Resumen

Aprenda qué hacer antes de enviar una solicitud de formateo de datos a MindBridge.

Realizar una comprobación rápida de la integridad

El equipo de misiones siempre debe comprobar los datos del cliente antes de enviar una solicitud de formateo de datos.

Verifique la integridad de los datos para que su solicitud de formateo de datos se pueda desviar lo más rápido posible y minimizar las posibilidades de error.

1. Revise los datos para ver si hay una comprobación básica de higiene.
2. Verificar si los saldos de datos (es decir, totales de débito=Totales de crédito).
   • Si el libro mayor no se equilibra y debería hacerlo, indíquelo en el ticket.
   • Si el libro mayor no se equilibra y esto se considera aceptable (por ejemplo, si cae por debajo del umbral de materialidad), indíquelo en el ticket y proporcione tantos detalles como sea posible.
     • Realizamos una comprobación básica de la higiene después del formateo para asegurarnos de que los datos se equilibran. Si el archivo no se equilibra, dedicaremos tiempo a investigar por qué puede ser así.
3. Determinar si el libro mayor tiene alguna forma de identificar qué entradas corresponden a cada transacción (identificador de la transacción).

4. Asegúrese de que el libro mayor tiene todos los campos obligatorios (número de cuenta, cantidad/debe/haber, fechas).

5. Asegúrese de que se pueda formatear el libro mayor (es decir, que sea un tipo de archivo compatible, no un pdf).
   • Las columnas deben poder distinguirse de forma sistemática (es decir, existe una forma sistemática de indicar dónde comienza o termina un valor en el texto, no debe tener valores que se dispersen aleatoriamente en las siguientes columnas).
6. Los números de cuenta son coherentes entre el libro mayor, el saldo de comprobación y los archivos del plan de cuentas.
   • Si los números de cuenta en el libro mayor tienen el aspecto 01-23456-78-9 mientras que los del saldo de comprobación o el plan de cuentas son 1-23456, MindBridge los leerá literalmente y los tratará como cuentas diferentes.
   • En algunos casos, puede utilizar nuestras columnas fraccionadas, las columnas de unión o las columnas duplicadas para que los números de cuenta sean coherentes (consulte los consejos profesionales a continuación).
   • Si necesita que el Servicio de atención al cliente estandarice los números de cuenta (incluida la asignación de números de cuenta de descripciones de cuentas de libros mayores que solo tienen descripciones de cuentas y no tienen números de cuenta), infórmenos de qué formato desea utilizar y cómo convertirlos a ese formato, si corresponde.
   • Nota: Si el sistema de su cliente no genera números de cuenta, simplemente puede asignar la descripción de la cuenta al identificador de cuenta durante la correlación de columnas. Las descripciones de las cuentas aún tendrían que ser coherentes en el libro mayor, el saldo de comprobación y el plan de cuentas.
7. El equipo de interacciones debe comprobar dos veces que tienen los saldos de comprobación de apertura y cierre correctos, si incluyen los saldos de comprobación.
   • El saldo de comprobación de apertura debe tener todas las cuentas de resultados puestas a cero y registradas en los beneficios no distribuidos. Este proceso garantizará que el control de la integridad sea preciso.
   • El saldo de comprobación de cierre debe ser el saldo de comprobación final antes de cerrar las cuentas de resultados a los beneficios no distribuidos.
8. El libro mayor no debe contener asientos de apertura o cierre en el diario (es decir, no debe incluir ningún asiento en el diario que lleve importes a cuenta o cierre cuentas de resultados a beneficios no distribuidos).
   
   

Consejos profesionales

• Pida a su cliente los datos del libro mayor y del saldo de comprobación lo antes posible. Esto reducirá las posibilidades de que su solicitud de formato de datos entre en conflicto con las solicitudes de otros usuarios.

  • Si estamos atrasados con demasiadas solicitudes de formato de datos, nos llevará más tiempo procesar su solicitud.

  • Recibir los datos antes también le dará más tiempo para ejecutar las comprobaciones de higiene y ponerse en contacto con su cliente para obtener mejores datos si es necesario.

• Determine qué planificación de recursos empresariales (ERP) utiliza su cliente y selecciónelo en la Configuración de interacción.

• Consejo: Si su ERP no aparece en el menú, escríbalo en el campo y pulse Intro o Retorno en el teclado para añadirlo.

• Cuando un equipo de interacciones necesita combinar varios archivos:

  • Si se necesita formateo adicional (por ejemplo, desagrupación), envíe todos los archivos relevantes juntos, una vez que esté razonablemente seguro de que son la versión que desea importar. Enviar varias revisiones ralentizará el proceso.

  • Cada archivo debe tener las mismas columnas en el mismo orden. Las diferencias ralentizarán drásticamente el proceso, ya que el equipo de datos intentará emparejar las columnas manualmente, a menudo haciendo las mejores suposiciones. Si es posible, indique qué columnas de un conjunto de datos deben coincidir con las de los demás, especialmente si hay diferencias sustanciales (por ejemplo, si el cliente cambió los sistemas de planificación de recursos empresariales a mediados de año).

  • Utilice la nueva herramienta Fusión para combinar rápidamente varios archivos si no necesitan ningún otro formateo.

• Si una interacción tiene archivos grandes o archivos con muchas columnas, indique qué columnas desearía conservar. Si sabe qué columnas deben asignarse (especialmente las necesarias como número de cuenta, cantidad, fecha, identificador de la transacción), indique esta información en el ticket.

• Intente obtener una exportación con encabezados. MindBridge espera que la primera fila de cada archivo de libro mayor y saldo de comprobación sea una fila de encabezado con nombres de columna.

• Extraiga el identificador de cuenta/descripción de cuenta de una columna y colóquelo en sus propias columnas, extraiga subcuentas de números de cuenta más largos, una diferentes números de subcuenta en diferentes columnas en un número de cuenta o extraiga un identificador/identificador de la transacción único con las herramientas de Unir, Fraccionar y Duplicar columnas.

  • Obtenga más información sobre cómo desagrupar y fraccionar columnas en Excel: Guía sobre el formateo de datos: Desagrupar y fraccionar números de cuenta y descripciones.

  • Si no puede extraer todos los números de cuenta con las medidas anteriores, indique en su solicitud de formateo de datos qué columna(s) contiene(n) los datos del número de cuenta y cómo debe ser el número de cuenta (p. ej., “extraiga los dígitos del 3.º al 6.º del número de cuenta, añada un carácter -, añada los dos últimos caracteres en la siguiente columna”, etc.)

• Si el libro mayor no alcanza el equilibrio, el mejor enfoque es obtener los totales por cuenta y compararlos con los subtotales del libro mayor (si están presentes, que a menudo lo están), u obtener el total por mes/trimestre si el cliente envió los archivos por mes/trimestre.

  • Consulte Guía sobre el formateo de datos: Desagrupación y comprobación del desequilibrio para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo hacerlo
  • Para obtener más información, consulte la Guía de formateo de datos para saber cómo formatear sus propios archivos en Excel
    
    

Problemas habituales

• Los libros mayores con fechas muy fuera de rango, como en los años 1900 o 2200, son probablemente errores tipográficos o fechas que faltan y que se convirtieron en algún sistema.
• Columna Debe/Haber/Importe no formateadas como un número o con signos incorrectos
  • Por ejemplo: Con paréntesis, <>s, signos negativos al final, símbolos de moneda, formatos que no sean norteamericanos, en lugar de coma decimal y punto como separador de miles.
  • Los importes deben tener un saldo positivo predeterminado si hay columnas de Debe y Haber separadas, pero los debes deben ser positivos y los haberes negativos si solo hay una columna de importes. . Consulte esta guía para obtener instrucciones sobre cómo invertir los signos para una serie de cuentas en Excel: Guía sobre el formateo de datos: Invertir signos para una serie de cuentas o según condición(es).
• Columna de fecha no formateada como fecha
  • En algunos casos, el formato cambia en el medio del archivo (por ejemplo, la mayoría de las fechas están en formato AAAA-MM-DD, pero una sección tiene fechas numéricas de Excel).
  • Algunos de estos problemas de fecha, así como problemas con el Debe/Haber/Importe analizado anteriormente, pueden indicar columnas desplazadas o líneas rotas en algunas partes del archivo.
    
    

¿Tiene alguna otra idea? Converse en línea con nosotros o envíe una solicitud de asistencia adicional.

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