. Una vez copiada, resalte toda la columna Cuenta (que anteriormente era la columna E, pero ahora es la columna A).
   
   
   
3. Vuelva a la función Texto a columnas en la sección Herramientas de datos de la pestaña Datos. Asegúrese de que se haya seleccionado Delimitado y haga clic en Siguiente.
   
   
   
4. Pegue el punto que copió en la casilla “Otro” para usarlo como delimitador y haga clic en Finalizar.
   
   
   
5. Esto moverá todas las descripciones de cuentas a la columna de nuestra columna Cuentas a la nueva columna B, separando los números de cuenta y las descripciones en sus propias columnas respectivas. 
   
   
   
6. Agregue un encabezado a la nueva columna (como se realizó anteriormente) y llámelo “Descripción de la cuenta”.
   
   
   
7. Utilice Ordenar y filtrar de nuevo en la columna Fecha del conjunto de datos para mostrar solo las filas en blanco y eliminarlas a todas. Esto le dejará con un conjunto de datos desagrupado completo que estará listo para la ingesta. 

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