Resumen

Aprenda qué hacer antes de enviar una solicitud de formateo de datos a MindBridge.

Realizar una verificación rápida de integridad

El equipo de interacción siempre debe verificar los datos del cliente antes de enviar una solicitud de formateo de datos.

Verifique la integridad de los datos para que su solicitud de formateo de datos pueda ser procesada lo más rápido posible y minimizar las posibilidades de error.

1. Revise los datos para una verificación básica de cordura.
2. Verifique si los datos balancean (es decir, Totales de débitos=Totales de créditos).
   • Si el libro mayor no balancea y debería, indíquelo en el ticket.
   • Si el libro mayor no balancea y esto se considera aceptable (por ejemplo, si está por debajo del umbral de materialidad), indíquelo en el ticket y proporcione tantos detalles como sea posible.
     • Hacemos una verificación básica de cordura después del formateo para asegurarnos de que los datos balanceen. Si el archivo no balancea, dedicaremos tiempo a investigar por qué puede ser.
3. Determine si el libro mayor tiene alguna forma de identificar las entradas que pertenecen a cada transacción (identificador de la operación).

4. Asegúrese de que el libro mayor contenga todos los campos requeridos (número de cuenta, monto/débito y crédito, fechas).

5. Asegúrese de que el libro mayor pueda ser formateado (es decir, es un tipo de archivo compatible, no un pdf.).
   • Las columnas deben ser distinguibles de manera sistemática (es decir, debe haber una forma clara de saber dónde comienza o termina un valor en el texto; no debe haber valores que se desborden aleatoriamente en las siguientes columnas).
6. Los números de cuenta son consistentes entre los archivos del libro mayor, saldo de comprobación y plan de cuentas.
   • Si los números de cuenta en el libro mayor se ven como 01-23456-78-9 mientras que los del saldo de comprobación o plan de cuentas son 1-23456, MindBridge los leerá literalmente y los tratará como cuentas diferentes.
   • En algunos casos, puede usar nuestras funciones de columnas divididas, unir columnas y/o columna duplicada para hacer que los números de cuenta sean consistentes (vea consejos profesionales a continuación).
   • Si necesita que Atención al Cliente estandarice los números de cuenta (incluyendo el mapeo de números de cuenta a partir de descripciones de cuenta de libros mayores que solo tienen descripciones de cuenta y no números de cuenta), háganos saber qué formato desea usar y cómo convertir a ese formato si es aplicable.
   • Nota: Si el sistema de su cliente no genera números de cuenta, simplemente puede mapear la descripción de la cuenta a ID de cuenta durante la correlación de columnas. Las descripciones de cuenta aún deben ser consistentes en el libro mayor, saldo de comprobación y plan de cuentas.
7. El equipo de interacción debe verificar que tienen los archivos correctos de saldo de comprobación de apertura y cierre, si los incluyen.
   • El saldo de comprobación de apertura debe tener todas las cuentas de la cuenta de resultados en cero y publicadas a beneficios no distribuidos. Este proceso asegurará que el informe de control de la integridad sea preciso.
   • El saldo de comprobación de cierre debe ser el balance final antes de cerrar las cuentas de la cuenta de resultados a beneficios no distribuidos.
8. El libro mayor no debe contener asientos de diario de apertura o cierre (es decir, no incluya asientos de diario que arrastren montos o cierren cuentas de la cuenta de resultados a beneficios no distribuidos).
   
   

Consejos profesionales

• Pida a su cliente los datos del libro mayor y saldo de comprobación lo antes posible. Esto reducirá las posibilidades de que su solicitud de formateo de datos entre en conflicto con las solicitudes de otros usuarios.

  • Si estamos atrasados con demasiadas solicitudes de formateo de datos, nos tomará más tiempo procesar su solicitud.

  • Recibir los datos antes también le dará más tiempo para realizar las verificaciones de cordura y volver a su cliente para obtener mejores datos si es necesario.

• Determine qué ERP usa su cliente y seleccione ese ERP en su configuración de compromiso.

• Consejo: Si su ERP no aparece en el menú, escríbalo en el campo y presione enter o return en su teclado para agregarlo.

• Cuando un equipo de interacción necesita combinar múltiples archivos:

  • Si se necesita formateo adicional (por ejemplo, desagrupar), envíe todos los archivos relevantes juntos, una vez que esté razonablemente seguro de que son la versión que desea importar. Enviar múltiples revisiones ralentizará el proceso.

  • Cada archivo debe tener las mismas columnas en el mismo orden. Las diferencias ralentizarán drásticamente el proceso, ya que el equipo de datos intentará emparejar las columnas manualmente, a veces haciendo las mejores suposiciones. Si es posible, indique qué columnas en un conjunto de datos deben coincidir con las de los otros, especialmente si hay diferencias sustanciales (por ejemplo, si el cliente cambió de sistemas ERP a mitad de año).

  • ¡Use la herramienta de fusión para combinar múltiples archivos si no necesitan ningún otro formateo!

• Si una interacción tiene archivos grandes y/o archivos con muchas columnas, indique qué columnas desea conservar. Si sabe qué columnas necesitan ser mapeadas (especialmente las requeridas como número de cuenta, monto, fecha, identificador de la operación), indique esta información en el ticket.

• Trate de obtener una exportación con encabezados. MindBridge espera que la primera fila de cada archivo de libro mayor y saldo de comprobación sea una fila de encabezado con nombres de columnas.

• Extraiga el ID de cuenta/Descripción de cuenta de una columna y colóquelos en sus propias columnas, extraiga subcuentas de números de cuenta más largos, una diferentes números de subcuenta en diferentes columnas en un solo número de cuenta, o extraiga identificadores únicos de transacciones con las herramientas de unir, fraccionar y duplicar columnas.

  • Aprenda cómo desagrupar y fraccionar columnas en Excel: Guía de Formateo de Datos: Desagrupar y fraccionar números y descripciones de cuenta.

  • Si no puede extraer todos los números de cuenta con las medidas anteriores, indique en su solicitud de formateo de datos qué columna(s) contienen los datos del número de cuenta y cómo debería verse el número de cuenta (por ejemplo, "extraiga los dígitos 3 a 6 del número de cuenta, agregue un carácter -, agregue los dos últimos caracteres en la siguiente columna," etc...)

• Si el libro mayor no balancea, el mejor enfoque es obtener totales por cuenta y compararlos con subtotales en el libro mayor (si están presentes, y a menudo lo están), o obtener totales por mes/trimestre si el cliente envió los archivos por mes/trimestre.

  • Vea Guía de Formateo de Datos: Desagrupar y Verificar Desbalance para instrucciones paso a paso sobre cómo hacer esto
  • Para más información, vea la Guía de Formateo de Datos sobre cómo formatear sus propios archivos en Excel
    
    

Problemas comunes

• Libros mayores con fechas extremadamente fuera de rango en años (por ejemplo, fechas en los 1900s o 2200s) son probablemente errores tipográficos o fechas faltantes que se convirtieron en algún sistema.
• Columna de Débito/Crédito/Monto no formateada como número o con signos incorrectos
  • Por ejemplo: Con paréntesis, <>s, signos negativos al final, símbolos de moneda, formatos no norteamericanos, en lugar de punto decimal y . como separador de miles.
  • Los montos deben ser por defecto balance positivo si hay columnas separadas de débito y crédito, pero los débitos deben ser positivos y los créditos negativos si solo hay una columna de Monto. Vea esta guía para instrucciones sobre cómo invertir signos para un rango de cuentas en Excel: Guía de Formateo de Datos: Invertir signos para un rango de cuentas o basado en condición(es).
• Columna de fecha no formateada como fecha
  • En algunos casos, el formato cambia a mitad del archivo (por ejemplo, la mayoría de las fechas están en formato YYYY-MM-DD pero una sección tiene fechas numéricas de Excel).
  • Algunos de estos problemas de fecha, así como los problemas con el débito/crédito/monto discutidos anteriormente, pueden indicar columnas desplazadas o líneas rotas en algunas partes del archivo.
    
    

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