Resumen

Aprenda algunos trucos de formato de datos que se pueden usar para formatear su archivo antes de importarlo a MindBridge.

Video de resumen

Formato de fecha

MindBridge puede traducir todo tipo de formatos de fecha, siempre que Excel reconozca los datos como una fecha, también lo hará MindBridge.

Verifique si su fecha está correctamente formateada

1. Aplicar un filtro a los datos en Excel.
2. Use el Filtro por fecha menú para ver cómo Excel interpreta los datos
   El formato de fecha debe estar agrupado como aparece en la imagen a continuación.
   

Reformatear la fecha

1. Si los datos requieren reformateo, seleccione la función Texto en columnas en Excel, que se encuentra en la pestaña Datos.
2. Seleccione Delimitado y luego haga clic en Siguiente.
   
   
   
3. En el paso 2 de 3, en la sección Delimitador, marque la casilla junto a Otro, luego ingrese " / " (una barra inclinada) en el campo de texto
   Nota: Cuando use un delimitador personalizado, asegúrese de insertar la cantidad adecuada de nuevas columnas después de la columna de fecha original de antemano. Estas nuevas columnas se utilizarán para delimitar la fecha.
   
   
   Alternativamente, use el delimitador Fecha (en el paso 3 de 3). Asegúrese de que el formato de fecha en el menú coincida con el formato de fecha de su archivo.
   
   
   
4. Para volver a unir la fecha, pegue la siguiente fórmula en una columna vacía:
   =DATE(Columna de Año, Columna de Mes, Columna de Día)
   
   
5. Vaya a la pestaña Número en la cinta de opciones de Inicio.
6. Use el menú para seleccionar Fecha corta.
   

A continuación se muestra una imagen de antes y después que muestra el formato de fecha preferido de AAAA-MM-DD.

Formatear valores de monto o débito y crédito

La columna de monto, o las columnas de débito y crédito, no deben contener caracteres especiales. La forma más fácil de asegurarse de esto es cambiar la(s) columna(s) a formato de número.

1. Desde la pestaña Número en la cinta de opciones de Inicio, use el menú para seleccionar Número.
   
   
   Esto eliminará los caracteres especiales (como "$") de sus columnas.
   

Extraer un identificador de la operación de un número de cuenta
- o-
Separar la descripción de la cuenta del número de cuenta

1. Inserte una columna después de la columna con la que está trabajando y renómbrela.
2. Hay dos formas de separar los datos en dos campos: 
   1. Use Texto en columnas siguiendo los pasos anteriores para separar los datos si se utilizan delimitadores. 
   2. Use Visual Basic para extraer los datos siguiendo el paso 3 en adelante.
3. Vaya a la pestaña Desarrollador.
4. Abra el editor de Visual Basic.
   
   
   
5. En el editor de Visual Basic, seleccione Insertar > Módulo.
   
   
   
6. Copiar y pegar el texto a continuación en el espacio en blanco que aparece y seleccione Guardar (si aparece un mensaje, seleccione Sí).

   Function TextOnly(pWorkRng As Range) As String
   'Updateby20140515
   Dim xValue As String
   Dim OutValue As String
   xValue = pWorkRng.Value
   For xIndex = 1 To VBA.Len(xValue)
   If Not VBA.IsNumeric(VBA.Mid(xValue, xIndex, 1)) Then
   OutValue = OutValue & VBA.Mid(xValue, xIndex, 1)
   End If
   Next
   TextOnly = OutValue
   End Function

   
   
   

Formato de archivo

Los archivos de gran tamaño tardan un tiempo en importarse a MindBridge, pero hay algunas cosas que puede hacer para acelerar el proceso.

Guarde el archivo como .csv

Guardar el archivo con la extensión .csv disminuye el tamaño del archivo, por lo que es más fácil de formatear e importar a MindBridge.

Eliminar filas vacías

Renombrar los encabezados para alinearlos con los siguientes encabezados de MindBridge. Esto ayudará a acelerar el proceso de importación.

• ID de cuenta
• Nombre de cuenta
• Fecha de publicación
• Memo
• Identificador de la operación
• Tipo de transacción (si lo tiene)
• Monto (o Débito y Crédito)
• Fuente (si lo tiene)
• Identificador del usuario (si lo tiene)
  
  

Rellenar números y nombres de cuenta (archivos agrupados)

1. Seleccione la(s) columna(s) que desea rellenar.
2. Abra la pestaña Edición en la cinta de opciones de Inicio.
3. Abra el menú Buscar y seleccionar.
4. Seleccione Ir a especial...
   
   
   
5. Seleccione Blancos.
6. >Seleccione >Ok.
   
   
   Esta selección resalta las celdas vacías y hace que la primera celda vacía sea blanca.
   
   
   
7. Presione F2 en su teclado para ingresar valores en la celda blanca.
8. Cuando el indicador de tipo parpadee, ingrese = luego la celda de arriba (por ejemplo, "=K1").
   
9. Presione Ctrl+Enter en su teclado.
   Todas sus celdas ahora deberían estar llenas.
10. Copie y pegue los valores en esa celda para eliminar la fórmula.
    
    

Concatenar archivos

Si el archivo está dentro de los límites de Excel, simplemente copie y pegue los archivos juntos sin los encabezados del segundo archivo en una hoja.

Si el archivo excede los límites de Excel, aprenda cómo fusionar varios archivos en una hoja dentro de MindBridge.

Consideraciones adicionales

Al formatear sus datos, preste atención a estas consideraciones clave:

• Los archivos de saldo de comprobación siempre deben contener cuentas únicas, ya que las cuentas redundantes causarán errores. Aprenda cómo resolver este problema.
• Siempre se recomienda importar un archivo en formato "no agrupado" en MindBridge. Aprenda sobre los formatos de archivo agrupados versus no agrupados.
• Si desea filtrar su análisis por los valores encontrados en una columna en particular, agregue esa columna durante la correlación de columnas. Aprenda cómo agregar una columna para el filtrado.

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