Resumen

Aprenda algunos trucos de formateo de datos que se pueden utilizar para formatear su archivo antes de importarlo a MindBridge.

Vídeo de descripción general

Formatos de fecha

MindBridge sabe traducir todo tipo de formatos de fecha; siempre que Excel reconozca los datos como una fecha, MindBridge también lo hará.

Compruebe si su fecha tiene el formato adecuado

1. Aplique un filtro a los datos en Excel.
2. Utilice el menú Filtrar por fecha para ver cómo Excel interpreta los datos
   El formato de fecha debe agruparse como aparece en la imagen siguiente.
   

Volver a formatear la fecha

1. Si fuera necesario reformater los datos, seleccione la función Texto en columnas en Excel, que se encuentra en la pestaña Datos.
2. Seleccione Delimitado y haga clic en Siguiente.
   
   
   
3. En el paso 2 de 3, en la sección Delimitador, marque la casilla junto a Otro y, a continuación, introduzca “/” (una barra invertida) en el campo de texto
   Nota: Cuando utilice el delimitador personalizado, asegúrese de insertar previamente la cantidad adecuada de columnas nuevas después de la columna de fecha original. Estas nuevas columnas se utilizarán para delimitar la fecha.
   
   
   También puede utilizar el delimitador Fecha (paso 3 de 3). Asegúrese de que el formato de fecha del menú coincida con el formato de fecha del archivo.
   
   
   
4. Para volver a unir la fecha, pegue la siguiente fórmula en en una columna vacía:
   =FECHA(columna Año, columna Mes, columna Día)
   
   
5. Vaya a la pestaña Número en la cinta Inicio.
6. Utilice el menú para seleccionar Fecha abreviada. 
   

A continuación, se muestra una imagen del antes y después que muestra el formato de fecha preferido AAAA-MM-DD.

Aplicar formato a valores de importe o débito y crédito

Las columnas de importe o débito y crédito no deben contener caracteres especiales. La forma más fácil de garantizar esto es cambiar las columnas a un formato numérico.

1. En la pestaña Número de la cinta Inicio, utilice el menú para seleccionar Número.
   
   
   Esto eliminará caracteres especiales (como "$") de sus columnas.
   

Extraer un identificador de la transacción de un número de cuenta
- o -
Separar la descripción de la cuenta del número de cuenta

1. Inserte una columna después de la columna con la que está trabajando y cambie el nombre.
2. Hay dos formas de separar los datos en dos campos: 
   1. Utilice Texto a columnas siguiendo los pasos anteriores para separar los datos si se utilizan delimitadores. 
   2. Utilice Visual Basic para extraer los datos siguiendo el paso 3 y posteriores.
3. Vaya a la pestaña Desarrollador.
4. Abra el editor de Visual Basic.
   
   
   
5. En el editor de Visual Basic, seleccione Insertar > Módulo.
   
   
   
6. Copie y pegue el texto siguiente en el espacio en blanco que aparece y seleccione Guardar (si aparece una selección dinámica, seleccione Sí).

   Función TextOnly(pWorkRng como rango) como cadena
   'Updateby20140515
   Dim xValue como cadena
   Dim OutValue como cadena
   xValue = pWorkRng.Value
   For xIndex = 1 To VBA.Len(xValue)
   Si no es VBA.IsNumeric(VBA.Mid(xValue, xIndex, 1)) entonces
   OutValue = OutValue & VBA.Mid(xValue, xIndex, 1)
   Finalizar si
   Siguiente
   TextOnly = OutValue
   Finalizar función

   
   
   

Formato de archivo

Los archivos de gran tamaño tardan un tiempo en importarse a MindBridge, pero hay algunas cosas que puede hacer para acelerar las cosas.

Guarde el archivo como .csv

Guardar el archivo con la extensión .csv reduce el tamaño del archivo, por lo que es más fácil formatearlo e importarlo en MindBridge.

Elimine las filas vacías

Cambie el nombre de los encabezados para alinearlos con los siguientes encabezados de MindBridge. Esto ayudará a acelerar el proceso de importación.

• Identificador de cuenta
• Nombre de cuenta
• Fecha de anotación
• Memorando
• Identificador de la transacción
• Tipo de transacción (si lo tiene)
• Importe (o Débito y crédito)
• Fuente (si la tiene)
• Identificador de usuario (si lo tiene)
  
  

Rellene los números de cuenta y nombres (archivos agrupados)

1. Seleccione la columna(s) que desea rellenar.
2. Abra la pestaña Edición en la cinta Inicio.
3. Abra el menú Buscar y seleccionar.
4. Seleccione Ir a especial...
   
   
   
5. Seleccione En blanco.
6. >Seleccione >Aceptar.
   
   
   Esta selección resalta las celdas vacías y convierte a la primera celda vacía en blanca.
   
   
   
7. Pulse F2 en el teclado para introducir valores en el cuadro blanco.
8. Cuando el indicador de tipo parpadee, introduzca = y luego la celda anterior (por ejemplo, "=K1").
   
9. Pulse Ctrl+Intro en el teclado.
   Ahora deben rellenarse todas sus celdas.
10. Copie y pegue los valores de esa celda para eliminar la fórmula.
    
    

Concatenación de archivos

Si el archivo está dentro de los límites de Excel, simplemente copie y pegue los archivos juntos sin los encabezados del segundo archivo en una hoja de cálculo

Si el archivo supera los límites de Excel, aprenda a fusionar varios archivos en una sola hoja dentro de MindBridge.

Consideraciones adicionales

Al formatear sus datos, preste atención a estas consideraciones clave:

• Los archivos de saldo de comprobación siempre deben contener cuentas únicas, ya que las cuentas redundantes provocarán errores. Aprenda a resolver este problema.
• Siempre se recomienda importar un formato de archivo "no agrupado" en MindBridge. Obtenga más información sobre los formatos de archivo agrupados frente a los no agrupados.
• Si desea filtrar el análisis por los valores encontrados en una columna en particular, agregue esa columna durante la correlación de columnas. Aprenda a agregar columnas para filtrar.

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