Resumen

Encuentra respuestas a las principales consultas sobre el uso de un conector directo para importar tus datos a MindBridge para análisis.

¿Expira la autorización? ¿Cuánto tiempo tendré acceso a los datos del ERP de mi cliente?

Si te conectas tú mismo, tendrás acceso al ERP de tu cliente durante 7 días.

Al invitar a un cliente a conectarse, puedes solicitar que se otorgue acceso por 1 a 180 días. Después del tiempo determinado, debes reautorizar la conexión para extender tu acceso.

¿Qué tipos de datos se pueden extraer del ERP de mi cliente?

Dependiendo del ERP que se esté utilizando, la tabla a continuación muestra los ERPs actualmente soportados por MindBridge, así como los datos asociados que se pueden extraer a MindBridge a través del conector directo.

journalreport

ledgerdetails

journals

balancesheetdetailreport

openclosingbalances

trialbalancereport

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trialbalancereport

account

ledgerAccounts

accounts

TransactionListByVendor

apDetails

agedpayabledetailreport

agedpayabledetailreport

Vendor

vendors

TransactionListByCustomer

arDetails

agedreceivabledetailreport

arAging

agedreceivabledetailreport

arAging

Customer

 customers

¿Con qué frecuencia se extraen datos en MindBridge?

Los datos solo se pueden extraer en MindBridge cuando un usuario lo indica. Completa este proceso seleccionando Sincronizar en los datos del ERP en el conector directo.

MindBridge nunca enviará datos a tu ERP.

¿Cómo obtengo acceso al software ERP de mi cliente?

Se requieren credenciales del sistema final para obtener acceso al ERP. Hay dos formas diferentes de hacer esto:

• Como auditor, debes tener acceso como “contable o contador”. Tu cliente debe crear una cuenta de usuario “contable o contador” para que inicies sesión.
• Mientras estés en el sitio con tu cliente, puedes guiarlos a través del flujo de trabajo y hacer que ingresen sus credenciales como autorización.
  
  

¿Puede mi cliente prevenir o revocar el acceso en cualquier momento? ¿Qué implica este proceso?

Tu cliente puede prevenir o revocar el acceso al ERP en cualquier momento. El ERP de tu cliente tendrá una sección para gestionar y deshabilitar conexiones o aplicaciones. Para deshabilitar el acceso, tu cliente debe seleccionar Desconectar junto a la aplicación MindBridge.

¿Cómo reinicio importaciones de archivos individuales o múltiples sin afectar otras importaciones de archivos?

Si necesitas volver a sincronizar uno o varios archivos, aquí están los pasos a seguir:

1. La conexión al ERP debe estar activa.
2. Selecciona Configurar fuente de datos en el análisis objetivo.
3. Selecciona el(los) archivo(s) que deseas volver a importar.
4. Selecciona Sincronizar.
   
   

¿Qué pasa si mi cliente no tiene un conjunto de datos completo disponible?

Para que los datos se extraigan, primero deben ser accesibles por un punto final (por ejemplo, en QuickBooks, estamos usando el punto final “journal” para extraer datos de detalle del libro mayor). Los puntos finales configurados aseguran que solo estamos extrayendo los datos apropiados para cada archivo requerido y no datos adicionales no utilizados. El sistema se comportará de manera normal después de que se haya completado la extracción de datos. Si los datos no existen en el sistema fuente o no son accesibles a través del punto final, no se extraerán registros.

Por ejemplo, si configuras el sistema para extraer datos del 1 de enero de 2022 al 31 de diciembre de 2022, y los datos de mayo de 2022 no existen en el sistema fuente o no son accesibles a través del punto final, no se extraerán registros para el mes de mayo. Todos los demás meses con datos se extraerán de manera normal, siempre que estén presentes y sean accesibles.

¿Puedo extraer asientos de ajuste utilizando el conector directo?

Sí, puedes extraer asientos de ajuste. Si los asientos de ajuste se han registrado como asientos en el diario en períodos anteriores, se tratan como un asiento en el diario regular con el tipo apropiado, asientos de ajuste, y se extraerán.

Los asientos de ajuste en el período actual son proporcionados por el auditor para finalizar la interacción. Cuando los usuarios registran estos asientos como diarios, serán accesibles para futuras extracciones de datos.

¿Cómo utilizo la función de conector directo cuando tengo múltiples entidades o auditorías consolidadas?

Esto depende de cómo están configuradas las entidades en sus sistemas de contabilidad. Hay dos casos de uso diferentes:

• Si cada subsidiaria está configurada como su propia organización en QB, cada organización necesitará ser autorizada y tener los datos ejecutados en análisis separados
• Si los estados financieros están consolidados, los archivos extraídos se dejan en el paso de mapear columnas del asistente de importación para que los filtros categóricos aún se puedan aplicar a la fuente de datos.
  
  

¿Puedo extraer datos adicionales de columnas del ERP de mi cliente (por ejemplo, columnas de referencia adicionales, códigos de departamento, códigos de estado, etc.)?

Todos los datos de columnas disponibles se extraen automáticamente del ERP de su cliente. Luego se le da la oportunidad de mapear selectivamente y/o manipular los datos de columnas disponibles para satisfacer sus requisitos de análisis. Si un campo no existe en los datos objetivo dentro del ERP de su cliente, MindBridge no podrá extraer la información faltante.

¿Cómo incluyo partes relacionadas en el módulo de AR/AP?

Si las partes relacionadas no están presentes en los datos fuente del ERP, puede seguir estos pasos para incluir partes relacionadas en su análisis de AR/AP:

1. Importe el archivo de proveedor/cliente utilizando el conector directo.
2. Exporte este informe desde MindBridge.
3. Inserte la información de la parte relacionada en una columna adicional.
4. Reimporte manualmente el archivo actualizado desde su unidad local utilizando arrastrar y soltar o búsquelo en su computadora.
   
   

¿Puede mi cliente ver qué datos extraje del conector directo? ¿Cuál es la pista de auditoría?

Dentro del sistema ERP, no hay indicación cuando los archivos se extraen específicamente a MindBridge una vez que se otorga la autorización. Las importaciones de datos están marcadas con fecha y hora independientemente de la fuente (es decir, conector directo o unidad local).

¿Hay alguna forma de cambiar mi mapeo de columnas o selección de ID de transacción después de haber importado mis datos?

Para hacer ajustes a su configuración de importación de datos, deberá reiniciar/re-sincronizar la importación del archivo respectivo. Para completar este proceso utilizando la función de conector directo, siga estos pasos:

1. Seleccione Configurar fuente de datos junto al análisis que contiene la importación del archivo respectivo que desea reiniciar o actualizar.
2. Seleccione el archivo que desea re-sincronizar de la lista de opciones de archivos de datos ERP.
3. Seleccione Sincronizar.

Para completar este proceso manualmente, seleccione Acciones > Reemplazar junto a la importación del archivo respectivo y proceda a volver a cargar su archivo de datos desde el paso inicial del proceso de importación.

¿Cuáles son las limitaciones de usar esta función para diferentes permisos de acceso a MindBridge?

Una vez que obtenga acceso a un compromiso como auditor o gerente, tendrá la oportunidad de comenzar los flujos de trabajo de autorización y sincronización de datos. Cualquier usuario adicional que tenga acceso al compromiso podrá completar los mismos flujos de trabajo.

¿Los datos cargados en MindBridge se actualizan automáticamente con los cambios realizados en el ERP de mi cliente?

Cualquier cambio aplicado a los datos dentro del software ERP de su cliente no se actualizará automáticamente en MindBridge con el conector directo. Debe re-sincronizar sus datos importados para aplicar las actualizaciones recientes realizadas a los datos en el software ERP de su cliente.

¿Los datos de mi cliente permanecen en MindBridge después de haber sido eliminados de nuestro ERP?

Una vez que los datos se cargan en MindBridge utilizando el conector directo, estos datos permanecen importados como un archivo .csv descargable. Puede eliminar individualmente los archivos de datos cargados, o puede eliminar todas las importaciones de datos a nivel de análisis, compromiso u organización dependiendo de sus permisos de acceso.

¿Cómo extraigo varios años de datos a la vez utilizando el conector directo?

Antes de importar desde su fuente de datos, asegúrese de agregar todos los períodos adicionales a su configuración de análisis.

El número de períodos anteriores agregados dictará cuántos períodos de datos estarán disponibles para extraer de su software ERP. Para extraer datos de períodos anteriores, seleccione todos los archivos que desea extraer para cada período.

¿Qué pasa si mi cliente cambió a un software ERP diferente? ¿Puedo cargar datos de años anteriores utilizando ERP A (ERP anterior) y los datos del año actual utilizando ERP B (versión más reciente)?

Solo puede conectarse a 1 fuente de datos por análisis cuando utiliza el conector directo. Para importar datos de períodos anteriores de diferentes softwares ERP, complete el siguiente flujo de trabajo:

1. Cree múltiples análisis dentro de su compromiso dependiendo del número de softwares ERP de los que necesite datos.
2. Conecte cada análisis a su respectivo software ERP.
3. Complete el proceso de extracción automatizada de cada software ERP para cada período de datos.
4. Descargue cada archivo de datos de períodos anteriores una vez importado desde su respectiva fuente de datos.
5. Agregue períodos anteriores a su análisis del año actual, luego proceda a importar manualmente cada archivo descargado en cada período respectivo.
   
   

¿El conector directo funciona igual para bibliotecas personalizadas que para las bibliotecas predeterminadas de MindBridge?

Para bibliotecas personalizadas

Tiene la opción de importar un plan de cuentas desde su software ERP si contiene datos que vinculan los códigos del libro mayor a las agrupaciones de cuentas aplicadas a su compromiso. Si estos datos no están disponibles en su software ERP, deberá completar el proceso de asignación de cuentas por separado utilizando el método de importación manual.

Para bibliotecas predeterminadas de MindBridge

Deberá completar el proceso de asignación de cuentas para los códigos de cuentas del libro mayor manualmente debido a la ausencia de códigos MAC en su software ERP.

¿Hay un párrafo que pueda copiar y pegar a mi cliente para que entienda la seguridad detrás de la transferencia de datos utilizando un conector directo?

A continuación se muestra una descripción general de cómo el flujo de trabajo del conector directo en MindBridge mantiene el cumplimiento de SOC2 Tipo 2 y GDPR.

• Un usuario de MindBridge inicia el flujo de trabajo de autorización del conector directo
• Se otorga la autorización para el conector directo y el token de autorización se almacena según la duración aprobada
• Con la conexión autorizada, puede configurar e iniciar una sincronización de datos con MindBridge
• Los datos fuente fluyen hacia MindBridge y se formatean en un documento .csv
  
  

¿Todos los archivos para mi análisis tienen que ser importados utilizando el conector directo? ¿Puedo importar algunos archivos manualmente?

Para cada archivo de análisis, tiene la opción de importar manualmente desde su unidad local, o automáticamente a través del conector directo. para completar su análisis. Al utilizar el conector directo, puede ser selectivo sobre los archivos exactos que desea extraer utilizando las casillas de verificación a continuación.

¿El conector directo se desconecta cuando cierro sesión en MindBridge? ¿Mis datos continúan importándose si me voy?

El proceso de importación está impulsado por nuestros servidores basados en la nube, por lo tanto, puede cerrar sesión en MindBridge sin cancelar una importación de datos.

¿Por qué desapareció el indicador "ERP Conectado" junto a un archivo que importé previamente utilizando el conector directo? ¿Estos datos ya no son válidos?

El indicador "ERP Conectado" solo aparecerá junto a los archivos que se actualizaron (re-sincronizaron) más recientemente utilizando el conector directo. Aplicar una actualización/re-sincronización parcial a ciertos archivos en su análisis no afectará la integridad de otros archivos importados.

¿Cómo se reinicia una sola importación de archivo? Si re-sincronizo/re-importo solo uno de mis archivos importados, ¿esto deshará el progreso que he hecho en mis otras importaciones de archivos?

Para reiniciar o re-sincronizar una carga de archivo, complete los siguientes pasos:

1. Seleccione Configurar fuente de datos junto al análisis que contiene la importación del archivo respectivo que desea reiniciar o actualizar.
2. Seleccione el archivo que desea re-sincronizar de la lista de opciones de archivos de datos ERP.
3. Seleccione Sincronizar.

Observará que el proceso de importación se reinicia para los archivos específicos que seleccionó, mientras que otros archivos importados permanecen sin cambios.

¿Los datos de mi cliente requieren algún formato adicional una vez que se extraen del software ERP?

El conector directo importa efectivamente datos del software ERP sin requerir un formato adicional de datos. El conector directo ingiere automáticamente todos los datos de columnas disponibles en su software ERP para cada tipo de fuente de archivo. Una vez que se extraen los datos del ERP, el proceso de ingestión restante permite a los usuarios mapear y manipular columnas de datos disponibles, aplicar identificadores de transacción personalizados y especificar configuraciones preliminares de puntos de control.

¿Pueden mis compañeros de equipo descargar archivos de datos que he extraído en MindBridge si ellos mismos no tienen autorización?

El conector directo extrae datos en forma de archivos .csv. Estos archivos están disponibles para descargar desde el compromiso por cualquier persona con acceso al compromiso una vez que se complete el proceso de carga inicial.

¿Tengo que pedir autorización para el ERP del cliente para cada nuevo compromiso?

Sí, tendrá que solicitar autorización para cada nuevo compromiso. Pero si desea cargar cuatro años de datos, entonces no necesitará crear cuatro compromisos. Puede simplemente crear un compromiso y agregar datos de períodos anteriores en el mismo análisis.

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