Resumen
Conozca los componentes de datos y campos necesarios para ejecutar un análisis de cuentas por pagar (“AP”) dentro de MindBridge:
- Entradas detalladas de cuentas por pagar
- Fin de período - Lista de cuentas por pagar pendientes
- Saldos de apertura de proveedores
- Lista de proveedores
- Inicio de período - Lista de cuentas por pagar pendientes
MindBridge proporciona análisis poderosos con datos mínimos, pero importar campos de datos adicionales le permite acceder a funciones adicionales y capacidades de filtrado para que los resultados puedan analizarse de manera más eficiente y efectiva.
Entradas detalladas de cuentas por pagar (detalle de AP)
El detalle de AP contiene los aumentos y reducciones en las cuentas de AP, incluidas las actividades de facturación y efectivo.
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# |
Nombre del campo |
Descripción |
¿Requerido? |
Puntos de control en efecto |
|---|---|---|---|---|
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1 |
ID de entrada |
El identificador de la entrada, generalmente representado por un código o número de referencia. Este es un campo clave utilizado para conectar entradas y debe ser consistente en todos los datos. Ejemplo: PO_661 |
Sí |
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2 |
Nombre del proveedor |
El nombre del proveedor. Este es un campo clave utilizado para conectar entradas y debe ser consistente en todos los datos. Ejemplo: Lift Mechanics Ltd. Nota: Si no se proporciona un ID de proveedor, el análisis utilizará el Nombre del proveedor como el ID del proveedor. Si se proporcionan ambos, el análisis utilizará el ID del proveedor, pero ambos se mostrarán. Durante el análisis, las entradas se emparejan por ID del proveedor |
Sí |
|
|
3 |
Cantidad |
El valor de la entrada, que puede ser positivo (es decir, debe) o negativo (es decir, crédito). Ejemplo: 19,834.22 (posición de debe) -19,834.22 (posición de crédito) Nota: “Cantidad” es un campo alternativo para libros mayores que no proporcionan entradas divididas en campos de debe y crédito separados. |
No
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4 |
Debe |
El valor de debe de la entrada. Ejemplo: 19,834.22 |
Sí |
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5 |
Crédito |
El valor de crédito de la entrada. Ejemplo: 19,834.22 |
Sí |
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6 |
Fecha de entrada en vigor |
La fecha del asiento en el diario, independientemente de cuándo se registró la entrada. Este campo se utiliza para determinar cuán antigua es la entrada pendiente cuando se calcula el envejecimiento. Esta fecha también puede conocerse como la “fecha contable”. Ejemplo: 2014-01-01 (AAAA-MM-DD) |
>Sí |
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|
7 |
Tipo de entrada |
La naturaleza de una entrada. Los siguientes son tipos de entrada aceptados:
|
Sí |
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8 |
ID del proveedor |
El identificador del proveedor asociado con la entrada. Este es un campo clave utilizado para conectar entradas y debe ser consistente en todos los datos. Ejemplo: 102855 Nota: Si no se proporciona un ID de proveedor, el análisis utilizará el Nombre del proveedor como el ID del proveedor. Si se proporcionan ambos, el análisis utilizará el ID del proveedor, pero ambos se mostrarán. Durante el análisis, las entradas se emparejan por ID del proveedor |
No |
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9 |
Fecha de GL |
La fecha en que se registró la entrada en el libro mayor, independientemente de cuándo entra en vigor en el ciclo contable. Ejemplo: 2014-01-01 (AAAA-MM-DD) |
No |
N/A |
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10 |
ID de cuenta |
El identificador de la cuenta financiera del libro mayor asociada con la entrada. Ejemplo: 14028 |
No |
N/A |
|
11 |
Referencia de factura |
El ID o código de la entrada de la factura para vincular la entrada a la factura. Esta es una clave secundaria en las entradas de pago que hace referencia al campo ID de entrada en la entrada de la factura correspondiente. Ejemplo: INV-100 |
No |
|
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12 |
Memorando |
Una descripción del asiento en el diario (generalmente ingresada manualmente) que proporciona el contexto de la transacción a través de contenido descriptivo o el uso de códigos. Ejemplo: Esto se pagó el 7 de diciembre desde la cuenta 1.2875. Fue un asiento manual. |
No |
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13 |
Fecha de vencimiento |
La fecha en que la factura vencía originalmente. Ejemplo: 2014-01-01 (AAAA-MM-DD) |
No |
N/A |
| 14 | Fecha de factura |
La fecha que aparece en el documento del proveedor. Ejemplo: 2021-11-15 (AAAA-MM-DD) |
No |
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15 |
Tipo de transacción |
La naturaleza de la entrada en el contexto de las cuentas por pagar. Ejemplos: factura, pago, etc. |
No |
N/A |
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16 |
ID de usuario |
El nombre o código identificador del usuario responsable de crear/publicar el asiento en el diario. Ejemplo: Paul Johnson o 10922 |
No |
N/A |
Final del periodo - Lista de cuentas por pagar pendientes
Este documento debe contener todas las cuentas por pagar que están pendientes al final del periodo de análisis.
Todas las entradas de este archivo tendrán el Tipo de entrada "pendiente" y se utilizan para el cálculo y la visualización del envejecimiento.
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# |
Nombre del campo |
Descripción |
¿Requerido? |
Puntos de control en efecto |
|---|---|---|---|---|
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1 |
Nombre del proveedor |
El nombre del proveedor. Este es un campo clave utilizado para conectar entradas y debe ser consistente en todos los datos. Ejemplo: Lift Mechanics Ltd. Nota: Si no se proporciona un ID de proveedor, el análisis utilizará el Nombre del proveedor como el ID del proveedor. Si se proporcionan ambos, el análisis utilizará el ID del proveedor, pero ambos se mostrarán. Durante el análisis, las entradas se emparejan por ID de proveedor |
Sí |
|
|
2 |
ID de entrada |
El identificador de la entrada, generalmente representado por un código o número de referencia. Este es un campo clave utilizado para conectar entradas y debe ser consistente en todos los datos. Ejemplo: PO_661 |
Sí |
|
|
3 |
Cantidad |
El valor de la entrada, que puede ser positivo (es decir, debe) o negativo (es decir, crédito). Ejemplo: 19,834.22 (posición de debe) -19,834.22 (posición de crédito) Nota: “Cantidad” es un campo alternativo para listas que no proporcionan entradas fraccionadas en campos separados de debe y crédito |
No |
|
|
4 |
Debe |
El valor de debe de la entrada. Ejemplo: 19,834.22 |
Sí |
|
|
5 |
Crédito |
El valor de crédito de la entrada. Ejemplo: 19,834.22 |
Sí |
|
|
6 |
Fecha de entrada en vigor |
La fecha del asiento en el diario, independientemente de cuándo se registró la entrada. Este campo se utiliza para determinar cuán antigua es la entrada pendiente cuando se calcula el envejecimiento. Esta fecha también puede conocerse como la “fecha contable”. Ejemplo: 2014-01-01 (AAAA-MM-DD) |
Sí |
|
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7 |
Fecha del libro mayor |
La fecha en que se registró la entrada en el libro mayor, independientemente de cuándo entra en vigor en el ciclo contable. Ejemplo: 2014-01-01 (AAAA-MM-DD) |
No |
N/A |
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8 |
ID del proveedor |
El identificador del proveedor asociado con la entrada. Este es un campo clave utilizado para conectar entradas y debe ser consistente en todos los datos. Ejemplo: 102855 Nota: Si no se proporciona un ID de proveedor, el análisis utilizará el Nombre del Proveedor como el ID del Proveedor. Si se proporcionan ambos, el análisis utilizará el ID del Proveedor, pero ambos se mostrarán. Durante el análisis, las entradas se emparejan por ID del Proveedor |
No |
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9 |
Referencia de la factura |
El ID o código de entrada de la factura para vincular la entrada a la factura. Esta es una clave secundaria en las entradas de pago que hace referencia al campo ID de entrada a la entrada de factura correspondiente. Ejemplo: INV-100 |
No |
N/A |
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10 |
ID de cuenta |
El identificador de la cuenta financiera del libro mayor asociada con la entrada. Ejemplo: 14028 |
No |
N/A |
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11 |
Tipo de transacción |
Este campo permite a los usuarios ver, ordenar y filtrar entradas pendientes según su tipo. En el contexto de las cuentas por pagar, el campo tipo de transacción indica la naturaleza de la entrada (por ejemplo, factura, pago, etc.). Este campo puede ser diferente del tipo de entrada y puede originarse de fuentes distintas al libro mayor. |
No |
N/A |
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12 |
Memo |
Una descripción del asiento en el diario (típicamente ingresada manualmente) que proporciona el contexto de la transacción a través de contenido descriptivo o el uso de códigos. Ejemplo: Esto se pagó el 7 de diciembre desde la Cuenta 1.2875. Fue un asiento manual. |
No |
N/A |
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13 |
ID de usuario |
El nombre o código identificador del usuario responsable de crear/publicar el asiento en el diario. Ejemplo: Paul Johnson o 10922 |
No |
N/A |
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14 |
Fecha de vencimiento |
La fecha en que la factura vencía originalmente. Ejemplo: 2014-01-01 (AAAA-MM-DD) |
No |
N/A |
| 15 | Fecha de la factura |
La fecha que aparece en el documento del proveedor. Ejemplo: 2021-11-15 (AAAA-MM-DD) |
No |
N/A |
Saldos de apertura de proveedores
Este documento opcional debe contener los saldos de cada cuenta de proveedor al inicio del periodo de análisis.
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# |
Nombre del campo |
Descripción |
¿Requerido? |
Puntos de control en efecto |
|---|---|---|---|---|
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1 |
Nombre del proveedor |
El nombre del proveedor. Este es un campo clave utilizado para conectar entradas y debe ser consistente en todos los datos. Ejemplo: Lift Mechanics Ltd. Nota: Si no se proporciona un ID de proveedor, el análisis utilizará el Nombre del Proveedor como el ID del Proveedor. Si se proporcionan ambos, el análisis utilizará el ID del Proveedor, pero ambos se mostrarán. Durante el análisis, las entradas se emparejan por ID del Proveedor. |
Sí |
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2 |
Balance |
El saldo de apertura de un proveedor en particular al inicio del periodo de análisis. Ejemplo: 1000.54 Nota: “Balance” es un campo alternativo para listas que no proporcionan entradas fraccionadas en campos de débito y crédito separados. |
Sí |
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|
3 |
Debe |
El saldo de apertura de un proveedor en particular al inicio del periodo de análisis como valor de débito. Ejemplo: 19,834.22 |
No |
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4 |
Crédito |
El saldo de apertura de un proveedor en particular al inicio del periodo de análisis como valor de crédito. Ejemplo: 19,834.22 |
No |
|
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5 |
ID del proveedor |
El identificador del proveedor asociado con la entrada. Este es un campo clave utilizado para conectar entradas y debe ser consistente en todos los datos. Ejemplo: 102855 Nota: Si no se proporciona un ID de proveedor, el análisis utilizará el Nombre del Proveedor como el ID del Proveedor. Si se proporcionan ambos, el análisis utilizará el ID del Proveedor, pero ambos se mostrarán. Durante el análisis, las entradas se emparejan por ID del Proveedor. |
No |
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Lista de proveedores
Este documento proporciona los nombres de cada proveedor y información adicional.
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# |
Nombre del campo |
Descripción |
¿Requerido? |
Puntos de control en efecto |
|---|---|---|---|---|
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1 |
Nombre del proveedor |
El nombre del proveedor. Este es un campo clave utilizado para conectar entradas y debe ser consistente en todos los datos. Ejemplo: Lift Mechanics Ltd. Nota: Si no se proporciona un ID de proveedor, el análisis utilizará el Nombre del Proveedor como el ID del Proveedor. Si se proporcionan ambos, el análisis utilizará el ID del Proveedor, pero ambos se mostrarán. Durante el análisis, las entradas se emparejan por ID de Proveedor. Nota: Si no se proporciona el ID del Proveedor, entonces el Nombre del Proveedor debe ser único dentro de este archivo. |
Sí |
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2 |
ID del proveedor |
El identificador del proveedor asociado con la entrada. Este es un campo clave utilizado para conectar entradas y debe ser consistente en todos los datos. Ejemplo: 102855 Nota: Si no se proporciona un ID de proveedor, el análisis utilizará el Nombre del Proveedor como el ID del Proveedor. Si se proporcionan ambos, el análisis utilizará el ID del Proveedor, pero ambos se mostrarán. Durante el análisis, las entradas se emparejan por ID de Proveedor. Nota: Si se proporciona el ID del Proveedor, debe ser único dentro de este archivo. |
No |
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3 |
Dirección del proveedor |
Una o más direcciones asociadas con el proveedor de la entrada. Ejemplo: 155, Pine Street, New York, NY |
No |
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4 |
Relacionado |
La relación indica si un proveedor es una parte vinculada. Ejemplo de valores aceptables: Sí/Verdadero o campo vacío solamente. Nota: Un “No” en este campo se interpretará como relacionado> porque no está vacío. |
No |
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Inicio del período - Lista de cuentas por pagar pendientes
Este archivo opcional contiene todas las cuentas por pagar pendientes al inicio del periodo de análisis.
Si se proporciona, se agrega al archivo de detalle de cuentas por pagar con los duplicados eliminados (es decir, una unión de conjuntos). Las entradas combinadas se convierten en los datos fuente para todos los puntos de control de cuentas por pagar, con las siguientes excepciones:
- Los puntos de control de gasto de efectivo y factura pendiente antigua no consideran entradas de este archivo, sino que utilizan datos del detalle de cuentas por pagar solamente
- Si se proporciona el saldo inicial del proveedor, las entradas de ese archivo se considerarán para el punto de control de proveedor con un saldo deudor en su lugar.
Todas las entradas de este archivo tendrán el Tipo de Entrada "apertura" y para el análisis tendrán el mismo tratamiento que "factura".
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# |
Nombre del campo |
Descripción |
¿Requerido? |
Puntos de control en efecto |
|---|---|---|---|---|
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1 |
Nombre del proveedor |
El nombre del proveedor. Este es un campo clave utilizado para conectar entradas y debe ser consistente en todos los datos. Ejemplo: Lift Mechanics Ltd. Nota: Si no se proporciona un ID de proveedor, el análisis utilizará el Nombre del Proveedor como el ID del Proveedor. Si se proporcionan ambos, el análisis utilizará el ID del Proveedor, pero ambos se mostrarán. Durante el análisis, las entradas se emparejan por ID de Proveedor |
Sí |
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|
2 |
ID de la entrada |
El identificador de la entrada, generalmente representado por un código o número de referencia. Esta es una clave utilizada para conectar entradas y debe ser consistente en todos los datos. Ejemplo: PO_661 |
Sí |
|
|
3 |
Cantidad |
El valor de la entrada, que puede ser positivo (es decir, debe) o negativo (es decir, crédito). Ejemplo: 19,834.22 (posición deudora) -19,834.22 (posición acreedora) Nota: La cantidad es un campo alternativo para listas que no proporcionan entradas divididas en campos de debe y crédito separados. |
No |
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|
4 |
Debe |
El valor deudor de la entrada. Ejemplo: 19,834.22 |
Sí |
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5 |
Crédito |
El valor acreedor de la entrada. Ejemplo: 19,834.22 |
Sí |
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6 |
Fecha de entrada en vigor |
La fecha del asiento en el diario, independientemente de cuándo se registró la entrada. Este campo se utiliza para determinar cuán antigua es la entrada pendiente cuando se calcula el envejecimiento. Esta fecha también puede ser conocida como la “fecha contable”. Ejemplo: 2014-01-01 (AAAA-MM-DD) |
Sí |
|
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7 |
Fecha del libro mayor |
La fecha en que la entrada se registró en el libro mayor, independientemente de cuándo entra en vigor en el ciclo contable. Ejemplo: 2014-01-01 (AAAA-MM-DD) |
No |
No aplica |
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8 |
ID del proveedor |
El identificador del proveedor asociado con la entrada. Este es un campo clave utilizado para conectar entradas y debe ser consistente en todos los datos. Ejemplo: 102855 Nota: Si no se proporciona un ID de proveedor, el análisis utilizará el Nombre del Proveedor como el ID del Proveedor. Si se proporcionan ambos, el análisis utilizará el ID del Proveedor, pero ambos se mostrarán. Durante el análisis, las entradas se emparejan por ID de Proveedor |
No |
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9 |
Referencia de factura |
El ID o código de la entrada de la factura para vincular la entrada a la factura. Esta es una clave secundaria en las entradas de pago que hace referencia al campo ID de entrada a la entrada de factura correspondiente. Ejemplo: INV-100 |
No |
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10 |
ID de cuenta |
El identificador de la cuenta financiera del libro mayor asociada con la entrada. Ejemplo: 14028 |
No |
N/A |
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11 |
Tipo de transacción |
Esto permitirá a los usuarios ver, ordenar y filtrar las entradas pendientes según su tipo. En el contexto de las cuentas por pagar, el campo tipo de transacción indica la naturaleza de la entrada (por ejemplo, factura, pago, etc.) Este campo puede ser diferente del tipo de entrada y puede originarse de fuentes distintas al libro mayor. |
No |
N/A |
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12 |
Memo |
Una descripción del asiento en el diario (típicamente ingresada manualmente) que proporciona contexto a la transacción a través de contenido descriptivo o el uso de códigos. Ejemplo: Esto se pagó el 7 de diciembre desde la cuenta 1.2875. Fue un asiento manual. |
No |
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13 |
Identificador del usuario |
El nombre o código identificativo del usuario responsable de crear/publicar el asiento en el diario. Ejemplo: Paul Johnson o 10922 |
No |
N/A |
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14 |
Fecha de vencimiento |
La fecha en que la factura venció originalmente. Ejemplo: 2014-01-01 (AAAA-MM-DD) |
No |
N/A |
| 15 | Fecha de factura |
La fecha que aparece en el documento del proveedor. Ejemplo: 2021-11-15 (AAAA-MM-DD) |
No |
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