Resumen
Aprenda sobre los archivos de datos y campos necesarios para ejecutar un análisis del libro mayor dentro de MindBridge.
- Libro mayor (o un Informe de diario si los datos se están extrayendo de Quickbooks Desktop o Quickbooks Online)
- Saldo inicial (es decir, saldo al cierre del año anterior)
- Saldo de cierre
- Plan de cuentas
- Sistema de códigos de clasificación de cuentas de MindBridge (MAC)
- Análisis interino (es decir, un libro mayor parcial)
MindBridge proporciona poderosos análisis con datos mínimos requeridos. Sin embargo, al importar campos de datos adicionales, puede acceder a funciones adicionales y capacidades de filtrado (como búsqueda por empresa, sucursal, tipo de transacción, centro de costos, departamento, etc.) que le permiten analizar los resultados de manera más eficiente y efectiva.
Datos del libro mayor (requerido)
Un libro mayor es un registro que contiene todos los asientos de diario (por ejemplo, datos de transacciones) de una empresa para crear sus estados financieros. Este es el archivo principal requerido para cualquier análisis del libro mayor.
El archivo del libro mayor debe ser exportado desde un sistema ERP o de contabilidad en formato .xlsx o .csv.
Tenga en cuenta que al trabajar con Quickbooks Desktop o Quickbooks Online se recomienda que exporte un Informe de diario en lugar de un Informe de libro mayor.
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# |
Nombre del campo |
Descripción |
¿Requerido? |
Puntos de control en efecto |
|---|---|---|---|---|
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1 |
ID de cuenta |
El identificador único para la cuenta financiera dada. Esta información también se encuentra en el plan de cuentas. Ejemplo: 14028 |
Sí |
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2 |
Descripción de la cuenta |
El nombre de la cuenta financiera dada. Esta información también se encuentra en el plan de cuentas. Ejemplo: Efectivo y equivalentes de efectivo |
No |
N/A |
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3 |
Fecha de entrada en vigor |
La fecha en que el asiento en el diario entra en vigor en el libro mayor, independientemente de cuándo se registró la transacción o el asiento. Esta fecha también puede ser conocida como la “fecha contable.” Ejemplo: 2014-01-01 (AAAA-MM-DD) |
Sí |
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4 |
Débito |
El valor del débito del asiento. Ejemplo: 19,834.22 |
Sí |
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5 |
Crédito |
El valor del crédito del asiento. Ejemplo: 19,834.22 |
Sí |
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6 |
Cantidad |
El valor del asiento, que puede ser positivo (es decir, débito) o negativo (es decir, crédito). Ejemplo: 19,834.22 (débito) -19,834.22 (crédito) Nota: “Cantidad” es un campo alternativo para libros mayores que no fraccionan asientos en campos de débito y crédito separados. En MindBridge, es el equivalente a tener campos de "Débito" y "Crédito". |
No |
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7 |
Fecha de entrada |
La fecha en que el asiento o transacción fue registrado en el libro mayor, independientemente de cuándo entra en vigor en el ciclo contable. Ejemplo: 2014-01-01 (AAAA-MM-DD) |
No |
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8 |
Identificador de la operación |
El código único utilizado para agrupar asientos dentro de una transacción dada. Ejemplo: 6524 |
Sí |
Todos los puntos de control a nivel de transacción |
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9 |
Tipo de transacción |
La “clasificación” de la transacción, generalmente basada en una lista predefinida. Ejemplos: Recibos de efectivo, desembolsos de efectivo, diario general, nota de crédito, compras, ventas. |
No |
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10 |
Nota |
Una descripción del asiento en el diario. Normalmente se introduce manualmente y proporciona una descripción de lo que ocurrió. Ejemplo: Esto se pagó el 7 de diciembre desde la Cuenta XYZ. |
No |
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11 |
Fuente |
La fuente del asiento en el diario. Ejemplo: Libro Mayor (GL) Nómina (PR) |
No |
N/A |
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12 |
Identificador del Usuario |
El nombre o código del usuario responsable de crear el asiento en el diario. Ejemplo: Paul Johnson o 10922 |
No |
N/A |
Datos de saldo inicial (opcional)
Este documento enumera el saldo inicial de todas las cuentas del libro mayor. El archivo de saldo inicial debe incluir los asientos de cierre del año anterior (por ejemplo, asientos de diario de nivel superior, asientos de cierre de ingresos y gastos). Es una buena práctica asegurarse de que los saldos coincidan con los estados financieros del año anterior.
Importar un archivo de saldo inicial permite a MindBridge producir un Informe de balance general.
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# |
Nombre del Campo |
Descripción |
¿Requerido? |
Puntos de control en efecto |
|---|---|---|---|---|
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1 |
ID de Cuenta |
El identificador único para la cuenta financiera dada. Esta información también se encuentra en el plan de cuentas. Ejemplo: 140002 |
Sí |
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2 |
Descripción de la Cuenta |
El nombre de la cuenta financiera dada. Esta información también se encuentra en el plan de cuentas. Ejemplo: Efectivo y Equivalentes de Efectivo |
No |
N/A |
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3 |
Saldo de Cuenta |
El saldo más actualizado para cada una de las cuentas (consulte la nota debajo de la tabla “saldo al cierre” para más información). Ejemplo: 18,152.16 |
Sí |
N/A |
Datos de saldo al cierre (opcional)
Este documento enumera los identificadores de cuenta, descripciones de cuenta y saldo de efectivo al cierre para cada cuenta. El saldo al cierre debe reflejar la cantidad más actualizada en cada una de las cuentas.
Importar un archivo de saldo inicial y de saldo al cierre permite a MindBridge producir un Informe de Integridad Pre-Análisis y un Informe de Integridad. El saldo al cierre solo se utiliza en este informe y no reemplaza ningún saldo calculado en MindBridge.
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# |
Nombre del Campo |
Descripción |
¿Requerido? |
Puntos de control en efecto |
|---|---|---|---|---|
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1 |
ID de Cuenta |
El identificador único para la cuenta financiera dada. Esta información también se encuentra en el plan de cuentas. Ejemplo: 140002 |
Sí |
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|
2 |
Descripción de la Cuenta |
El nombre de la cuenta financiera dada. Esta información también se encuentra en el plan de cuentas. Ejemplo: Efectivo y Equivalentes de Efectivo |
No |
N/A |
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3 |
Saldo de Cuenta |
El saldo más actualizado para cada una de las cuentas (consulte la nota a continuación). Ejemplo: 18,152.16 |
Sí |
N/A |
En caso de que el saldo esté ajustado, los datos del libro mayor deben ser consistentes con los ajustes, e incluir también los asientos de ajuste. Por esta razón, el saldo al cierre debe crearse al mismo tiempo que los datos del libro mayor para evitar cualquier diferencia en las transacciones así como en los saldos.
Estas fórmulas demuestran el concepto y la relación entre los saldos de cierre y el libro mayor.
- Saldo al cierre = Saldo inicial + Actividad de datos del libro mayor
-
Saldo ajustado al cierre = Saldo inicial + Actividad de datos del libro mayor + Actividad de asiento de ajuste
Datos del plan de cuentas
Este documento es un índice de las cuentas financieras presentes en el libro mayor de la empresa.
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# |
Nombre del Campo |
Descripción |
¿Requerido? |
Puntos de control en efecto |
|---|---|---|---|---|
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1 |
ID de Cuenta |
El identificador único para la cuenta financiera dada. Esta información también se encuentra en el plan de cuentas. Ejemplo: 140002 |
Sí |
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|
2 |
Descripción de la cuenta |
El nombre de la cuenta financiera dada. Esta información también se encuentra en el plan de cuentas. Ejemplo: Efectivo y equivalentes de efectivo |
Sí |
N/A |
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3 |
Código MAC |
El código de agrupación configurado dentro de la plantilla de agrupación de cuentas. |
Sí |
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Sistema de códigos de clasificación de cuentas de MindBridge (MAC)
Para clasificar las cuentas únicas de su cliente, MindBridge utiliza el sistema de códigos de clasificación de cuentas de MindBridge (MAC) para mapear cuentas a través de una amplia y diversa gama de industrias en un único sistema de clasificación consistente.
Descubra cómo MindBridge clasifica las cuentas utilizando códigos MAC.
Esta columna se puede filtrar utilizando filtrado avanzado, y afecta a los siguientes puntos de control:
- Gasto de efectivo
- Conversión de efectivo en deuda incobrable
- Ráfaga de gastos
- Ráfaga de gastos (Sin fines de lucro con fondo)
- Reglas de experto
- Análisis de flujo
- Anomalía fuera de lo común
- Flujo inusual
- Gasto fraccionado (una sola transacción)
- Gasto fraccionado (múltiples transacciones)
- Cantidad inusual
Datos de análisis del marco temporal interino
Los análisis que utilizan el marco temporal interino utilizan datos parciales del libro mayor (por ejemplo, el análisis puede comprender 9 meses de actividad del libro mayor, en lugar de 12 meses). El mismo concepto de un libro mayor se aplica a los análisis interinos, la principal diferencia es que el periodo no incluye datos para el periodo fiscal completo. Una vez que se haya completado el análisis interino, puede convertirlo en un análisis completo una vez que se haya recibido el libro mayor completo.
Para los campos de datos relacionados con los datos de análisis interino, consulte la sección de datos del libro mayor anterior.
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